Plan de contingencia

por Alejandra García Ahumada
acotar riesgos con el plan de contingencia

Reduce el riesgo de tu empresa o organización

La Real Academia de la Lengua Española define a la palabra contingencia como la “posibilidad de que algo suceda o no suceda” y como una “cosa que puede o no suceder”, también se le asigna la palabra “riesgo” como sinónimo[1]. Generalmente se asocia el término Plan de Contingencia a la serie de pasos a seguir en caso de fenómenos naturales como huracanes, inundaciones, altos niveles de contaminación en el aire, ataques terroristas, entre otros.

Sin embargo, las organizaciones también pueden beneficiarse de la elaboración de este documento. En primer lugar, invitará a los involucrados en su elaboración a pensar en los factores que podrían afectar la realización de sus actividades diarias y a identificar qué recursos requerirían en caso de que ocurriera una contingencia.

Pasos para elaborar un Plan de Contingencia adaptado a tus necesidades.

  • Identifica cuál es tu meta: Puede que sea restablecer la operativa común del negocio, lo que en inglés se conoce como “business as usual”. Otra opción es que se elabore un Plan de Contingencia B para cubrir la posibilidad de que no se cumplan las condiciones estipuladas en un Plan de Contingencia A.
  • Identifica las operaciones críticas del negocio: Y establece las medidas que minimizarían pérdidas en caso de que se interrumpieran dichos procesos.
  • Realiza una evaluación de riesgos: Una vez identificados los procesos críticos, define qué causaría que se interrumpieran dichos procesos y qué impacto negativo tendrían en tu negocio.
  • Prioriza los riesgos: Para realizar este paso es necesario que no inviertas tiempo y energía en riesgos que tienen muy baja probabilidad de materializarse en beneficio de planear adecuadamente la forma de contrarrestar los riesgos que tienen mucho mayor probabilidad de ocurrencia. Para ello puedes utilizar herramientas complementarias a esta guía como la matriz de impacto del riesgo y probabilidades.
  • Es importante hacerte notar que no todos los riesgos de tu negocio tendrán un apartado en el plan de contingencia, puede darse el caso de que identifiques riesgos que son mitigables haciendo ajustes en tus procesos, riesgos que son transferibles, es decir que puedes contratar un seguro para cubrirlos, y contingencias para las que es más eficiente no hacer nada y actuar una vez que se presenten.
  • El giro de la empresa influirá el tipo de contingencias a analizar y el grado de dificultad de continuar con las operaciones una vez que la contingencia ha ocurrido.

El punto seis pone de relieve la importancia de realizar no solo un Plan de Contingencia, sino también un Plan de Continuidad. El enfoque que te proponemos no establece dos planes por separado; sin embargo, tú puedes hacer la distinción en la redacción del Plan de Contingencia.

Al respecto, algunos ejemplos de contingencia que podrían requerir un proceso de planificación más largo son los siguientes: Una empresa productora de cajas sufre un incendio en su planta, lo cual interrumpe las operaciones por más de un año en lo que se reconstruyen las instalaciones; una empresa hidroeléctrica sufre un ataque terrorista, lo cual impide que se pueda suministrar a sus clientes por un período de cinco años; una empresa de ventas al detalle despide a un empleado como consecuencia del cobro de cuotas a clientes fuera del proceso de negocios usual[2].

Estas industrias y riesgos requieren enfoques distintos. En el primer ejemplo se contempla la posibilidad de firmar un acuerdo con otra fábrica de cajas para continuar con la producción, a través de la renta de sus instalaciones y maquinaria; en el segundo caso se enfatiza la necesidad de contar con planes de suministro de electricidad alternos, pues aunque se asegurara a la compañía contra un ataque terrorista es poco probable que se reparara del todo la pérdida de no poder servir a sus clientes por un período de cinco años. En el último ejemplo, aunque se despidiese al empleado, también sería necesario informar a los clientes que las vías de comunicación a partir de ahora son otras y los motivos.

