La triple restricción de la gerencia de proyectos

por José Pestana

Equilibrando las variables del proyecto

Eres el gerente de proyecto en la construcción de un nuevo edificio de 10 pisos. La contratista ha realizado los cálculos y presenta una oferta por un valor de $50 millones y un tiempo de ejecución de 3 años. Cuando se lo presentas al cliente, éste te dice: “Necesito que el edificio esté listo en 2 años”. Considerando este requerimiento, pides que se recalcule todo. La contratista llega a la conclusión que para cumplir con el nuevo plazo deberá incorporar más personal, más maquinaria y, en general, más recursos, por lo que eleva el precio a $65 millones. Vas nuevamente con el cliente y cuando le presentas la nueva oferta, te dice: “No, imposible. Necesito que el edificio esté listo en 2 años y por un monto de $50 millones.” Ante esta situación, le explicas que la única forma de lograrlo manteniendo la calidad del resultado es reduciendo la cantidad de pisos del edificio.

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Cualquier gerente de proyecto está familiarizado con el escenario descrito anteriormente. Todos los proyectos se llevan a cabo bajo ciertas restricciones, tradicionalmente: costo, tiempo y alcance. Los cambios en uno de estas restricciones muy probablemente afectará a las otras, o tendrá un impacto en la calidad del proyecto.

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En este artículo analizamos la triple restricción de la gerencia de proyectos y su evolución en el tiempo. Adicionalmente, te brindamos ideas para salir airoso en los escenarios donde esta relación es puesta en riesgo.

La triple restricción

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Triple restricción Gestión ProyectosLos proyectos, así como cualquier otra actividad humana, están sujetos a ciertas restricciones. Tradicionalmente, estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo. Es lo que comúnmente se conoce como la triple restricción de la gestión de proyectos. Gráficamente puede ser representada como un triángulo donde cada lado representa una restricción. La idea básica es que ninguno de los lados del triángulo puede ser modificado sin impactar a los otros. Un refinamiento posterior de este concepto incluye la calidad en el centro del triángulo.

  • Tiempo: Esta restricción se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar el proyecto. Como dice el refrán, “el tiempo es oro”. Los proyectos tienen una fecha límite para la entrega. Cuando se reduce el tiempo del proyecto, tendrás que aumentar su costo o reducir su alcance.
  • Costo: Se refiere a la cantidad de dinero presupuestada para el proyecto. Todos los proyectos tienen un presupuesto limitado; el cliente está dispuesto a gastar una cierta cantidad de dinero para la entrega de un nuevo producto o servicio. Si se reduce el costo del proyecto, necesariamente se tiene que limitar su alcance o aumentar su tiempo de ejecución.
  • Alcance: Esta restricción se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto. Muchos proyectos fracasan porque el alcance del proyecto no está completamente definido o comprendido desde su inicio. Cuando aumenta el alcance de un proyecto, necesariamente aumentará el costo o el tiempo.

Algunos ejemplos de aplicación

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La triple restricción es acerca de equilibrar cada una de las variables que la componen para llegar a una conclusión exitosa. A medida que avanza el proyecto, pueden surgir cambios que afecten una o más restricciones. A continuación algunos ejemplos de lo que podría suceder en estos casos:

  1. Durante un proyecto automotor, se impone un recorte presupuestario inesperado después de que la compañía reporta resultados financieros del cuarto trimestre peores de los esperados.
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Impacto: Se limita el alcance, la calidad se reduce, y el cronograma deja de ser relevante. La restricción más importante, en este caso, es el costo (el dinero que la empresa está dispuesta a pasar).

  1. Durante un proyecto para crear un nuevo teléfono móvil, el cliente pide que la fecha de lanzamiento se adelante dos semanas para que coincida con un evento de suma importancia en la industria.
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Impacto: Los costos aumentan a medida que la empresa suma más personas para cumplir con el nuevo plazo. Algunas de las características del producto son eliminadas y agendadas para una segunda versión del producto, a fin de reducir el tiempo de entrega y cumplir con la nueva fecha de lanzamiento. La restricción más significativa, en este caso, es el tiempo (cronograma del proyecto).

