La Gestión de Beneficios

por José Pestana

Obteniendo el mayor beneficio posible de un proyecto

Los proyectos son los motores del cambio dentro de la mayoría de las organizaciones. Cuando decides que necesitas algo nuevo, o necesitas algo viejo hecho de una nueva manera, inmediatamente nace un proyecto. Desde ese momento los esfuerzos se centran en la planificación, preparación, ejecución, supervisión y gestión de la iniciativa que acaba de nacer. Pero ¿alguna vez has tenido un proyecto que a la larga no entrega los beneficios que necesitas?

En este artículo te explicaremos en qué consiste la Gestión de los Beneficios en tus proyectos.

Qué es la gestión de beneficios

Un beneficio es el resultado deseado de un proyecto que fue creado para satisfacer una necesidad operativa particular. Por ejemplo, un proyecto diseñado para reducir el tiempo que se necesita para procesar una orden tiene beneficios tales como un mejor servicio al cliente, un aumento de las ventas y una menor frustración para el personal de ventas que tiene que lidiar con las quejas de los clientes.

La Gestión de Beneficios es el proceso mediante el cual te aseguras de que tus proyectos entreguen lo que se espera de ellos. Hecho con eficacia, ayuda a asegurar que los resultados de tu proyecto generen valor para negocio y un retorno de inversión adecuado.

Todo el punto de la gestión de beneficios se centra en asegurarse de que el proyecto proporciona beneficios claros, en lugar de simplemente asegurarse de que el proyecto se completa en un tiempo específico y conforme con las limitaciones de recursos. Por lo tanto, mientras que el éxito de la gestión de proyectos es entregar a tiempo y dentro del presupuesto, el éxito de la gestión de beneficios va un paso adelante y consiste en garantizar que la iniciativa ofrece los resultados esperados.

Durante el proceso de gestión de los beneficios, debes responder preguntas como las siguientes:

  • ¿Por qué estamos haciendo esto?
  • ¿Con qué objetivo de negocio ayudará a cumplir este proyecto?
  • ¿Hemos definido todos los beneficios que esperamos?
  • ¿Hemos justificado el tiempo y los gastos del proyecto?
  • ¿Cómo mediremos los beneficios?
  • ¿Sigue siendo válido el proyecto?
  • ¿Siguen siendo pertinentes los beneficios?

Por qué es importante la gestión de beneficios

El tiempo que puede transcurrir es entre el momento en que un proyecto se crea y su finalización puede ser largo. Las cosas pueden cambiar en el camino a medida que se van superando los obstáculos e incluso los cambios más pequeños en el diseño y la ejecución del proyecto pueden afectar los beneficios esperados.

Cuando hay una conexión débil entre los resultados del proyecto y las necesidades de la organización, existe el riesgo de que los beneficios se pierdan en el camino. Este suele ser el caso cuando el equipo del proyecto está desvinculado del cliente. Por esta razón es necesario entender qué se espera del proyecto tan temprano en el proceso como sea posible, a fin de que los entregables cumplan con las expectativas y la organización reciba los beneficios que espera.

Invertir tiempo en la gestión de los beneficios te ayuda a reducir el riesgo general del proyecto. Esto porque te hace a mirar las cuestiones organizacionales que podrían perjudicar su éxito y te obliga a tenerlas en cuenta en el plan del proyecto. Si al inicio del proyecto te tomas el tiempo de formarte una buena idea de lo que se espera como resultado final, es probable que mejores tu capacidad de anticipación de obstáculos y que puedas evitar muchos de ellos en el camino.

El proceso de gestión de beneficios

Estas son las fases principales del proceso de gestión de beneficios:

Fase Uno: Definir y desarrollar los beneficios

Durante el inicio del proyecto:

  • Habla con todos los interesados para averiguar qué beneficios y resultados espera cada uno y por qué.
  • Crea una declaración de beneficios.
    • Enumera los beneficios finales deseados y asegúrate de haber distinguido entre las características que el producto final “debe tener” y aquellas que sería “agradable tener”.
    • Identifica cómo están alineados los beneficios con la estrategia de la compañía y las necesidades del negocio.
  • Decide qué debe suceder en relación con el proyecto para maximizar los beneficios.
    • Identifica los cambios, u otros proyectos, necesarios para apoyar y lograr el resultado del proyecto principal, y asegúrate de que los mismos estén en el plan. Por ejemplo, ¿necesitan los trabajadores capacitación adicional? ¿Necesitas una nueva campaña publicitaria para informar al mercado sobre alguna nueva funcionalidad que proveerá el proyecto? ¿O necesitas contratar a más personas, o comprar nuevos equipos para aprovechar al máximo el cambio?
  • Amplía el análisis costo-beneficio con el fin de incluir los beneficios que has identificado.
  • Recuerda buscar beneficios tangibles e intangibles.

