La gestión del entorno laboral

por Sandra Monteverde
interrupciones

Cómo reducir al mínimo las distracciones

¿Con qué frecuencia te distraes en el trabajo? Puede parecerte una pregunta ridícula, pero si te pones a pensar seria y sinceramente en ella, te sorprenderás. La mayoría de las personas (unas más que otras) se distraen varias veces al día, desenfocando su atención de lo que estaban haciendo y a veces hasta perdiendo el hilo de la labor.

Un problema real

Recibir correos electrónicos y llamadas telefónicas de emergencia, esos minutos en los que navegamos por Internet, las interrupciones de compañeros de trabajo que entran a nuestra oficina para charlar del resultado del partido o de la salud de los niños o nos envían mensajes instantáneos divertidos, todas estas situaciones son  distracciones.

No importa donde trabajas o lo que haces, es probable que tengas que lidiar con las distracciones a diario. Y estas distracciones son costosas: un estudio de 2007 realizado por Basex, estima que las distracciones cuestan a las empresas miles de millones de euros por año y que este alto costo se da en organizaciones de todo tamaño y a nivel mundial.

Dependiendo de la complejidad de nuestro trabajo y de nuestra propia capacidad de reacción, la recuperación de la concentración después de una distracción puede tomarnos desde unos cuantos segundos hasta varios minutos.

Si te distraes unas 10 veces al día, multiplica el tiempo perdido por 10 y es fácil ver por qué a veces no conseguimos que nuestro trabajo se haga en tiempo y forma o no refleje la calidad que somos capaces de imprimir a nuestra labor.

Aprender a minimizar las distracciones puede aumentar dramáticamente tu productividad y eficacia y por ende reducir el estrés. Sin distracciones, puedes centrarte en tu tarea, producir un trabajo de alta calidad y lograr mucho más al cabo del día.
En este artículo y en el titulado Consejos para el manejo de las interrupciones en horas laborales, vamos a hablar acerca de las distracciones más comunes a las que te enfrentas normalmente en el trabajo y te daremos pautas y estrategias para minimizarlas o eliminarlas y que tu tiempo de trabajo sea cada vez más eficiente.

¿Cuáles son las distracciones más comunes?

Los email

Problema

A pesar de que nadie duda de la gran utilidad del correo electrónico lo cierto es que también constituye una de las distracciones de trabajo más grandes a la que nos enfrentamos. Muchos de nosotros podríamos pasar días enteros simplemente leyendo y respondiendo mensajes de correo electrónico.

Soluciones

Para evitar que el correo electrónico te reste productividad es recomendable:

  • Programar tiempos específicos para dedicarte al “correo electrónico”, con el fin de minimizar esta distracción. Por ejemplo, planifícate consultar el correo electrónico cuando llegas al trabajo, cuando vuelves de comer y justo antes de irte y especifica un espacio de media hora todos los días para responder a tus correos electrónicos.
  • Es aconsejable que aquellas personas con las que más te comunicas por correo electrónico sepan que revisas  los correos entrantes cada cierto tiempo.  De esta forma, si tienen una urgencia deberán comunicarse contigo de otra forma.
  • Elegir los momentos del día menos productivos para ello. Coordina los horarios de revisión y contestación de los emails según tus necesidades de trabajo y tus picos de productividad.  Por ejemplo, si usualmente revisas los correos al entrar por la mañana pero determinado día tienes un informe pendiente de entregar con urgencia, posterga la lectura de correos a una hora menos crítica.
  • Cada persona trabaja mejor en determinados momentos del día,  y deberás aprovechar ese momento para hacer aquellas tareas que requieren más análisis o más concentración.  Deja tareas como revisar los emails para horas en que sabes que eres menos productiva.
  • Prioriza los correos electrónicos.  Algunos mensajes son más importantes que otros, por lo que si hay algún correo que requiere más tiempo para contestarlo o leerlo debidamente, añádelo a tu lista de tareas pendientes asignándole el tiempo y prioridad necesarios.
  • Mantén tu programa de correos cerrado. Cuando no estés usando el programa, ciérralo por completo o al menos desactiva las alertas visuales o auditivas que son las que te distraen. Esto elimina la tentación de revisarlos constantemente.
  • Configura tu administrador de correos para que revise si hay nuevos correos cada cierto tiempo o a ciertas horas, la mayoría de programas permiten hacerlo.