  1. Durante un proyecto de desarrollo de software, el cliente amplia el alcance. El cliente solicita que se agreguen nuevas características al software, después de enterarse que un competidor está desarrollando un producto similar. En este escenario es importante que el producto incluya estas nuevas características si se quiere competir con éxito.
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Impacto: La ampliación del alcance del proyecto es acompañada por un incremento en el presupuesto. La empresa agrega más personas al equipo con el objetivo minimizar la afectación en el cronograma del proyecto, lo que en definitiva aumenta el costo total. La restricción más significativa, en este caso, es alcance (características del producto).

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En cada uno de estos ejemplos, es el gerente de proyecto quien debe reequilibrar las variables para cumplir con las nuevas restricciones y entregar el producto o servicio al cliente de forma exitosa.

La triple restricción ampliada

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triple dependenciaHoy en día se sigue utilizando el término “triple restricción”, pero en la ecuación de restricciones ya no hay sólo tres variables, sino que se consideran las siguientes seis: alcance, tiempo, costo, calidad, riesgo y satisfacción del cliente.

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La satisfacción del cliente es clave en todo proyecto. De nada sirve cumplir con el alcance, tiempo, costo y calidad técnica de un proyecto, si el cliente al que va dirigido no resulta satisfecho.

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Otro ejemplo de la triple restricción ampliada es cuando un proyecto culmina de forma exitosa, es decir, dentro de lo esperado en cuanto al alcance, tiempo, costo, calidad y satisfacción del cliente. Sin embargo, si por alguna razón ejecutáramos el mismo proyecto diez veces, solamente en una de las ocasiones se obtendría un resultado exitoso. En este caso es evidente que el proyecto presenta un altísimo riesgo.

Hoy en día, la triple restricción engloba estas seis variables. Debes tener claro al momento de formular el proyecto que es imposible fijar todas las restricciones de manera arbitraria. Es de suma importancia que comprendas cómo se interrelacionan estos componentes del proyecto para que puedas desarrollar un plan realista y alcanzable.

Consejos para el gerente de proyecto

El gran reto de la gestión de proyectos es equilibrar todas las restricciones para crear la mejor relación posible entre costo, tiempo, alcance, calidad, satisfacción del cliente y riesgo. El gerente de proyecto debe estar atento para mantener este equilibrio y lograr las compensaciones que sea necesarias entre las restricciones, sin sacrificar los objetivos originales del proyecto.

Todos los clientes desean resultados rápidos, buenos y baratos. Sin embargo, esto no es algo que se pueda decretar. Como gerente de proyecto, también debes educar a tus clientes acerca de la triple restricción de la gestión de proyectos, a fin de que comprendan mejor las consecuencias de los cambios en las variables del proyecto.

La triple restricción representa factores clave que, cuando se equilibran bien, conducen al éxito del proyecto. Se trata de un tema que debe ser del dominio de todos los integrantes del equipo. Precisamente por eso, la disciplina de la gestión de proyectos proporciona las herramientas y técnicas que permiten al equipo de proyecto, y no sólo al gerente del proyecto, organizar su trabajo para cumplir con todas las restricciones.

Una reflexión final

Los proyectos, así como cualquier otra actividad humana, están sujetos a ciertas restricciones. La triple restricción de la gerencia de proyectos está conformada por el tiempo, costo y calidad. A menudo se representa como un triángulo en cuyo centro se encuentra la calidad.

Con el transcurrir del tiempo el concepto de triple restricción ha evolucionado y ahora incluye otras variables. Es así como, hoy en día, se sigue empleando el término “triple restricción”, pero en la ecuación se consideran seis variables: alcance, tiempo, costo, calidad, riesgo y satisfacción del cliente.

La triple restricción es acerca de equilibrar cada una de las variables que componen el proyecto para llegar a una conclusión exitosa. A medida que avanza el proyecto, pueden surgir cambios que afecten una o más restricciones.

El reto de la gestión de proyectos es equilibrar todas las restricciones para crear la mejor relación posible entre costo, tiempo, alcance, calidad, riesgo y satisfacción del cliente. El gerente de proyecto debe estar atento para mantener este equilibrio y lograr las compensaciones que sean necesarias entre las restricciones, sin sacrificar los objetivos originales del proyecto. De igual forma, el gerente de proyecto debe incluir a todos los integrantes del equipo en esta tarea, y hasta educar al cliente sobre el impacto de los cambios.

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