Programa tu tiempo de manera efectiva

por Yolanda Patarroyo
programación efectiva

Programa tu tiempo de manera efectiva

Cuando se habla de programación efectiva, realmente a lo que se está refiriendo es a gestionar el tiempo eficazmente con el fin de aumentar la productividad y equilibrio en tu vida.

Si quieres lograr productividad, rendimiento, efectividad, crecimiento, organización y credibilidad es vital que sepas administrar tu tiempo, para realizar las actividades que se requieren llevar a cabo y de esta manera los planes, metas y objetivos se cumplan y no se queden escritos en el papel o perdidos en la mente.

No basta solo con establecer metas, plantear estrategias y elaborar planes de acción. Todo esto se debe traducir en actividades que se llevarán a la acción y éstas a su vez, requieren tiempo y recursos que hay que tener en cuenta para programar, razón por la cual, la programación de las actividades es un paso vital e importante para que todo se haga a tiempo y efectivamente y así nada quede sin hacerse y no se dupliquen tareas innecesariamente.

Programando efectivamente el tiempo

Según Wikipedia el tiempo es un “periodo determinado durante el que se realiza una acción o se desarrolla un acontecimiento”.

Tomando como base esta definición piensa en cuántas horas laboras al día, cuántas dedicas a tu familia y cuántas a las actividades de recreación, desarrollo personal y/o profesional.

Si deseas que tu vida esté en equilibrio, sea productiva y eficaz en todas las áreas mencionadas anteriormente, le debes prestar atención, darles tiempo y que tus acciones sean de calidad. De lo contrario, comenzarás a sentir una sensación de agobio, impotencia y desazón. Por ello, si planificas tu tiempo efectivamente no serás esclavo de él.

Los pasos para una programación efectiva

  1. Para programar efectivamente tu tiempo, primero debes tomar conciencia de que solo dispones, como cualquier ser humano, de 24 horas al día, 7 días a la semana, 30/31 días al mes y 365 días al año. Es en estos períodos en los cuales vas a lograr tus metas y objetivos, a través de las acciones que en ellos realices personalmente, con o a través de otros.
  2. Cuando interiorices esta premisa, el siguiente paso es establecer objetivos con claridad y precisión.
  3. Planteado lo anterior, hay que diseñar un plan de acción que responda a: ¿Qué vas a lograr?, ¿Cuándo lo tendrás realizado?, ¿Cómo lo lograrás?, ¿Quién te puede ayudar?, ¿Qué requieres para su logro? y ¿Qué actividades requieres llevar a cabo?.
  4. El siguiente paso es programar por escrito y en forma metódica, las actividades a realizar:
    • Comienza con una “lista general de actividades”, en la cual vas a plasmar las tareas que se deben desarrollar, a qué proyecto u objetivo corresponden, cuál es su aporte a éste y cuáles son las tareas en las que se puede descomponer esta actividad. Por ejemplo, la venta, contribuye a generar ingresos y comisiones; las tareas que hay que realizar para que vender sea una realidad son prospectar, contactar, presentar, negociar y realizar un seguimiento.
    • Una vez listadas todas las actividades mayores y sus correspondientes tareas se procede a registrar las fechas en que se deben ejecutar.
    • Cuando tienes desglosadas y fechadas las tareas y actividades se continúa priorizando el orden de ejecución. Puedes utilizar la nomenclatura que más te apetezca. Por ejemplo, la priorización numérica donde 5 es la de más alta jerarquía y 1 la de más baja o la alfabética donde A es la de mayor valor y E la de menor. Esto lo decides tú.
  1. Una vez haz fijado la prioridad de las diferentes tareas debes determinar qué tareas realizaras tú, cuáles puedes delegar y cuáles no te corresponden.
  2. Para que el paso anterior sea efectivo pasa estas tareas a un listado que puedes denominar “tareas delegadas”, donde indiques el nombre de la actividad y de quien la va a realizar, así como las fechas de verificación y de entrega.
  3. Las tareas que vas a realizar, así como las fechas de verificación y entrega de las tareas delegadas, las trasladarás entonces a la herramienta o sistema de programación que manejes, bien sea en un dispositivo digital o en una agenda física, en la fecha correspondiente que la debes ejecutarlas y el tiempo que vas a utilizar en ellas.
  4. Cuando la tarea sea realizada bórrala o archívala.
  5. Si una de estas tareas requiere una verificación posterior registra la fecha en la lista y en la agenda, de esta manera no se te pasará y la podrás dar por concluida.

