Trabajo en Equipo Virtual

por Felipe Bernal
trabajando en un equipo virtual

El uso adecuado de herramientas tecnológicas para comunicarnos y colaborar eficazmente dentro del trabajo virtual

El trabajo en equipo virtual desde casa se ha vuelto muy común alrededor del mundo.En nuestro ejemplo, Marisa es una profesional que como muchas otras personas trabaja con un equipo virtual. Sus compañeros también son expertos y para ella es maravilloso poder ser parte de un grupo tan diverso e inteligente. Pero, Marisa se encuentra ante el desafío de usar herramientas virtuales para llevar a cabo su trabajo.

Ella actualmente colabora estrechamente con dos compañeros del equipo, pero le parece difícil entablar una relación laboral con los otros integrantes del equipo virtual. Esto se debe a que los demás están en diferentes países y la mayor parte del tiempo se comunican solo mediante correo electrónico, mensajería o video chat. A menudo ella saca conclusiones equivocadas o malinterpreta correos o mensajes debido a que es incapaz de comunicarse con sus colegas en persona. Esto puede dar como resultado interacciones tensas o inseguras dentro del equipo, además de que pueden surgir conflictos afectando así el trabajo que ellos realizan.

Si eres parte de un equipo virtual seguramente te será bastante familiar la situación a la que se está enfrentando Marisa. Al tiempo que los equipos virtuales ofrecen flexibilidad, una mayor productividad y mayor satisfacción laboral, vienen con una serie de desafíos que al no ser abordados pueden socavar los objetivos y las relaciones del equipo virtual, al mismo tiempo que su eficacia.

Por esto explicamos en este artículo cómo trabajar con éxito en un equipo virtual.

Equipos Virtuales

En un estudio publicado por la Academia De Gestión Ejecutiva, los autores describen un equipo virtual de esta manera: “grupo de personas que trabajan de forma independiente con el propósito compartido a través del espacio, el tiempo y los límites de la organización, utilizando la tecnología para comunicarse y colaborar”. Los equipos virtuales permiten a las organizaciones reunir a gente con la experiencia adecuada, independientemente de donde vivan.

El número de personas que participan en los trabajos virtuales sigue aumentando cada año: la Red de Investigación de Teletrabajo afirma que actualmente hay 2,9 millones de trabajadores virtuales a tiempo completo solo en Estados Unidos. Este porcentaje aumentó desde el 2005 en un 61%.

Además un estudio realizado por la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos informa que el 37% de las organizaciones han experimentado un aumento en el número de solicitudes para arreglos de trabajos flexibles.

Los equipos virtuales pueden estar formados por profesionales que trabajan desde casa a tiempo completo o parcial, otras personas que participan en la labor de manera “móvil” (yendo a la oficina, pero trabajando durante la semana fuera de ella) y quienes lo hacen desde una ubicación remota.

Desafíos

Trabajar en un equipo virtual conlleva también muchos desafíos. Al no poder ver a los colegas cara a cara y no tener las interacciones sociales que son las que construyen relaciones, puede faltar el ingrediente de la confianza para afianzar las relaciones interpersonales. No manejar correctamente la falta de confianza puede socavar los objetivos que el equipo virtual trata de lograr.

Otro desafío es la comunicación, sobre todo cuando el equipo virtual está compuesto con miembros de diferentes países y culturas. Hacerlo por correo electrónico, mensajería o teléfono puede ser difícil, ya que no hay señales visuales (expresiones faciales) para ayudar a la gente a entenderse mutuamente y construir confianza, además de las barreras que pueden ocasionar los modismos o diferentes acepciones de las palabras, aún entre quienes hablan el mismo idioma.

Trabajando con eficacia en un equipo virtual

Hay muchas herramientas y estrategias que puedes utilizar para trabajar con éxito en un equipo virtual. Miremos algunas a continuación:

Comunicación

Tener una comunicación efectiva y honesta es muy importante dentro de un equipo virtual, ya que no solo evitará malos entendidos, sino que también aumentará su eficacia. Para saber qué tan eficaz es tu comunicación y obtener consejos para mejorar sus áreas débiles te invitamos a realizar nuestro cuestionario interactivo “¿Qué tan bueno eres en el ámbito de la comunicación?.  Luego puedes utilizar las 7Cs de comunicación como una lista de comprobación, para asegurarte que tus mensajes de correo electrónico, presentaciones y mensajes instantáneos son claros, eficientes y tan corteses como sea posible.

