Multitarea: ¿Puede ayudarte a hacer más cosas?

por Sandra Monteverde

Cómo dejar de centrarse en un montón de tareas para ser más eficaces

Imagínate esta situación: Te encuentras en medio de un control de stock de mercaderías en el almacén de tu empresa con tres colaboradores a quienes debes dirigir y coordinar, pero al mismo tiempo debes atender el teléfono pues un cliente se está quejando de un retraso en la entrega de su pedido, así que por un interno te comunicas con el departamento encargado de las entregas para averiguar qué sucedió. Y para colmo, te llama al móvil privado tu hijo pequeño para decirte que tienes que llevarlo a un cumpleaños a la tarde.

Para aumentar nuestra productividad, muchos de nosotros debemos realizar varias tareas a la vez, pero esto es eficaz hasta cierto punto. Y en un mundo donde el ritmo de vida es a menudo frenético, las personas que pueden realizar múltiples tareas suelen ser vistos como eficientes y eficaces. Sin embargo, es un hecho que si hacemos muchas cosas al mismo tiempo aumenta considerablemente el riesgo de equivocarnos.

La multitarea y el mito de la productividad

Muchas personas han estudiado todo lo relacionado con la multitarea durante la última década y la mayoría de ellos han llegado a la misma conclusión: La multitarea no nos hace más productivos, eso es un mito.

Varios estudios han encontrado que la multitarea en realidad puede hacer que perdamos de un 20 a un 40 % de nuestro tiempo en vez de ganarlo y eso según qué tan difíciles sean las tareas que tengamos por delante.

La razón de que la multitarea no funciona es muy sencilla: Se debe simplemente a que en realidad no podemos centrarnos en más de una tarea a la vez, pero creemos que sí somos capaces de hacerlo.

Imagínate a ti mismo tratando de escribir un correo electrónico a un cliente y hablando con tu colega de un proyecto importante al mismo tiempo. Ambas tareas implican una comunicación y no se pueden realizar dos comunicaciones al mismo tiempo y pretender que ambas sean eficaces, porque tu mente se desenfocará por momentos de una u otra y acabará sobrecargándose.

El mayor problema con la multitarea es que puede reducir la calidad de nuestro trabajo. Eso sucede cuando tratamos de hacer dos o más cosas de la misma naturaleza a la vez y el resultado suele ser que hacemos todo peor que si nos hubiésemos centrado en una cosa a la vez.

Cuando cambiamos de tareas nuestra mente debe reorientarse para hacer frente a la nueva información. Si hacemos esto rápidamente, como cuando estamos en plan multitarea, simplemente no podemos dedicar nuestra plena concentración y nos falta el enfoque adecuado. El resultado previsible es que la calidad de nuestro trabajo merma.

Cuanto más complejas o especializadas sean las tareas que pretendamos hacer al mismo tiempo, es probable que la caída de producción sea mayor. Por ejemplo, sería casi imposible escribir una presentación de buena calidad, mientras discutimos acaloradamente de un tema que nos involucra (fútbol o política) con un colega.

Otra desventaja importante de la multitarea es el efecto que tiene sobre nuestros niveles de estrés. Cuando tenemos que atender varios frentes a la vez sentimos que nos agobia la responsabilidad y la presión de hacerlo todo bien y eso acaba por agotarnos.

Por otro lado, piensa en el grado de satisfacción que se siente cuando le dedicas toda tu atención a una tarea: Te concentras, eres eficiente y al culminarla te invade la satisfacción del trabajo bien hecho.

Detectar la tendencia a la multitarea

Te puede parecer que puedes con todo, pero hay indicadores que te darán la pauta de cuando optar por la multitarea es una muy mala decisión:

Si eres de los que tiene varias páginas o pestañas abiertas en el ordenador o hay varias carpetas de archivos o documentos sobre tu escritorio en los que estás trabajando, entonces es probable que tiendas a la multitarea.