La desorganización

Problema

Un escritorio o una oficina desordenados pueden ser una gran distracción. Cuando tu espacio de trabajo está desorganizado, muchas veces se te hará difícil pensar, planear y actuar con claridad. Aprender a organizarse no es fácil pero sí eficaz, así que vale la pena intentarlo.

Solución

Organizarse es un tema que podría llenar fácilmente varios libros y de hecho lo hace. Entre nuestros artículos encontrarás uno que te será de gran utilidad para superar este problema y se titula Cómo organizarse; léelo, seguramente te ayudará a organizar tu oficina y tu vida laboral, lo cual sin dudas te hará ser más productivo (y evitará que este inconveniente te distraiga) durante el resto del día y de tu vida.

La mensajería instantánea

Problema

La mensajería instantánea puede ser útil, pero muchas veces también es una forma  en la que los compañeros de trabajo te interrumpen sin tener que levantarse y caminar hasta tu oficina y sin dudas no lo hacer con mala intención, pero te distraen. Lo mismo pasa con amigos o familiares que te mandan mensajes a cualquier hora.

Soluciones

No hay dudas que la mensajería instantánea es una herramienta muy eficaz de comunicación si se usa de una manera disciplinada, ya sea en el móvil o el PC. Pero para que resulte eficaz debes controlar tú cuando responder y cuando no hacerlo. A menudo es mejor usar el correo electrónico o el teléfono para resolver los asuntos más complejos.

La mensajería instantánea lo quieras o no, te distrae, por lo que lo mejor es elegir momentos específicos durante el día para estar “en línea”. Cuando no deseas ser contactado, apaga el servicio o coloca el estado de “ocupado”. Asegúrate que la gente que suele  ponerse en contacto contigo por ese medio, conozca tu “horario de conexión”.

Llamadas telefónicas

Problema

El teléfono se ha convertido casi como la campana de Pavlov para algunas personas, que responden a ella de manera instintiva y no racional, incluso si están intentando concentrarse en una tarea importante.

Soluciones

Reduce al mínimo las distracciones de las llamadas telefónicas apagando el móvil y desconectando el teléfono de tu oficina, en las horas que necesites disponer de toda tu concentración para que tu labor sea más productiva. Avisa a tu entorno de esta decisión y mantente firme en ella.

Hazle saber a tu equipo (y a tus familiares y amigos) que no recibirás llamadas no esenciales en determinados momentos específicos del día, por ejemplo, desde el mediodía hasta las 2 pm.   Si estás esperando una información o una respuesta, pueden enviártela por correo, ya la leerás cuando dediques tiempo a esa labor, pero no te interrumpirán con  una llamada en un momento que estés ocupado en algo importante.

Si tienes una secretaria, cuenta con su colaboración para que no te importunen las llamadas que no sea absolutamente esencial que contestes tú mismo. Usa a tus subalternos como filtro de las comunicaciones, pero asegúrate que esta tarea no interrumpa las suyas propias.

Internet

Problema

Navegar por la web puede llevarnos enormes cantidades de tiempo cada día, especialmente porque cuando empezamos a buscar una cosa determinada, es fácil perder 20 minutos en ello o que sin darnos cuenta terminemos “enganchados” en algo completamente diferente a nuestro objetivo inicial.

Soluciones

Lee las noticias antes del comienzo de tu jornada laboral. Visita los sitios de noticias y las web de los periódicos antes del trabajo, porque es obvio que necesitas saber lo que ocurre en el mundo, pero de esa manera, el informarte no se convertirá en una distracción por el resto del día.