Fase Dos: Desarrollar el plan de beneficios

Una vez más, durante la inicio del proyecto:

  • Analiza el plan general del proyecto y asegúrate de incluir las actividades de apoyo necesarias para garantizar que los beneficios se alcancen en el tiempo esperado. Utiliza las herramientas tradicionales de gestión de proyectos, tales como los Diagramas de Gantt y PERT, para completar y realizar un seguimiento de tu cronograma de beneficios.
  • Ten cuidado con las lagunas en los beneficios, así como con los beneficios adicionales.
  • Identifica quién es responsable de entregar las actividades de apoyo.
  • Establece métricas para cada beneficio así como el criterio para determinar cuándo y cómo ha sido obtenido.
  • Determina cómo se reportarán los beneficios. Algunas herramientas de reporte que puedes emplear son los informes de hitos y el tablero de beneficios.
  • Incluye un resumen de gestión de beneficios en el caso de negocios del proyecto.

Fase 3: Monitorear los beneficios durante la implementación del proyecto

A medida que avanza el proyecto:

  • Supervisa regularmente su progreso de cara a la entrega de los beneficios esperados.
  • Modifica el plan de beneficios según sea necesario cuando cambie el plan general del proyecto.
  • Establece un sistema de comunicación entre el director del proyecto (si es una persona diferente) y tú. Esto te creará el hábito de discutir rutinariamente los beneficios.
  • Proporciona apoyo al equipo del proyecto y utiliza la declaración de beneficios para fomentar su trabajo.
  • Mantente atento a las desviaciones de alcance en lo que respecta a los beneficios. En otras palabras, asegúrate de que las expectativas de las personas no crezcan demasiado durante el proyecto. Cuando se esperan demasiados beneficios, en especial imaginarios, la percepción de los resultados obtenidos con el proyecto se ve afectada negativamente y puede llegar incluso al nivel de decepción. Si tu lista de beneficios requeridos sigue creciendo, considera crear proyectos separados para cada intención y enfoque específicos.

Fase 4: Completar el proyecto y revisar sus beneficios

Hacia el final del proyecto:

  • Identifica los beneficios que se lograron y busca brechas y oportunidades perdidas.
  • Revisa las necesidades continuas de los trabajadores para asegurarte de que sigan disfrutando de los beneficios. Considera la posibilidad de crear un sistema para comunicar las necesidades futuras. Esta es una buena forma de recopilar ideas para próximos proyectos.
  • Registra lo que salió bien y lo que debe ser mejorado. Esto contribuye al aprendizaje continuo dentro de tu organización.

Una reflexión final

Los beneficios son la razón por la cual todo proyecto es creado e implementado.

La gestión de los beneficios busca garantizar que el arduo trabajo y la inversión realizada en el proyecto generen el mayor retorno de negocios posible. Los proyectos tienden a cambiar a lo largo de sus ciclos de vida, e incluso pequeños cambios pueden producir resultados diferentes. Por esta razón es importante centrarse en los beneficios del proyecto y no sólo en su finalización oportuna.

La gestión de beneficios te obliga a mantenerte enfocado en la razón por la cual se inició el proyecto. Y no culmina una vez que el proyecto se cierra, como ocurre con la labor de gestión de proyectos tradicional, sino que continúa hasta que todos los beneficios se logran claramente. La gestión e beneficios puede realizarse empleando el mismo marco de planificación que se emplea para el resto de los puntos clave del proyecto, pero tendrás que incluir hitos específicos relacionados directamente con los beneficios, así como establecer responsabilidades claras y  sistemas de comunicación apropiados para ello. Hecho de esta manera, la gestión de beneficios puede ser una incorporación inteligente a un plan de gestión de proyectos integral.

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