Como ves, el proceso no es complicado, pero sí requiere disciplina y tiempo.

Al principio te puede costar un poco más de tiempo, pero una vez lo haces un hábito, será mucho más fácil, rápido y efectivo.

Date el tiempo suficiente para planear, ejecutar, revisar y concluir una tarea; es la única forma de tener resultados efectivos de manera consistente y sistemática.

La Agenda

La agenda es un instrumento que puede ser físico o digital, cuya función es permitir el registro por mes, día y hora de las actividades que realices, bien sea una tarea, una  reunión, un seguimiento, unas llamadas o un descanso.

Te es útil como archivo y como soporte de planeación, ya que al tener registrados los tiempos que vas a utilizar en las tareas planificadas, sabrás con qué espacios del día cuentas para otras actividades o bien para determinar qué momentos puedes destinar para atender imprevistos o “urgentes”.

Para que esta herramienta te sea útil y no seas un esclavo de ella, es bueno que la revises el día anterior y así tu mente y tú se preparen para las actividades del día siguiente. Si se requiere, puedes adelantar o constatar que tienes lo necesario para que éstas se realicen sin contratiempos.

Otra sugerencia es que programes la semana para prepararte y realizar los cambios que consideres pertinentes, así como aprovechar y agendar las actividades por bloques, bien sea por la naturaleza misma de la actividad o por el lugar donde estés.

Sugerencias para programar efectivamente tus actividades

Organiza tus actividades de acuerdo a tus prioridades y éstas de acuerdo a los objetivos planteados. Por cada actividad sin importancia que programes, le estarás diciendo NO a un asunto de importancia para tu vida o empresa.

  • Céntrate en las tareas que te den el máximo resultado (Principio de eficiencia de Pareto o del 80-20). Las otras delégalas efectivamente.
  • Concéntrate en los resultados y prioridades, no en tener llena la agenda.
  • Planifica las actividades diarias con una base semanal, esto te mostrará un panorama más amplio, que te permitirá aprovechar zonas, horarios y actividades.
  • En lo posible programa actividades relacionadas en un mismo bloque de tiempo.
  • En las tareas es importante fijar una prioridad y un tiempo para ellas.
  • Maneja mapas mentales. Son una herramienta increíble para ver la pertinencia y coherencia de las actividades a realizar.
  • Programa y asiste solo a las reuniones necesarias y haz lo que esté en tu mano, para que en lo posible estén planificadas y organizadas para que sean efectivas.
  • Programa las reuniones importantes al inicio del día.
  • Ten claro qué debes hacer y qué no.
  • No aceptes demasiados proyectos y responsabilidades. Recuerda, tienes un tiempo y una capacidad. Es mejor dar resultados con poco, que no darlos o tener pobres resultados.
  • Deja un tiempo de reserva para imprevistos, “urgentes” o descansos activos.
  • Divide una actividad en bloques manejables.
  • Ten en cuenta los desplazamientos.

Reflexión final

El tiempo es aquel elemento que todos poseemos por igual, lo anhelamos pero lo malgastamos y no lo usamos a nuestro favor.

Nos afecta malgastar el dinero, pero pareciera que no nos damos cuenta la forma en que desperdiciamos nuestro tiempo, al utilizarlo en actividades sin sentido y sin programación.

Prográmate de acuerdo a tus propósitos, valores y objetivos. Actúa en congruencia con tu programación y tendrás la sensación de equilibrio y libertad.

Conclusión

Darle tiempo al tiempo, para planear, ejecutar, revisar y concluir una tarea, es la única forma de tener resultados efectivos de manera consistente y sistemática.

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