Programas de acción

por Yolanda Patarroyo
programas de acción

Para convertir tareas en acciones y éstas en resultados

Una vez has realizado el proceso de planificación y programación de estrategias, proyectos y actividades para cumplir un objetivo viene un reto muy importante: convertir las tareas en acción y éstas, en los resultados esperados.

Son las acciones las que generan resultados. La forma como se hayan planificado y ejecutado determinará la eficiencia y eficacia de los recursos y estrategias aplicadas para tal fin.

Hoy en día, en la era de la información, la tecnología y la globalidad, ya no se trata solo de trabajar más rápido o de hacer más actividades en menos tiempo, sino en ser más efectivos y tener una mayor productividad tanto personal, como laboralmente, para así dedicar nuestro tiempo a las cosas realmente importantes.

Te preguntarás: ¿cómo hacerlo? La respuesta es: delegando, organizando o incluso borrando de la agenda tareas y proyectos que no aporten valor a nuestro trabajo y objetivos, así como a no permitirnos disfrutar de nuestro tiempo de ocio o personal.

Trabajar 8, 10 o 12 horas diarias sin la productividad requerida, desgasta y acumula más actividades por hacer. Una adecuada gestión del tiempo y una metodología apropiada en la planificación de las actividades que debemos desarrollar, genera resultados de valor.

El “hombre orquesta” no es productivo. El ser humano que gestiona adecuada e inteligentemente su tiempo, sí lo es. Es él quien disfruta de las recompensas al tener los resultados esperados, permitiéndole tener más tiempo libre para sus actividades importantes, su familia y sus proyectos personales.

Puntos de reflexión

  • Cada acción o inacción tiene una consecuencia.
  • El punto donde estás actualmente es producto de tus hábitos y éstos de tus pensamientos y creencias.
  • Son las acciones las que llevan a la realización de un objetivo y de un plan.
  • La rentabilidad, eficiencia y efectividad de las acciones serán determinadas por la pertinencia, el tiempo y la calidad de ejecución.
  • La programación es parte del proceso de planificación y tiene por fin obtener resultados preestablecidos, optimizar recursos, tener puntos de medición y avanzar hacia la meta propuesta.
  • El ser humano y las empresas siempre están en busca de incrementar efectividad, productividad, rentabilidad, satisfacción y un ambiente de logro.
  • Existen métodos y herramientas que ayudan a mejorar la efectividad personal y laboral, al cumplir en la fecha y forma requeridas las acciones a realizar.

Bloqueos para realizar una tarea o actividad

Si bien es cierto que en el buen profesionalismo del individuo está la actitud y el deseo de realizar sus funciones apropiadamente, este se encuentra en ocasiones con bloqueos que le impiden desarrollar todas las actividades que le llevarán al resultado esperado de él.

Entre los bloqueos más comunes para llevar a cabo una actividad a tiempo y en la forma requerida, están:

  • Una deficiente e insuficiente planificación de objetivos y proyectos, ya que la mayoría de las veces, estos no se han desglosado en sus partes integrantes y en las actividades requeridas, lo cual lleva a una inadecuada asignación de responsabilidades, funciones, tiempo y recursos.

En el proyecto “Abrir un nuevo punto de venta en el mes de agosto”, se  requiere que para su efectiva y rentable ejecución, se divida en diferentes etapas, las cuales tendrán diversas actividades que se requerirán llevar a cabo en determinados tiempos, por determinadas personas.

Ejemplo:

    • Etapa 1:Establecer condiciones: lugar, tamaño, presupuesto y requerimientos propios del local a seleccionar.
    • Etapa 2:Contratar un local, que requerirá de actividades como buscar, seleccionar y contratar con una inmobiliaria.
    • Etapa 3:Adecuar el local, lo cual conlleva la pintura, alistamiento de paredes, pisos y espacios, amueblamiento y publicidad en el establecimiento.
    • Etapa 4:

Apertura del local

Como se puede  observar en este ejemplo, el pasar por alto este proceso puede llevar a que ciertas actividades no se realicen a tiempo, se dupliquen esfuerzos, se pierdan recursos y haya demoras, lo que podría llevar a que el tiempo establecido para su apertura no se dé, con consecuencias negativas para la empresa.