Otros factores a tomar en cuenta en la elaboración de un Plan de Contingencia

  • Mantener los procesos clave del negocio funcionando debe ser el objetivo del plan. Define períodos de tiempo para las acciones del plan. ¿Qué debe realizarse durante la primera hora después de la contingencia? ¿Durante el primer día? ¿Durante la primera semana?
  • Identifica el o los detonadores: Qué situación hará que se implemente el plan, quién tendrá que hacer qué. Asegúrate de comunicarle a los participantes qué se espera de ellos. Mantén el plan simple: En términos de lenguaje, que sea accesible para cualquier persona que pudiera estar a cargo de implementarlo.
  • Considera la capacidad de funcionamiento de la empresa: Si se implementara el Plan de Contingencia B ¿Tendría la empresa las mismas posibilidades de producción o de entrega de servicios? Si no fuera el caso ¿Cuáles serían las limitantes?
  • Identifica las necesidades de los demás: Ya se ha mencionado que todos deben responder qué necesitan como mínimo para seguir llevando a cabo su rol. Responde la pregunta: ¿Qué tendrías que hacer para regresar al estatus normal de operaciones? Al responder esta pregunta quizá requieras elaborar un Plan de Continuidad.
  • Asegúrate de organizar una sesión de entrenamiento para el Plan de Contingencia y mantén a todos al tanto de las actualizaciones de éste. Identifica las ineficiencias operativas con el objetivo establecer un estándar para tu planeación y de mejorar tu desempeño.

Después de la realización del Plan de Contingencia es necesario mantenerlo actualizado, principalmente cuando ocurran cambios en los procesos de negocio. Si necesitas inspiración para iniciar, puedes consultar el ejemplo de una empresa zapatera.[3]

Pasos sugeridos para mantener el Plan de Contingencia actualizado

  • Comunica el Plan a todas las personas de la empresa:
    • Infórmales sobre las responsabilidades que tienen como parte de su participación en éste.
    • Proporciona entrenamiento a los involucrados para que puedan desempeñar este rol y sus responsabilidades.
  • Realiza simulacros de desastre cuando sea posible. Asimismo, evalúa los resultados de estos simulacros para realizar cambios necesarios en el plan.
  • Revisa el plan regularmente para incorporar cambios, ya sean operacionales, de personal o tecnológicos.
  • Cuando esté disponible una actualización del Plan de Contingencia, distribuye el plan a todas las personas involucradas y asegúrate que la versión anterior se deseche.
  • Mantén copias del plan accesibles desde fuera de los edificios del negocio.
  • Audita el plan de forma periódica:
    • Re-evalúa los riesgos del negocio.
    • Compara los esfuerzos realizados con aquellos descritos en el plan para mitigar los riesgos de la empresa.
    • Enlista recomendaciones y cambios a realizar en el plan.

Otras recomendaciones que debes tener en cuenta trabajando con un Plan de Contingencia

  • Si estás a cargo de recopilar la información para realizar el Plan de Contingencia en tu empresa, asegúrate que las personas involucradas inviertan la misma energía en el Plan de Contingencia B que en el A, suele suceder que la versión B recibe menos atención y esfuerzo debido a que la versión A agotó las energías de los involucrados.
  • Establece fechas de entrega en la elaboración de ambos planes pues los involucrados tienden a procrastinar y dejar de lado estas actividades con el argumento de que no es urgente.
  • Reflexión Final

    Te hemos presentado una herramienta que te servirá para identificar los procesos que son vitales para la operación de tu negocio, que te demandará ser crítico para priorizar los riesgos que enfrenta esta operación y definir lo que necesitarías para regresar a un estatus de “business as usual” en caso de que uno o más de los riesgos se materializaran. También te hemos recomendado evaluar constantemente la vigencia de esta herramienta y modificarla para tener en cuenta nuevos procesos, personal y tecnologías. La ventaja de invertir tiempo en su elaboración te evitará costos mayores en caso de que el peor escenario tuviera lugar.

    [1] La definición ha sido tomada de la siguiente liga: http://dle.rae.es/?id=AVWiN0d

    [2] La versión completa de estos ejemplos puede consultarse en: http://www.auditool.org/blog/control-interno/644-planes-de-contingenciaejemplos-de-la-vida-real

    [3] El video que narra el proceso que siguió esta empresa está disponible en la siguiente liga: https://www.youtube.com/watch?v=h7DdkUuqvY8

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