Preparación de un Workshop

por Yolanda Patarroyo
preparación de un taller/workshop

Garantizando El Éxito de esta Herramienta de Aprendizaje Práctico

Es importante recordar que las empresas y organizaciones en sus diferentes niveles, requieren de personas motivadas, comprometidas, capacitadas y actualizadas para desempeñar sus funciones y lograr sus objetivos. Si se desea optimizar tiempo y recursos desarrollando procesos de capacitación y aprendizaje, los workshops o “talleres de capacitación, son una herramienta muy poderosa, rentable y efectiva. Siempre que hay aprendizaje se notan cambios de comportamiento y percepción, lo que es útil para el proceso de adaptación y evolución a nivel empresarial.

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El Aprendizaje se da cuando hay Información + Experiencia

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La información sin experiencia no sirve para nada. Hay que poner en práctica la información para que exista aprendizaje. Un ejemplo real: el niño no puede aprender a escribir solo escuchando a la maestra, él debe tomar el lápiz y seguir las instrucciones que se le dan. Allí nace el aprendizaje, el niño “sabe” que a través de la escritura se puede comunicar y expresar de una manera diferente a como lo venía haciendo.

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Albert Einsten lo decía sabiamente: “Si no hay experiencia no hay aprendizaje, lo que hay es información”.

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A continuación mostramos qué es un workshop y cómo realizarlo con éxito.

Workshops

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En el ámbito de la educación, un “Taller”, es un espacio donde se alcanza el aprendizaje entre y con los participantes, combinando la teoría, la práctica y un entorno confiable hacia el logro de un objetivo o tema específico.

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Para lograr un correcto aprendizaje, el punto de partida es conocer lo que los participantes hacen, saben, viven y sienten, es decir su realidad, así como las expectativas que ellos tienen sobre lo que se viva en el taller. Mediante el diálogo, el juego y las diferentes herramientas y estrategias de aprendizaje se estimula la asimilación de nuevos conceptos, la reflexión y la búsqueda de alternativas, llevando al participante por voluntad propia a procesos de mejoramiento, donde pondrá en práctica los conocimientos que ha adquirido en el proceso.

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En base a lo anterior, un taller es una experiencia de trabajo: activa, pues los participantes se involucran en el proceso. No hay y no se promueve el aprendizaje silencioso o pasivo; creativa, ya que las experiencias y reflexiones construyen nuevas percepciónes y realidades; colectiva, generada por la actividad promovida para los participantes; vivencial, ya que la materia prima de los talleres son las experiencias y expectativas que traen y experimentan los participantes; sistemática y puntual, puesto que obedece a una estructura de desarrollo y tiene objetivos a lograr, previamente establecidos.

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Proceso

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Al realizar un taller las personas son convocadas para un proceso de aprendizaje que tiene como objetivo aprender o desarrollar alguna habilidad, técnica social o mental y la solución de un problema planteado. Desarrolla una metodología propia para enseñar, donde se combina la teoría y la experiencia, mediante el uso de estrategias y técnicas de facilitación de estos procesos, el diseño de herramientas apropiadas, dinámicas y reglas de juego que promuevan la participación de los concurrentes. Cuando se participa se es activo y se abren las puertas al aprendizaje.

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El taller se debe desarrollar en un ambiente propicio sin elementos de interrupción o distracción, preferiblemente en un lugar fuera de la empresa, con un tiempo determinado, objetivos previamente planteados y bajo la guía de un facilitador, quien debe poseer habilidades en la conducción de estos procesos, así como los conocimientos propios del tema que se desarrolla y es en quien se delega la responsabilidad de planear, desarrollar y concluir el taller.

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Etapas

El proceso del taller se desarrolla en 3 etapas básicas:

1. Preparación:

Aquí se diseña y se planea el taller, los procesos, metodologías, herramientas y tiempos.

2. Ejecución:

Se tienen en cuenta tres fases: Inicial, Central y Final.

3. Conclusión:

Se expresan y cotejan los conceptos adquiridos, se acuerdan compromisos y se realiza la evaluación del taller.

Los tres momentos en la preparación de un taller

workshopPara que un taller tenga éxito la fase de preparación es crucial y nada se puede dejar al azar. Desde el momento en que se decide que el “taller de capacitación” es la estrategia adecuada, se procede a prepararlo para que se logren los objetivos propuestos.