Otra parte importante de la comunicación es saber escuchar, usa habilidades de escucha activa cuando estés hablando con alguien y deja a un lado la multitarea. Dar tu total atención a la otra persona te ayudará a entenderla mejor y además es un signo de respeto y cortesía.

Incluso herramientas como Skype y otras plataformas de reuniones virtuales presentan problemas variados. Esto se debe en parte a que la conexión a internet de las otras personas del equipo puede no ser tan rápida como la tuya, por esto es necesario hablar despacio y con claridad. Dirígete a cada uno como si todos estuvieran en la habitación contigo, anímarlos a pedir aclaraciones si la calidad del sonido es mala y no interrumpas a los otros mientras hablan.

Planteamientos difíciles

Es muy probable que en ocasiones tengas que plantear cuestiones “espinosas” con tus jefes o colegas o participar en debates sensibles, entonces es importante que pienses en cómo te vas a comunicar. Cuando hay que dar una retroalimentación o malas noticias es mejor hacerlo en persona, pero no siempre es posible, así que lo más recomendable es usar herramientas como Skype, video chat o teléfono.

Cuando eres parte de un equipo virtual puede ser tentador dejar pasar los problemas. Pero si no hablas y expresas tus preocupaciones, estos problemas con el tiempo pueden crecer en tamaño y dificultad. A menudo lo más recomendable es expresar estas preocupaciones cuando se producen. Sé firme y aprende a manejar tus emociones para mantenerte fresco y tranquilo.

Construcción de Relaciones

Al trabajar en un equipo virtual debes hacer un esfuerzo extra con las relaciones. Es importante establecer relaciones con los compañeros de equipo en vías de la construcción y mantenimiento de la confianza.

La confianza se desarrolla de manera diferente dentro de los equipos virtuales. En una oficina se construyen las relaciones mediante la interacción social y el trabajo en equipo. En un equipo virtual los colegas deben construir su confianza a través de la fiabilidad, la consistencia y la capacidad de respuesta.

Para generar confianza comienza por mantener tu palabra; por ejemplo: cumple sin falta con una fecha límite para la entrega de un trabajo, llama a un compañero si te haz comprometido a ello o da el seguimiento adecuado a un proyecto. Al demostrar tu integridad y buena ética de trabajo, los miembros del equipo confiarán en ti. También contribuirá ello, el responder con prontitud a correos electrónicos y otras solicitudes. Así mostrarás a tus compañeros que sus necesidades son importantes para ti.

Súmale a todo esto, el ser comprensivo con tus colegas que tengan diferentes zonas horarias. Si vas a programar una reunión en tu región, ten en cuenta que hora es la más conveniente para el resto del equipo. Si te es posible programa reuniones y plazos importantes para ocasiones en que todos estén presentes.

Lidiar con el aislamiento

Es normal que los profesionales que trabajan prácticamente de manera virtual tengan sentimientos de aislamiento. También puede suceder que sientan que tu organización ha “olvidado” que trabajas de forma remota. Si estás experimentando estos sentimientos toma medidas activas para combatirlos. Una buena forma de hacerlo es usando los blogs o foros que tu organización ha formado para conectarse y apoyar a los trabajadores. Pero si no tienes acceso a una plataforma de apoyo puedes plantear a tu jefe la creación de uno. Esta plataforma será útil para todos los del equipo y puede ser el mejor sitio para la lluvia de ideas en línea.

Es necesario que toda persona que trabaja de manera virtual se esfuerce por participar y socializar con otras personas fuera del trabajo. Por ejemplo: unirse a un grupo enfocado a alguna afición que le interese. También hay foros y comunidades en línea dedicadas a los trabajadores virtuales; conectarse a estos sitios ayudará a construir una red de amigos y colegas.

En ocasiones quizás te sientas desconectado de tu organización trabajando de manera virtual. Esto es cierto hasta cierto grado si quedas fuera de la toma de decisiones, quizá incluso sientas que tu prestigio ha disminuido ya que no estás allí todos los días. Evita estos inconvenientes al permanecer visible y utilizar el PVI para descubrir como destacar de entre la multitud. Habla con tu jefe sobre los nuevos proyectos, haz sugerencias, hazte visible.

Puedes trabajar con éxito en un equipo virtual comunicándote clara y honestamente con tus colegas. Conéctate con ellos mediante alguna red social o foros creados especialmente para eso, con el fin de construir buenas relaciones sociales. Si te sientes solo reúnete con otras personas ya sea que trabajen en equipos virtuales o no.

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