Cierra el navegador de Internet, de manera que elimines las distracciones que pueda ocasionarte cuando no lo estés utilizando. Cada vez que finalices de leer el correo o informarte de lo que pasa en tu perfil en las redes sociales, cierra la sesión de tu cuenta. Si te ves obligado a tener que entrar en ellas a cada rato, puede que esto te recuerde que no estás centrándote en el trabajo.

Teniendo en cuenta que las redes sociales son cada vez más útiles para mantenerse en contacto con los acontecimientos que tienen que ver con tu ámbito laboral, dosifica las entradas y plantéate, como en el caso de la mensajería instantánea o los emails, tener un horario fijo para verificar las novedades.

Utiliza algún software especial que te ayude a eliminar las distracciones en línea (existen muchas de estas aplicaciones en el mercado). Puedes especificar qué sitios web deseas bloquear y establecer un temporizador para el tiempo que deseas que el bloqueo permanezca activo. Este tipo de tecnología puede serte de gran ayuda.

Interrupciones de los compañeros

Problema

Los compañeros de trabajo son los que más a menudo crean distracciones en el trabajo. Seguramente lo hacen sin mala intención, pero esos minutos que pierdes en charlar de temas intrascendentes, ya no los recuperas y a veces, terminas por echarlos de menos cuando no terminas algo a tiempo o lo haces sin la calidad que se espera de ti.

Soluciones

Cierra la puerta de tu oficina para evitar que la gente que casualmente pasa por allí sienta la tentación de entrar a conversar contigo. Si de todas formas, tocan a la puerta y te interrumpen, explícales que cuando la puerta está cerrada, no debes ser molestado a menos que haya un problema grave. Un letrero también puede ayudar.

Si ocupas cargos gerenciales, es importante que los miembros de tu equipo sepan que tu puerta “siempre está abierta”, pero hazles entender que esa regla es válida solamente para temas de trabajo o cuestiones de real importancia. Las charlas sobre otros asuntos no laborales, se pueden dejar para los momentos de descanso.
Utiliza auriculares. Si no tienes forma de “cerrar la puerta”, ponte auriculares. Es menos probable la gente te interrumpa, si cree que estás escuchando algo.

Habla con quien te distrae. Si compartes una oficina con alguien que a menudo altera tu concentración, habla con esa persona sobre el problema, ya que no siempre los demás son consientes que de que te están distrayendo.

Si un compañero de trabajo viene a menudo, se sienta y se pone a conversar, no permitas que lo haga. Para ello puedes usar medidas disuasorias como colocar papeles en la silla que usa habitualmente o enfrascarte en una tarea en cuanto le ves en la puerta de tu oficina o en los alrededores, pero sin dudas la medida mas eficaz es hablar del tema con esa persona y pedirle que limite las charlas a los momentos acordes para ello: el almuerzo, los descansos o una copa después de trabajar.

El ambiente de trabajo

Problema

Si estás trabajando en un sitio abierto, donde te es imposible “cerrar la puerta” y los ruidos o el trajín de los demás te distraen, es hora de que tomes medidas para que tu productividad no se vea afectada por estos inconvenientes.

Soluciones

Trabaja en otro lugar. Si te es posible, consigue un lugar más aislado donde, sin romper los lazos con el equipo, tengas la opción de concentrarte más en tu tarea. Una sala de conferencias o una oficina vacía pueden ayudarte a recuperar tu concentración.
Utiliza “ruido blanco”. Si el ruido es un problema, instala particiones acolchados o considera colocar un equipo de sonido que produzca ruido blanco (cuyos archivos pueden descargarse de Internet) con el fin de cubrir sonidos molestos.

Los auriculares con música suave también pueden ayudarte a mejorar tu enfoque, siempre que no sean un motivo de distracción por sí mismos, ya que hay personas a las que la música las hace desconcentrarse, en este caso, puedes usarlos de “orejeras” y que te aíslen de las ruidosas interrupciones.   Hoy en día, existen auriculares con gran capacidad de aislamiento.