La tendencia a la multitarea es más probable cuando se trabaja en un proyecto o tarea en la que no se está entusiasmado. Por ejemplo, la creación de una hoja de cálculo de análisis podría ser una tarea desagradable para ti, así que puede que con frecuencia consultes tu correo electrónico o escribas un memo que podría esperar o navegues por la web; cualquier cosa con tal de evadirte de la desagradable tarea.

Las interrupciones frecuentes también pueden obligarte a realizar varias tareas. Por ejemplo, quizás estés planificando la presentación de un nuevo producto, cuando un colega entra en tu oficina y te hace una consulta acerca del presupuesto del mes. Esta situación induce a la multitarea.

Cómo dejar la multitarea

Si queremos mejorar la calidad de nuestro trabajo, reducir nuestros niveles de estrés y ser más eficientes, entonces tenemos que olvidarnos de practicar la multitarea. A continuación te damos algunas sugerencias para ayudarte a superar este problema frecuente:

Planifica tu día en bloques: Fija horas específicas para devolver llamadas, responder a mensajes de correo electrónico y llevar a cabo cada una de tus tareas.

Administra las interrupciones: Lleva un registro de las interrupciones durante al menos una semana. Esto te permitirá saber cuáles son las más frecuentes y podrás tomar las medidas adecuadas para minimizarlas, de forma que no tengas que recurrir a la multitarea.

Asume las urgencias ineludibles: Habrá ocasiones en que algo urgente se presentará y no podrás evitar la interrupción. Pero en lugar de caer en la multitarea, lo que debes hacer es parar lo que estabas haciendo y dejarte una nota para retomarlo donde lo dejaste. A continuación, trata el nuevo problema prestándole toda tu atención con el fin de resolverlo lo más rápido posible y poder volver a lo que estabas haciendo.

Aprende a mejorar tu concentración: Para poder cumplir adecuadamente con una tarea a la vez. Hacer esto puede que te genere sensación de incomodidad al principio si recurres a la multitarea con frecuencia pero, una vez que logres dominar la técnica, te sorprenderás de la cantidad de trabajo bien hecho que eres capaz de terminar con sólo concentrarte en una cosa a la vez.

Resístete a la multitarea: Cada vez que vayas a consultar tu correo electrónico o a navegar por Internet cuando en realidad se supone que debes estar haciendo algo más, haz una inspiración profunda y resiste a la tentación, luego vuelve a enfocarte en tu tarea. Para lograrlo también puedes quitar las alertas (visuales y auditivas) del correo y de las redes sociales, así no estarás pendiente de ello.

Detente: En el instante en el que te des cuenta que estás cayendo en la multitarea, para, tómate cinco minutos, siéntate en tu escritorio con los ojos cerrados y relájate. Las “escapadas” de este tipo pueden reorientar tu mente, reducir tus niveles de estrés y mejorar tu concentración. Además es una buena forma de dar a tu cerebro un merecido descanso en el transcurso de un día agitado.

Impón tu decisión: Si encuentras que tu mente erra por otros derroteros cuando debería concentrarse en otra cosa, lo que necesitas para reorientar tus pensamientos de nuevo a lo que estás haciendo es imponértelo. Imagina que estás en una reunión y no puedes dejar de pensar en el discurso que debes dar a la noche. Debes decirte a ti mismo que estás en esa reunión y debes concentrarte en ella, ahora mismo.

Una reflexión final

Muchos de nosotros pensamos que la multitarea es la mejor manera de ser eficaces y hacer más en el transcurso de nuestra jornada laboral. Pues no es así. Se trata de un mito que debes desechar. La realidad es que la multitarea reduce la calidad de nuestro trabajo, disminuye nuestra capacidad de concentrarnos y probablemente nos costará más tiempo.

Es importante que dejes de realizar múltiples tareas tan pronto como te des cuenta que lo estás haciendo. Programa tu día en bloques de tiempo, trata de minimizar y gestionar las interrupciones y concéntrate en tus tareas de a una por vez.

El control de tu tendencia a realizar múltiples tareas podría tener beneficios sorprendentes. Es probable que al cabo del día termines haciendo más cosas, con mejores resultados, sin tanta presión y estrés y finalizando la jornada con más energía que antes.

 

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