Planes de acción

por José Pestana

Planificación para proyectos pequeños

No todos los proyectos a los que nos enfrentamos requieren una planificación extensiva. Sería un error aplicar el mismo tipo y profundidad de análisis en el diseño de una página web que en la construcción de un rascacielos. El gerente de proyecto es el responsable de estimar qué tanta  labor de planificación se requiere, atendiendo a criterios como la envergadura, complejidad y criticidad de cada iniciativa.

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Si bien es cierto que los proyectos pequeños o sencillos pueden no requerir un gran esfuerzo de planificación, tampoco es recomendable abordarlos de forma improvisada. Si lo hacemos, es probable que pasemos por alto aspectos clave, como por ejemplo acciones que deban ejecutarse de forma temprana en el proyecto, secuencia de algunas actividades, fechas límite, entre otros.

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En este artículo analizaremos una herramienta ampliamente utilizada para planificar proyectos pequeños o sencillos: El plan de acción.

Qué es el plan de acción

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El plan de acción es una lista priorizada de todas las tareas necesarias para cumplir con un objetivo o meta. Se trata de una especie de guía que brinda un marco o estructura lógica para llevar a cabo un proyecto.

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Los planes de acción son empleados a menudo para afrontar iniciativas simples y pequeñas. Esta herramienta es de gran utilidad, dado que permite realizar el trabajo de forma eficiente, al incluir todas las tareas que deben ejecutarse, su secuencia lógica, las fechas límites y la asignación de responsabilidades. De esta forma, nos aseguramos de no pasar por alto los detalles más importantes del proyecto, ahorrando así tiempo, energía y recursos

Cómo preparar un plan de acción

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Emplea el siguiente procedimiento de 5 pasos para la elaboración del plan de acción de tu proyecto:

Paso 1: Identifica todas las tareas

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Inicia listando todas las tareas requeridas para llevar a cabo el proyecto. Una técnica muy útil para abordar esta labor es la tormenta de ideas, pues permite que todo el equipo de proyecto participe.

Paso 2: Prioriza las tareas

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Una vez identificadas las acciones que forman parte del proyecto, debes ordenarlas colocando las de mayor importancia en el tope de la lista. Procura revisar también la secuencia en las que deben ser ejecutadas. Una tarea puede ser muy importante para el éxito del proyecto, pero podría estar precedida de otras acciones sin las cuales sería imposible concretarla.

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En atención a lo anterior, es recomendable formularse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál es la actividad más importante del proyecto?
  • ¿Cuál es la primera tarea que debe realizarse? Una vez que esta tarea se ha completado, ¿qué viene después?
  • ¿Hay alguna acción que deba priorizarse para cumplir un plazo específico, o debido a restricciones de disponibilidad de recursos?

Paso 3: Analiza y delega las tareas

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Ahora que tienes una idea clara de todo el trabajo que está incluido en el proyecto, debes mirar cada tarea con mayor detalle. Es posible que algunas acciones en tu lista no sean necesarias para cumplir los objetivos del proyecto; si este es el caso, elimínalas del plan.

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Adicionalmente, tendrás que ajustar los plazos para la realización de cada tarea y realizar las asignaciones correspondientes a los miembros del equipo. Es posible que, al hacerlo, te des cuenta que debes incorporar recursos adicionales o contratar profesionales independientes.

Paso 4: Comprueba que el plan esté completo

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El objetivo de este paso es revisar si generaste un plan es integral. Para ello, debes contestar las siguientes preguntas relacionadas con cada tarea a ser llevada a cabo en el proyecto:

  • ¿Qué acciones específicas se ejecutarán?
  • ¿Quién llevará a cabo esas acciones?
  • ¿Cuándo tendrán lugar, y durante cuánto tiempo?
  • ¿Qué recursos (dinero, equipos, materiales, sistemas) se necesitan para llevar a cabo esas acciones?
  • ¿Quién debería saber qué?

Si tu proyecto es muy pequeño es posible que no tengas que pensar en todos estos detalles. Un buen gerente de proyecto debe estar en la capacidad de discernir qué tanto esfuerzo de planificación es necesario para obtener un resultado satisfactorio.

Paso 5: Actualiza tu plan

Una vez que hayas completado el plan y lo pongas en marcha, debes revisarlo periódicamente. Esto significa emplearlo para supervisar el progreso en la realización del trabajo, además de agregar o eliminar actividades en caso de ser necesario.

Paso 6: Registra las lecciones aprendidas

Al culminar el proyecto, conviene realizar una reunión retrospectiva con el equipo para discutir la forma en la que se hizo el trabajo y qué tan efectivo fue el plan de acción empleado.

¿Qué pudimos haber hecho mejor? Esta es la pregunta fundamental que todos los miembros del equipo deberían tratar de contestar durante la reunión. Las reflexiones sobre el proceso deben registrarse como lecciones aprendidas, de forma que puedan ser tenidas en cuenta para futuros proyectos.

La gestión de proyectos grandes

Los planes de acción son realmente útiles para gestionar proyectos chicos, simples y con plazos no tan rigurosos. Sin embargo, a medida que el tamaño y complejidad de tus proyectos aumenta, tendrás que emplear otras herramientas y técnicas de gestión más rigurosas, si es que quieres mejorar tus posibilidades de éxito.

En los proyectos grandes la demanda de articulación entre los miembros del equipo es alta. En estos casos, un simple plan de acción no es suficiente para coordinar todas las actividades y recursos involucrados. Es por esta razón que los gerentes de proyectos experimentados disponen de otras herramientas más poderosas para este tipo de iniciativas, tales como los diagramas de Gantt.

Otro recurso del que podrías echar mano consiste en combinar los planes de acción con las listas de tareas (To-Do lists) e, incluso, con los programas de acción. Estos últimos no son más que un conjunto de listas de tareas que empleadas para administrar diversos proyectos pequeños en forma simultánea.

Una reflexión final

 

Un plan de acción es una lista priorizada de todas las tareas necesarias para cumplir con un objetivo o meta. A menudo se emplea para completar proyectos simples, pequeños y de poca criticidad.

Su utilidad radica en que brinda un marco o estructura lógica para llevar a cabo el proyecto. De esta forma, se reduce la probabilidad de pasar por alto aspectos clave.

Para desarrollar un plan de acción, primero hay que listar todas las tareas requeridas para llevar a cabo el proyecto. Luego, debes ordenar esa lista considerando la importancia y secuencia de las tareas. Una vez que tienes una idea clara de todo el trabajo que está incluido en el proyecto, puedes proceder a asignar las tareas a los miembros del equipo. El análisis del plan de acción también incluye eliminar acciones innecesarias y ajustar los plazos para la realización de cada tarea.

Tu plan de acción debe ser integral, es decir, abordar todos los elementos que forman parte del proyecto. Adicionalmente, debes revisarlo y ajustarlo periódicamente durante la ejecución del trabajo.

Al culminar el proyecto, no olvides registrar las lecciones aprendidas. Recuerda que son el mejor insumo para generar los planes de acción de futuros proyectos.

Finalmente, recuerda que en los proyectos grandes o complejos un simple plan de acción no es suficiente para coordinar todas las actividades y recursos involucrados. En estos casos es mejor emplear otras herramientas más poderosas, tales como los diagramas de Gantt.

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