Dentro de la preparación se pueden distinguir tres momentos:

  • El diseño: Es el momento en el que se elabora el concepto del taller, incluyendo los objetivos, contenidos y la metodología del mismo.
  • La planificación: consiste en detallar los pasos y las sub fases en las que se va a dividir el taller, fijando tiempos, técnicas, actividades, materiales, responsabilidades y recursos necesarios.
  • La elaboración de los materiales: de acuerdo al grupo, tema y metodología seleccionados se elaboran o establecen los materiales necesarios: videos, música, papelógrafos, presentaciones, tarjetas, juegos, material de apoyo, etc.

7 preguntas en el diseño de un Taller:

Para que un taller tenga éxito en la consecución de los objetivos planteados se deben responder 7 preguntas básicas:

1. ¿Para qué?

¿Qué se desea lograr? Para encontrar la respuesta se puede plantear de la siguiente manera: “Al final del taller, los participantes estarán capacitados para…”

2. ¿Quiénes?

¿Cuál y cómo es el grupo al que se va a dirigir el taller? ¿Cuáles son sus características, condiciones, necesidades? ¿Quién va a facilitar el Taller? ¿Cuáles son sus conocimientos del tema, sus habilidades y experiencias en el manejo de talleres? ¿Está en la empresa o se debe contratar externamente?

3. ¿Qué?

¿Qué contenidos son necesarios manejar?

4. ¿Cómo?

¿Cuáles métodos y técnicas se van a aplicar? Aquí se debe tomar en cuenta el nivel de formación y las experiencias previas del grupo participante en el manejo y entendimiento de los materiales didácticos que se planean utilizar. Se recomienda utilizar siempre historias, éstas quedaran en la memoria ayudando a interiorizar y asimilar el mensaje.

5. ¿Con qué?

¿Qué medios de apoyo se requerirán? se debe evaluar los pros, los contras de cada uno y su suplemento en caso que falle. Por ej., se prepara un video y desafortunadamente se daña el proyector, en ese caso se utilizar el papelografo y determinada dinámica.

6. ¿Cuándo?

Fechas y tiempo disponibles, ¿cuál es la agenda que se manejará?

7. ¿Dónde?

Lugar: dentro o fuera de la empresa.

Al responder estas 7 preguntas se cubren los aspectos básicos para el diseño y desarrollo de un taller que va a tener mayores probabilidades de éxito.

El Plan de Facilitación

El plan de facilitación es una herramienta útil para tener en forma estructurada y visualizada la planificación de un taller de capacitación en sus diferentes elementos, etapas y metodologías. Se debe plantear de acuerdo a las necesidades y contenidos de cada taller.

Es importante tener en cuenta todos los momentos de un taller incluyendo recesos y dinámicas, para así vincular claramente las actividades con los horarios respectivos y los materiales necesarios.

El plan de facilitación también es útil como instrumento de retroalimentación, ya que se pueden anotar en el mismo los cambios y resultados que se dieron y las observaciones pertinentes en cada etapa.

Formulario con los pasos fundamentales para un plan de facilitación.

 

  1. Tema del taller:
  2. Participantes:
  3. Fecha y lugar:

Fase inicial:

  • Bienvenida y presentación de participantes.
  • Agenda / aspectos organizativos, reglas de juego.
  • Expectativas.
  • Objetivos.
  • Tiempos.
  • Dinámicas.
  • Recursos a utilizar.

Fase central

  • Presentación de los contenidos.
  • Actividades.
  • Fases.
  • Tiempos.
  • Recesos.
  • Dinámica.
  • Recursos a utilizar.

Fase final

  • Plan de acción.
  • Conclusión.
  • Evaluación.
  • Certificados.
  • Tiempos.
  • Dinámicas.
  • Recursos a utilizar.

Reflexión Final

Un Taller es una herramienta de alto impacto en el aprendizaje práctico, que da a sus participantes posibilidades reales de superación. Cada Taller se debe planear con antelación, responsabilidad y respeto. No se puede dejar nada al azar, ya que no solo se están comprometiendo recursos de la empresa representados en tiempo y dinero, sino que a la vez involucra la percepción y experiencia que van a tener los participantes y su disposición a futuros eventos que realice la organización, para así crear una cultura de aprendizaje sólida y duradera basada en la participación, la planeación, la efectividad y la integración.

Cuando se participa se es activo y de esta forma se abren las puertas al aprendizaje.

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