  • No contar con los recursos requeridos en el tiempo, cantidad y forma.
  • Falta de aptitud o capacidad por parte de quien debe ejecutar la tarea.
  • Falta de claridad en los procesos.
  • Ausencia o retraso de un proceso
  • El hábito de procrastinar por parte del ejecutor, que lo lleva a estar siempre en “pendiente”, alterando el adecuado flujo de las actividades a realizar. Ej. No pasar el informe contable en la fecha requerida retrasa la toma de decisiones frente a un proyecto.
  • Exceso de funciones a desarrollar.

Superar estos obstáculos antes de iniciar las actividades garantiza que la tarea se lleve a cabo de forma efectiva, con los  resultados esperados.

Metodología GTD

Una de las metodologías más aplicadas para convertir actividades en resultados es GTD (Getting Things Done), creada por David Allen. Esta metodología está diseñada para manejar efectivamente el flujo de actividades que surgen después de establecido un objetivo, así como para la administración efectiva de proyectos.

David Allen escribió el libro “Organízate con eficacia”, donde plantea una metodología de 5 pasos o principios, que aplicados en forma sistemática se convertirán en hábitos y finalmente en un modelo para gestionar efectivamente las actividades y transformarlas en resultados.

El principio rector de la metodología GTD, es que en la mente no deben estar las tareas y actividades a realizar, ya que hay que liberarla de estos elementos para dejar espacio a la creatividad y no para pendientes. Para eso están las agendas y los sistemas de recordación.

Pasos 

  1. Recopilar

Este paso se refiere a almacenar, registrar o “depositar en cubos externos”, todo aquello que se requiera recordar, ejecutar o darle seguimiento. Ejemplo de estos “cubos”, son los sistemas de administración y gestión de actividades que hay en el mercado digital y físico, como las Apps,  grabadoras, libretas de notas, entre otras.

Lo que se busca con este paso es vaciar todas las actividades, recordatorios o seguimientos de la mente y almacenarlos para luego procesarlos. Una vez se han realizado las actividades almacenadas en los “cubos”, estos se deberán desocupar o limpiar.

Sugerencias:

  • Almacene tan pronto se presente la idea, tarea o proyecto.
  • Borre tan pronto realice la acción.

 

  1. Procesar

Una vez almacenado todo aquello que necesite acción, recordación o seguimiento, el siguiente paso es determinar qué se debe hacer con esa tarea.

Si requiere de una acción se traslada a la carpeta o lista de control (se verán en el siguiente paso);  si depende de otros se delega; si no precisa ninguna acción, se elimina o se archiva; y si no se puede ejecutar en ese momento, mandarlo a la carpeta “cuarentena”.

Si lo que se está procesando requiere de acción y ésta no lleva más de 2 minutos se debe hacer inmediatamente, ya que no se justifica utilizar nuevamente tiempo y espacio en algo que se puede realizar de una vez.

Sugerencias:

  • Procesar solamente una actividad a la vez.
  • No devolver al “cubo” ningún elemento. Este se archiva, se registra, se ejecuta, se delega o se elimina.

 

  1. Organizar

Para organizar las actividades a realizar y que no quede ninguna en el aire, Allen propone “las listas control” o “checklist”, donde se registrarán las acciones a realizar para terminar una tarea.

Estas listas control se pueden crear de acuerdo a la necesidad o con ciertos alineamientos generales, algunas de ellas pueden ser:

  • Hoy: como su nombre lo indica son tareas o acciones que se deben hacer en el día. Es importante en esta lista tener el día en nombre y número, así como el mes y el año. Ej. miércoles, 4 de febrero de 2016. Para este efecto se puede utilizar la agenda.
  • Urgentes e importantes: sí o sí se deben realizar. Se anota asunto, fecha y hora si se requiere.
  • Tareas periódicas: aquí se registran las tareas y las fechas en que se deben realizar las actividades. Por ejemplo: pagos, presentaciones, llamadas de control, etc.
  • Acciones próximas: en esta lista se escriben todos los elementos que necesitan tú atención y acción. Se pueden subdividir en otras secciones si se requiere más especificidad, como por ejemplo en la oficina, con los clientes, por teléfono, etc.

