La matriz Kepner-Tregoe

por Alejandra García Ahumada

Un enfoque racional para tomar decisiones

El modelo de toma de decisiones fue creado por Charles H. Kepner y Benjamin B. Tregoe, quienes además fundaron una consultora dedicada a ofrecer servicios de entrenamiento sobre este particular, así como sobre otras ramas de la administración de negocios. La premisa de esta empresa, y en la que se sustenta el modelo que te presentaremos en Aula Interactiva, es que no se pueden tomar decisiones importantes basándose únicamente en la intuición ya que los costos de asumir que ciertos datos son ciertos pueden ser extremadamente elevados.

Para utilizar la matriz se tienen que tomar en cuenta cuatro pasos:

1) Evaluación de la situación: Cuando existe confusión sobre una situación particular, el enfoque no es claro y las prioridades no son tomadas en cuenta por los planes de una empresa, éste es el enfoque a seguir.

2) Análisis de Problemas: Se enfoca en encontrar la raíz de cualquier comportamiento no esperado, ya sea de personas, maquinarias, procesos y/o sistemas.

3) Análisis de Decisión: Cuando las opciones son demasiadas o el costo de tomar una mala decisión es muy elevado, esta herramienta hace un balance de los riesgos y beneficios para poder llegar a una elección fundamentada.

4) Análisis de Problemas Potenciales: Consiste en preparar un plan de todo lo que podría salir mal, es decir, identificar los factores que podrían contribuir a que surgieran problemas y proponer formas de mitigar el riesgo.

Análisis de Decisión Kepner-Tregoe

A continuación los pasos a seguir para aplicar el modelo:

1) Preparar un enunciado de decisión que incluya no sólo el objetivo deseado sino también la acción requerida para alcanzarlo. Ejemplo de enunciado de decisión: Comprar un Automóvil para mi familia.

2) Definir tres variables:

  • Requerimientos Estratégicos: Lo que tienes que tener. Por ejemplo: Que no cueste más de 5000 dólares, capacidad para cuatro personas, caja de cambios automática
  • Objetivos Operacionales: Lo que quieres. Ejemplo: Mínimo costo mensual de operación y mantenimiento, funcionamiento sin inconvenientes durante los próximos tres años, el mejor aspecto posible, el máximo placer de conducción posible, radio, pago inicial mínimo.
  • Restricciones: Límites en el sistema. Ejemplo: En este caso la restricción más común sería la presupuestaria.

3) Prioriza cada uno de los objetivos y asígnales pesos relativos.

En el caso del ejemplo que hemos presentado, la primera parte de la matriz se vería así

Objetivos

Peso

Mínimo costo mensual de operación y mantenimiento 10
Funcionamiento sin inconvenientes los próximos tres años 10
Mejor aspecto posible 8
Máximo placer de conducción posible 6
Radio 4
Pago inicial mínimo 3

 

4) Prepara una lista de alternativas: Genera la mayor cantidad posible de cursos de acción aun cuando no sean factibles de forma inmediata. Siguiendo el ejemplo de la compra del auto familiar, una comparación de alternativas se vería como sigue:

Comparación de alternativas con Relación a los objetivos obligatorios
Objetivos Obligatorios A B C D
Que no cueste más de 5000 dólares 4500 4900 5500 5000
Capacidad para cuatro personas 5 personas como máximo 6 confortablemente 5 personas como máximo 6 confortablemente
Caja de cambios automática SI SI NO SI

5) Asígnale una calificación a cada una de estas alternativas.

  • Elimina las alternativas que no incluyan lo que tienes que En este ejemplo eliminarías, sin dudarlo, la alternativa C.
  • Repasa cada una de las alternativas y asígnale una calificación con base en cada uno de los Objetivos Operacionales (lo que quieres tener). Para cada una de las opciones A, B y D tendrías que realizar una matriz como la siguiente:
  • A continuación, multiplica el peso del objetivo por cada una de las calificaciones para alcanzar una calificación ponderada, y luego suma estas últimas para obtener una calificación final. En este ejemplo el total es 279.
Objetivo Peso

Alternativa A

Calificación de Satisfacción

Calificación Ponderada
Mínimo costo mensual de operación y mantenimiento 10 9 90
Funcionamiento sin inconvenientes durante los próximos tres años 10 9 90
Mejor aspecto posible 8 7 56
Máximo placer de conducción posible 6 4 24
Radio 4 4 16
Pago inicial mínimo 3 1 3

 

6) Repite este proceso para cada una de las alternativas.

7) Elige las dos o tres alternativas con mayor calificación ponderada y considera los problemas potenciales y/o efectos negativos que podrían tener cada una de ellas. La matriz de efectos adversos de la alternativa A, de acuerdo con el ejemplo que te hemos presentado se vería así.

Efectos Adversos Probabilidad Significancia Calificación Ponderada
Efecto 1 4 7 28
Efecto 2 3 2 6
Efecto 3 6 5 30

 

La calificación de los efectos adversos es la suma de la última columna, es decir, 64.

8) Asígnale nuevamente una calificación a cada una de las alternativas con base en la probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendrían estos problemas potenciales.

9) Analiza las calificaciones de cada una de las alternativas, tanto la positiva como la negativa y elige la que tenga el mejor balance entre estas dos.

10) La alternativa que haya resultado ganadora deberá analizarse con respecto a los problemas potenciales y efectos adversos que hayas identificado y deberás elaborar un plan de acción para hacerle frente a estas eventualidades.

Entre las desventajas de este método te podemos mencionar dos. La primera es que si bien es una herramienta racional y que utiliza un método numérico para evaluar alternativas, los pesos que se le asignan a éstas, así como las probabilidades de que ocurran efectos adversos son calculados por personas que pueden estar sujetas a sesgos de opinión y percepción. Hemos utilizado un ejemplo de una decisión personal, pero en un contexto empresarial esta limitante adquiriría mayor relevancia. Por lo tanto, es importante que busques diferentes fuentes para generar la información relacionada con pesos, probabilidades y significancias.

Una segunda limitante es que no sólo se establece un objetivo sino una única forma de lograrlo. Sin embargo, se sabe que en la práctica las alternativas para lograr este objetivo pueden no ser como se plantearon en la matriz y por lo tanto quizá tendrás que reconsiderar alternativas que ya has descartado para alcanzarlo.

Una reflexión final

Te hemos presentado la matriz Kepner-Tregoe, una herramienta racional de toma de decisiones en la que debes enunciar un objetivo y determinar sus características obligatorias e ideales. Con base en estas características puedes buscar y evaluar alternativas de acción, sin dejar de lado las situaciones adversas que pudieran producirse a raíz de las mismas. Si bien la herramienta posee dos limitantes importantes, la matriz Kepner-Tregoe constituye una excelente forma de sustentar la toma de decisión.

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