Revisión Posterior a la Implementación (PIR)

por José Pestana

Reflexionando al final del proyecto

La labor del equipo del proyecto no concluye con la entrega de un producto o servicio. Una vez culminado el proyecto, el equipo debería tomarse el tiempo necesario para revisar si los objetivos iniciales fueron cumplidos, e incluso reflexionar sobre cómo se condujo todo el proceso, desde el inicio hasta el cierre.

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En este artículo te mostraremos cómo realizar una Revisión Posterior a la Implementación efectiva.

Qué es

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La Revisión Posterior a la Implementación  (PIR, por sus siglas en inglés) se lleva a cabo una vez que el proyecto ha sido completado. El propósito de la PIR es evaluar si los objetivos del proyecto fueron cumplidos con éxito y qué tan efectivas fueron las prácticas de gestión aplicadas para mantener el proyecto dentro de los parámetros esperados. Por lo regular, los resultados de la PIR se documentan como lecciones aprendidas en un informe de cierre.

Por qué es importante

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Hay tres propósitos que se persiguen a la hora de realizar una Revisión Posterior a la Implementación:

  1. Determinar el grado de éxito del proyecto, en particular, el grado en que se cumplieron sus objetivos, se entregaron los niveles de valor previstos, y se atendieron los requerimientos específicos recabados al inicio.
  1. Examinar la eficacia de todos los elementos del producto o servicio desarrollado y analizar si pueden ser optimizados en el futuro.
  1. Aprender lecciones que puedan ser utilizados por los miembros del equipo y la organización para mejorar los productos y servicios a ser desarrollados en el futuro, así como el propio proceso de trabajo vinculado al proyecto.
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En algunos casos, el primero de los objetivos anteriores puede ser una obligación contractual. Cuando éste sea el caso, es recomendable conducir dos revisiones separadas, una centrada en el contrato y la otra en la búsqueda de lecciones valiosas para el equipo y la organización.

Cuándo realizarla

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La Revisión Posterior a la Implementación se debe llevar a cabo algún tiempo después de que la solución haya sido desplegada. En promedio, este tiempo oscila entre 6 semanas y 6 meses, dependiendo del tipo de proyecto y su entorno.

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Con la PIR se pretende revisar y evaluar la solución final. En este sentido, la PIR debe tener lugar cuando se haya completado al menos un ciclo de prueba y reporte sobre los resultados. No debe llevarse a cabo mientras el equipo lidia con los inconvenientes iniciales de la implementación o mientras los usuarios están siendo capacitados o acostumbrándose a su funcionamiento.

Quien debería conducirla

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A menudo hay una diferencia de opinión en cuanto a quién debe realizar la Revisión Posterior a la Implementación. Por lo general, los miembros del equipo del proyecto querrán completar la revisión como una extensión natural de su responsabilidad. Nadie mejor que ellos para entender lo que se requería, lo que fue cambiado, la forma en que se logró el resultado, cómo debería trabajar el producto o servicio, cómo solucionar los problemas que puedan aparecer, etc.

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Existe un argumento contrario que postula que la revisión debe ser realizada por un equipo independiente. Esto reduce el riesgo de que el equipo de proyecto cometa algún error u omita algo durante el proceso.

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Una solución para esta controversia consiste en hacer ambas cosas. Es una buena idea contar con un equipo de auditoría independiente que, en consulta con los usuarios y el equipo de proyecto, determine si los resultados fueron satisfactorios o no. De igual forma, el equipo de proyecto podría entonces reunirse y considerar el insumo proveniente del equipo de auditoría para examinar el proceso de trabajo y la manera de agregar más valor en el futuro.

Cómo hacerla

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Para llevar a cabo una PIR exitosa debes:

  • Obtener el aporte de todo el equipo del proyecto, los clientes y demás interesados claves.
  • Llevar a cabo la revisión después de que los entregables del proyecto hayan estado en servicio durante un período de tiempo adecuado, es decir, lo suficiente para evaluar el éxito del producto o servicio desarrollado.
  • Revisar el acta de constitución del proyecto (project charter) para evaluar hasta qué punto los resultados coinciden con las metas, objetivos y entregables previstos originalmente. Esta revisión debe incluir también un análisis de brecha (gap analysis) entre los requerimientos, el cronograma y el presupuesto planificados y lo que fue efectivamente entregado, cuándo fue entregado y por cuánto fue entregado.
  • Llevar a cabo un ejercicio de lecciones aprendidas para capturar los puntos más importantes de cara a proyectos futuros.
  • Llevar a cabo una encuesta entre los clientes.
  • Considerar la inclusión de una tercera parte objetiva para llevar a cabo la revisión.
  • Evaluar la efectividad de las prácticas de gestión de proyectos y otros procesos, así como el éxito o fracaso del proyecto.
  • Documentar las prácticas y procedimientos que llevaron al éxito del proyecto y hacer recomendaciones para su aplicación en proyectos similares en el futuro.
  • Proporcionar sólo el nivel de detalle necesario para mostrar un análisis significativo de los hechos y conclusiones.
  • Considerar los factores desconocidos que podrían haber aumentado los riesgos de implementación, así como aquellos que agregaron valor.
  • Recopilar los documentos que pueden ser de utilidad, tales como el reporte final de aseguramiento de calidad, los resultados de la encuesta al cliente, etc.

Juntando todo en un solo documento

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Como fue mencionado anteriormente, la PIR se lleva a cabo después de que el proyecto ha sido completado y ofrece un vistazo cercano a sus éxitos, fracasos, debilidades, así como a los problemas encontrados. En consecuencia, es lógico que todos los resultados sean debidamente documentados para asegurar que la organización y los futuros gerentes de proyecto se beneficien de las lecciones aprendidas. Este documento debería contar, como mínimo, con las siguientes secciones:

  1. Resumen del proyecto: Inicialmente, el documento debe contener un resumen del proyecto, detallando su objetivo y su alcance, ofreciendo una descripción de alto nivel de lo bien que el proyecto cumplió con sus hitos, y llamando la atención sobre los problemas enfrentados. El propósito de esta sección es asegurar que todos los lectores tienen antecedentes suficientes para tomar una decisión informada.
  1. Equipo de proyecto: Un aspecto esencial de la revisión es evaluar la idoneidad de las habilidades y el conocimiento del equipo de proyecto. Esto debe incluir también una evaluación de qué tan apropiada fue la asignación y disponibilidad de los recursos en cada fase del proyecto.
  1. Comparación entre entregables reales y planificados: Una de las secciones más importantes de la PIR es la comparación entre lo que fue realmente entregado y lo que estaba previsto. Esta comparación abarca todos los aspectos del proyecto (entregables, cronograma, comunicación, supervisión y control, etc.) y sirve de base para determinar si la solución entregada o el proceso pueden ser mejorados en el futuro.
  1. Transición a operaciones: Un aspecto importante que debe ser planteado en el documento es la transición del desarrollo del proyecto a las operaciones. Muchas organizaciones encuentran que esta área tiene un impacto negativo significativo en el retorno de la inversión. Esta transición sólo puede ser considerada exitosa si fue bien conducida y se adhirió al presupuesto.
  1. Costos del proyecto: Un aspecto esencial de cualquier proyecto es evaluar qué tan bien se manejaron los aspectos financieros del mismo. ¿El proyecto se mantuvo dentro del presupuesto o lo superó? y si es así ¿en qué medida?
  1. Cronograma del proyecto: Aquí es donde se describe si el proyecto se ajustó al cronograma. Es necesario razonar sobre las causas de los retrasos y las extensiones de las fechas de finalización de las fases del proyecto o su terminación.
  1. Recomendaciones: Esta sección es tu oportunidad para identificar mejoras en los procesos y la metodología que puedan ser integradas en la planificación y seguimiento de proyectos futuros. Esta sección debe proporcionar una explicación de los cambios que se desea adoptar, con la debida justificación y razonamiento. Se trata de una descripción de alto nivel de tus recomendaciones con referencias cruzadas a otras secciones del documento con el fin de probar los argumentos empleados.

Empleando los resultados de la PIR

Las conclusiones y recomendaciones deber ser presentadas a los propietarios del producto o servicio desarrollado, los principales participantes del proyecto y cualquier otra parte que pueda estar interesada en los resultados.

Las recomendaciones resultantes de la PIR deben disparar acciones específicas. Esto podría implicar: realizar labores de soporte y mantenimiento de rutina, que el equipo de proyecto original deba solventar un problema remanente, o actualizar manuales de procedimientos y entrenamientos para la gestión de proyectos futuros.

Una reflexión final

Llevar a cabo una revisión completa de cómo marchó el proyecto durante cada una de sus fases es un ejercicio esencial para cualquier gerente de proyecto. Esto le permite desarrollar sus habilidades y ganar experiencia de cada iniciativa emprendida. A esta práctica se le conoce como Revisión Posterior a la Implementación (PIR) y tiene beneficios tanto para la organización como para el gerente de proyecto.

La Revisión Posterior a la Implementación se lleva a cabo una vez que el proyecto ha sido completado y su propósito es evaluar si los objetivos del proyecto fueron cumplidos con éxito y qué tan efectivas fueron las prácticas de gestión aplicadas para mantenerlo dentro de los parámetros esperados. Por lo regular, los resultados de la PIR se documentan como lecciones aprendidas en un informe de cierre.

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