Los “pendientes” que requieren acción se pueden archivar en esta lista.

  • En espera o en cuarentena: no se realiza ninguna acción en el momento con este elemento, sino que se está pendiente. Generalmente son actividades que requieren de una condición especial. Esta carpeta se debe revisar permanentemente. Se recomienda poner alertas visibles para cuando se revise.
  • Algún día: aquí se archivan acciones o proyectos que sería bueno hacer, pero que en el momento no es posible y no se sabe cuándo se puedan realizar.
  • Proyectos: requieren de procesos y estos se subdividen a la vez en actividades  y tareas.
  • Agrega la lista de control que tú consideres necesario tener.

 

  1. Revisar

Así como es importante establecer y clasificar las acciones, es vital verificar que éstas se han realizado en la fecha y condiciones requeridas. Revisa diariamente las listas de “Hoy” y la de “Urgentes e importantes”, las otras revísalas semanal o mensualmente según sea la lista. De igual manera es importante en esta revisión y actualización  borrar las tareas que se han realizado y concluido, así como reclasificarlas si se requiere.

 

  1. Hacer

Es el elemento más impactante en los resultados. Se puede planear, organizar, procesar y revisar, pero si no se realiza, no se logra nada positivo.

Ejecutar una acción en el tiempo y forma definida y establecida, genera efectividad, confianza, productividad y un sentimiento de logro, que afectará positivamente al individuo, equipo y empresa.

Para  las “Tareas pendientes”

Si tú eres uno más de la gran mayoría de personas que siempre tienen tareas y proyectos pendientes y éstas te quitan concentración, efectividad y armonía, tranquilo, aquí encontraras estrategias para superar esta situación y convertir tus tareas en acciones y éstas en resultados.

En nuestra vida diaria, ya sea en casa o en el trabajo existen fugas de energía cuando se tienen tareas pendientes que nunca se realizan. Cuando se acepta y convive con estas fugas, también se sufre de pérdidas de energía que pueden llevar a situaciones de estrés, pérdida de oportunidades, sanciones, etc.

Estrategias de solución

El tener proyectos y actividades pendientes por realizar puede generar caos, incertidumbre, doble actividad y pérdida de recursos y de oportunidades, además de una deficiente toma de decisiones, puesto que posiblemente la información que se requiere no estará a la mano o en tiempo real, como se diría en términos digitales.

Para solucionar un problema de manera inteligente y efectiva hay que identificarlo y describirlo, así como analizar sus causas y consecuencias.

Las estrategias que verás a continuación te serán útiles para solucionar ese problema de “pendientes o por hacer” que tienes constante y permanentemente. Es importante que evalúes por qué has llegado a donde estás. ¿Es por el hábito de procrastinar o sea, postergar o dilatar una acción o decisión? ¿Por acumular pendientes? ¿O tal vez es porque quieres hacerlo tú mismo, ya que los demás no lo harán como tú? ¿O quizás, por una inadecuada programación de actividades?

Revisa cuál es la causa y trabaja arduamente para solucionarla.

Estrategias de solución

Para tener una mayor posibilidad de efectividad en el manejo y solución de los “pendientes” o “por hacer” te recomendamos primero que entres a tono, con alegría, entusiasmo y tiempo para llevar a cabo esta actividad. El iniciar esta tarea con actitud de agobio o de prisa, no te ayudará. Al contrario, ante cualquier eventualidad se postergará la decisión de solución, agravando aún más el problema. Así que te recomendamos que le dediques un tiempo y espacio, asegurándote que no serás interrumpido.

Abordaje

    1. Lista todos los proyectos, actividades y documentos que necesitas actualizar. No dejes nada pendiente o por hacer fuera de esta lista.

Escribe una palabra o frase que te indique cual es la tarea o proyecto.

