Kaizen

por Alejandra García Ahumada

Filosofía y acción que llevan a la mejora continua

Orígenes y significado

Kaizen es un término japonés que se compone de dos partes: “Kai” que significa cambio y “Zen” que significa para mejorar. La interpretación se ha modificado a “mejora continua”. Esta idea surgió después de la Segunda Guerra Mundial; Japón enfrentó muchos problemas para reorganizar su industria y, con el objetivo de darles solución, se creó la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE por sus siglas en inglés) en este grupo de trabajo estuvieron involucrados todo tipo de perfiles de empleados y precisamente de ahí se obtiene una de sus características más importantes.

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Kaizen tiene una naturaleza dual pues no es sólo una forma de trabajar. Para que los resultados de su implementación sean exitosos, Kaizen debe convertirse en una filosofía de la empresa.

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Por un lado hay un plan de acción pero debidamente enmarcado dentro de una filosofía de trabajo:

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Filosofía: Desarrollar una cultura donde todos los empleados estén activamente comprometidos en mejorar la compañía.

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Plan de Acción: Organizar eventos enfocados en mejorar áreas específicas dentro de la compañía.

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La filosofía será instaurada en una compañía a través de la repetición constante y disciplinada de los eventos establecidos en el Plan de Acción, de esta forma se puede modificar la visión de los trabajadores sobre su contribución a la empresa. Independientemente del rango que ocupen los trabajadores, sin importar si su posición es de nivel operativo, sus contribuciones en forma de  ideas para mejorar son valiosas pues son ellos quienes tienen información de primera mano respecto a los problemas en la operación de la empresa y la mejor forma de solucionarlos. Ejemplos de los eventos mencionados como parte del Plan de Acción son los siguientes:

  1. Establecer metas, proporcionando información necesaria para estas.
  2. Revisar el estado actual y desarrollar un plan para mejoras.
  3. Implementar mejoras.
  4. Revisar y arreglar lo que no funciona.
  5. Reportar resultados y determinar si hay elementos a los cuales darles seguimiento.
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En la siguiente sección te presentaremos los requerimientos y principios necesarios para adoptar la filosofía Kaizen.

Requerimientos y principios para implementar Kaizen

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Diversos ejemplos de la industria muestran la importancia de contar con los requerimientos en la actitud de los involucrados para que la implementación de Kaizen sea exitosa, a continuación listamos dichos requerimientos actitudinales:

  • Alto compromiso de la dirección de la empresa.
  • Alta receptividad y perspectiva respecto a nuevos puntos de vista y aportes.
  • Alta disposición de implementar cambios.
  • Actitud receptiva hacia errores identificados durante el proceso.
  • Alta valoración del recurso humano.
  • Disposición de elaboración de estándares (garantía para no depreciar las mejoras)
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Un detalle que vale la pena hacer notar es que la implementación de Kaizen no demanda forzosamente una inversión monetaria, por el contrario, el enfoque es realizar las mejoras planeadas haciendo un mejor uso de los recursos existentes. Enseguida te mencionamos los cuatro principios Kaizen:

  1. Optimización de recursos actuales: El primer paso de implementación consiste en analizar a conciencia el uso de los recursos actuales y buscar alternativas para mejorar su uso.
  2. Rapidez en la implementación de soluciones: En otras palabras, Kaizen no es algo que se asocia al largo plazo,no en el sentido de tener que esperar mucho para ver los resultados pero sí en cuanto a que debe ser una filosofía que se prolongue en el tiempo.  Bajo este esquema de trabajo se busca reducir los procesos burocráticos de toma de decisiones. La propuesta de Kaizen para lidiar con problemas complejos es descomponerlos en partes que tengan soluciones más sencillas en lugar de buscar la solución del todo.
  3. Criterio de bajo o nulo costo: Se relaciona con el primer principio. Kaizen se enfoca en utilizar inversiones para incentivar la participación del capital humano mas no promoverá que una falla en la gestión se sustituya con inversión y uso de capital, ésta deberá solucionarse a través de la mejora continua.
  4. Participación activa del personal operativo en todas las etapas: Una característica de Kaizen es que todos los empleados deben estar involucrados en todas las etapas de las mejoras a implementar.

El círculo de Deming

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Ya te hemos mencionado la dualidad del concepto Kaizen: Eventos y filosofía. Ahora bien, la versión esquemática de un evento se representa con el círculo de Deming, que toma su nombre de uno de los contribuidores en la creación de Kaizen el Dr. William Edwards Deming. Este círculo se aplica a otros contextos de mejora continua como la implementación de ISO 9000, ISO 14000 (calidad ambiental), e ISO 22000 (inocuidad alimentaria), entre otras.

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El ciclo se compone de cuatro fases: “Plan”, “Do”, “Check” y “Act”.

  1. “Plan” (Planear): Qué hacer y cómo hacerlo.
    • Situación Actual
    • Análisis de Información (Datos del objetivo)
    • Objetivo
  2. “Do” (Hacer): Hacer lo planeado.
    • Propuestas de Solución
    • “Sólo Hazlo”
  3. “Check” (Verificar): Cómo se ha realizado. ¿Se están alcanzando los resultados establecidos en la planeación?
    • Supervisión
    • Verificación
  4. “Act” (Actuar): Cómo mejorar
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Una vez que se ha alcanzado la etapa Actuar se reinicia el ciclo, es decir, las mejoras identificadas se incorporarán en un nuevo plan.

 

Reflexión final

Te hemos presentado las principales características de la filosofía/metodología de trabajo Kaizen. Te hemos enfatizado que el éxito de su implementación depende en gran medida de la disciplina y constancia para generar eventos en los que se involucren a todos los empleados con el objetivo de generar mejoras continuas. Ideas como “a los puestos operativos no se les paga para pensar”, constituyen una barrera para la implementación exitosa de Kaizen. Por lo tanto, si estuvieras liderando una implementación de este tipo, te sugerimos revisar otras herramientas disponibles en Aula Interactiva para estimular a tus compañeros de forma que se involucren en esta labor.

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