Otros proyectos y tareas

Problema

Una abrumadora lista de tareas pendientes puede ser una gran distracción durante el día, ya que te agobiarás con la sola idea de lo mucho que tienes que hacer, lo que reducirá aún más tu productividad.

Soluciones

Ordena prioritariamente tu lista de tareas. Esto es absolutamente fundamental para ser productivo ya que te permite tener  claro por dónde empezar. Nuestro artículo Técnicas de Priorización te explica cómo puedes organizar eficazmente tu labor diaria.
Aprende a delegar con eficacia. Esto es sumamente importante cuando te enfrentas a la gestión de una lista casi interminable de tareas y proyectos con los que a priori, sabes que no podrás cumplir.

En este sentido, también es importante conocer las limitaciones, no asumir más tareas de las que realmente se pueden cumplir porque eso solo puede llevar a agobiarnos más, a trabajo de menor calidad y probablemente a ser menos efectivo.

Cansancio

Problema

Venir a trabajar descansado es vital para tener un día productivo. Cualquiera sea la causa de nuestro cansancio, éste puede convertirse en nuestro peor enemigo en el momento en el que realmente debemos estar atentos y concentrados en producir y dar lo mejor de nosotros mismos.

Soluciones

Duerme lo suficiente. Muchas personas no descansan por la noche las horas necesarias. Cuando estás cansado es muy fácil distraerse. El sueño es una cuestión de hábitos, trata de acostarte a la misma hora e intenta dormir 8 horas cada día.

Mantente hidratado. Cuando no bebes suficiente agua y te deshidratas (no siempre te darás cuenta de ello, por eso es tan importante prevenirlo), no podrás pensar con claridad. La deshidratación también puede hacer que te sientas cansado y menos alerta. Ten una botella de agua en tu escritorio y bebe regularmente durante el día.
Toma descansos cortos. Recuerda que tomar pequeños descansos, especialmente  cuando has trabajado más de una hora muy concentrado es muy útil para descansar la mente.

Estos pequeños “respiros” te permiten volver a concentrarte con renovada energía. El artículo La técnica del Pomodoro o del “tomate”, puede darte buenas ideas al respecto de cómo desconectar cada cierto tiempo.

Cuida tu dieta. Lo que comes también puede influir en lo cansado que te sientas. Tras una comida copiosa y/o pesada, es seguro que tu cuerpo deseará tomar una siesta en vez de enfrentarse al trabajo, aunque tu mente sepa que tienes que “producir”.

Consejo 1
Evita la procastinación. Este es un problema común que mucha gente desconoce, pero que puede llevarte fácilmente a ser improductivo. Toma las medidas pertinentes, si te das cuenta que a veces caes en él.
Consejo 2
Haz un listado de cómo empleas tu tiempo, algo así como un seguimiento de tu actividad diaria. Esto es fundamental para que tú mismo puedas saber qué es lo que está distrayéndote y cuáles son las medidas que debes tomar para combatir esta dificultad.

Una reflexión final

Todos nos enfrentamos a una amplia cantidad de distracciones cada día, que no sólo disminuyen nuestra productividad, sino que también aumentan el estrés al que estamos sometidos.

Por ello es muy importante combatir este tipo de dificultades, especialmente en horas laborales, aunque una vez que aprendas a controlarlas, seguro que aplicarás estas técnicas a tu vida personal o social, para tener tiempo de calidad al disfrutar de tu familia y tus amigos.

Probablemente a estas alturas, ya tienes claro qué es lo que más te distrae: si las llamadas telefónicas, los correos electrónicos, el cansancio, los mensajes instantáneos, la navegación por Internet  o las interrupciones de compañeros de trabajo.

Estrategias como la programación del control de los correos electrónicos, apagar el teléfono y/o cambiarte de sitio para lograr un ambiente más tranquilo, pueden eliminar las distracciones con el fin de permitirte ser más productivo y allanarte el camino al éxito.

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