  1. Una vez realizada esta lista, al frente de cada ítem escribe el grado de importancia que tiene esta actividad. Puedes utilizar unas siglas o nomenclatura que te indiquen el grado de importancia y pertinencia. Ej. Urgente e importante (1), Importante (2), ni urgente ni importante (3), delegar (4) y no me corresponde (5).
  2. Hecha esta clasificación en un archivo digital, libreta o agenda, dedicada solo al ítem “Por hacer”, procedes a registrarlas en un sistema que te permita visualizar por tema lo que debes hacer y la fecha en que deben estar cumplidas. En “Urgente e importante” listas solo aquellas actividades o proyectos que requieren de tu atención y acción inmediata; “Importante” aquellas actividades a las que sabes debes prestarle tu atención permanente para que no se conviertan en urgente; “Para después” o sea ni urgente ni importante; para “Delegar” aquí registrarás todas las actividades o proyectos que puedes delegar, indicando la tarea, la persona y el punto de evaluación; finalmente, aquellas que no son de tu competencia, las entregarás a quien corresponda.
  3. Realizado el paso anterior procede a llevar a cabo aquellas actividades que no te lleven más de 2 minutos. Si se trata de actividades que no son relevantes, puedes tomar decisiones: se las asignas a alguien más, las borras de los pendientes o las dejas en la carpeta “para después”. Las actividades restantes, las que sí afectan en mayor o menor grado el cumplimiento de un objetivo, las pasas a la agenda de acuerdo a la fecha que le has establecido. Por favor cerciórate que esta vez sí las vas a realizar.
  4. Cuando en la actividad a realizar hay documentos puedes realizar este mismo procedimiento de clasificar en un archivo físico, el cual te permitirá encontrar rápidamente la información. Asegúrate de escribir en la lista que elaboraste en el paso 3, si esta tiene documentos y en dónde están archivados.
  5. Revisa diariamente tus listas, en la mañana y en la tarde. Este hábito te llevará rápidamente a crear la disciplina de terminar tus tareas, bien sea por ti mismo o a través de otros. Borra las tareas realizadas o reclasifícalas según sea el caso.
  6. Date un estímulo emocional cada vez que finalices un “pendiente”. Te puedes decir frases estimulantes como “lo que me propongo, lo logro”, “cada día soy más efectivo”. Emociónate al decirlo, verás como esta nueva energía te llevará a seguir avanzando en tu crecimiento personal y profesional.

Herramientas  y tecnología

Para ayudarte a realizar las tareas y actividades, concluir proyectos y lograr objetivos, en el mercado existen herramientas físicas y digitales que te permitirán hacer más fácil y efectiva esta labor.

Tablas Excel, procesadores de texto, agendas especializadas, apps y software especializados, son algunas de las herramientas que puedes obtener para ayudarte a gestionar tus tareas y así llevarlas a la acción.

Veamos algunas herramientas:

  • Tareas de Google
  • Apps: Existen diferentes aplicaciones en el mercado que te ayudarán en este proceso,
  • Omnifocus: aplicación potente y completa, ideal para quienes tienen una gran carga de trabajo, proyectos y manejan equipos de trabajo.
  • Things: diseñada para seguir el método GTD de forma estricta.
  • Wunderlist 2: gratuita. Puedes adaptarla al método GTD fácilmente y cuenta con sincronización entre todos los dispositivos Apple.

Sugerencias

Simplifica y utiliza la mínima cantidad de herramientas posible, porque el trabajo mental y el tiempo que debes aplicarles, te pueden abrumar y ser un elemento de distracción o que te dificulte el correcto y eficaz desarrollo de tus tareas.

Al seleccionar la herramienta apropiada para ti debes tener en cuenta que elijas la que elijas, ésta se debe ajustar a tus necesidades, debe ser de fácil uso y que no te distraiga con sus complejidades.

Al respecto David Allen opina: “Uno de los mejores trucos para mejorar tu productividad personal es tener herramientas de organización que adores utilizar.”

Reflexión final

Siendo el escalón final en la estructura de la planificación, las actividades a realizar son las que determinan la efectividad, rentabilidad y productividad de una empresa.

Sin acciones no hay resultados, sin acciones efectivas los resultados son pobres y con acciones efectivas, es decir realizadas en el tiempo y formas requeridas, se cumplirán los objetivos y la misión de una compañía.

Los “programas de acción” son herramientas y estrategias para que las actividades sean llevadas a acciones y estas a los resultados esperados por la organización.

Si te ha parecido interesante, puedes compartirlo en redes sociales: