El Sistema de Planificación Hoshin Kanri

por Carlos Del Castillo

Dirige a tu equipo de trabajo en la dirección correcta

Hoshin Kanri es un método de planificación estratégica que facilita el camino que debe seguirse para finalizar un objetivo. Para ello, toma en consideración a todos los miembros de la organización. Bajo este proceso de mejora se considera que la participación de cada trabajador es indispensable y se postula que el desconocimiento o falta de proactividad de un individuo puede afectar a todo el sistema.

¿Alguna vez has remado en canoa para tres personas? Si ese es el caso, habrás notado que la coordinación es fundamental. Sobre todo en una carrera; cada remador debe tener en claro su objetivo: llegar a la meta, así como también conocer su rol. En otras palabras, la colaboración de cada integrante es esencial y el desinterés de algún miembro puede reducir las posibilidades de éxito.

El ejemplo anterior es básico, ya que tres personas no exige demasiado esfuerzo intelectual, es una tarea fácil de manejar. Sin embargo, una compañía con cientos o miles de empleados necesitará un sistema que asegure que cada miembro, sin importar su punto de partida, consiga alcanzar el destino que es capaz de conseguir.

¿Por qué es tan importante el Hoshin Kanri?

Para todo proyecto o actividad es fundamental que cada miembro del equipo se comunique y ofrezca apoyo en cada fase de ejecución del objetivo principal. Sin embargo, si se trabaja en una gran empresa, probablemente esto no sea suficiente. En otras palabras, puede que a tu equipo le vaya de maravilla, pero si a otras áreas de trabajo no les va demasiado bien, lo más seguro es que se presenten atrasos inesperados en tu planificación.

Debe haber una coordinación entre todos los departamentos de la organización. No importa que tan buenos sean los productos de tu compañía, si el departamento de marketing no tiene claro sus objetivos entonces el producto nunca será conocido de forma apropiada por los clientes. O por otro lado, poco importa si tienes un sistema logístico impecable, ya que nada podrás hacer si el departamento de compras no mantiene una comunicación estratégica con los proveedores. Según el proceso de Hoshin Kanri, debe haber armonía y equilibrio en la fuerza de trabajo de cada individuo dentro de la organización.

Debes pensar en esto como una cadena, en donde no importa que tan larga sea ella, si un eslabón es débil, afectará a la unión completa de todos los eslabones que la forman.

¿Qué deberías saber sobre esta herramienta?

Hoshin – La dirección correcta para el equipo.

Dos áreas fundamentales son abarcadas por la metodología de Hoshin: la dirección estratégica y la gestión operativa.

Cuando hablamos de dirección estratégica hacemos referencia a la alta gerencia. En este sentido se trata de coordinar a los equipos de trabajo para que cumplan sus tareas propuestas en el tiempo indicado y con la calidad mínima requerida.

La gestión operativa es un planteamiento muy interesante y propone que los cargos inferiores pueden ofrecer grandes beneficios a una organización si participan abiertamente en los procesos. Es decir, no sólo basta con cumplir las tareas asignadas, sino que además se debe aportar conocimiento y experiencia.

Para hacerte una idea más clara, puedes pensar en un triángulo, en donde el tope superior se representa por los altos cargos directivos. Mientras que en la base se posicionan todos los cargos inferiores. De arriba hacia abajo se delegarán las actividades, así como también se proveerá información para el correcto cumplimiento de las metas. Y de abajo hacia arriba fluirá conocimiento y experiencia. Esto es así porque son los empleados los que están más cerca de los problemas diarios. Por tanto, los operarios son aquellos que más conocimiento poseen acerca de la competencia, el trato con los clientes, las políticas y demás.

¿Cómo aplicar el Hoshin Kanri en una empresa?

El ciclo PHVA de Deming es una herramienta que ayuda en la resolución de problemas. Con Deming se puede planear de forma coherente para conseguir resultados tangibles que puedan, eventualmente, ser estandarizados. Las siglas PHVA ilustran cuatro pasos: la planeación, el hacer, la verificación y la actuación

Hoshin Kanri fue inspirado por Deming, ya que para lograr que todos los miembros de la organización mantengan una comunicación deseada, es necesario planear eficientemente y para ello, se utiliza el ciclo PHVA de Deming.

Eastos son los pasos de Deming, tomando en consideración la perspectiva de Hoshin Kanri.

Paso 1

Planificar para resolver un problema

Si existe algún problema que necesite arreglo, entonces se debe pensar de qué manera se pueden manejar los recursos disponibles para poder lograr las metas planificadas. Con la planeación Hoshin, también es importante saber de qué manera se comunicará la alta y baja gerencia, ya que el éxito de un plan no sólo se encuentra en los recursos que posea la empresa, sino además, en la participación coordinada de todos los miembros involucrados en el problema.

Paso 2

Hacer posible la comunicación del plan

Seguramente habrás reunido a un equipo de personas con experiencia para conversar sobre el problema y habrás conseguido buenas ideas que habrán motivado una planificación. Ahora, deberás comunicar tu plan a toda la organización, recordando que se debe transmitir la información de forma clara y precisa, de manera tal que la visión y las metas sean entendidas por todos. Si fallas en comunicar el plan de forma apropiada, los trabajadores no estarán coordinados y el resultado final podría no ser el deseado.

Cabe acotar que todo plan tiene un objetivo principal: la finalización exitosa. Pero además, también es importante resaltar que existen varias metas que deben cumplirse para llegar al objetivo. Así que es mejor no pensar en la planificación como una sola, pues existe una planificación individual para cada meta.

Por ejemplo: construir un robot es un objetivo, pero crear cada extremidad es una meta distinta. Se dispondrán ingenieros para cada brazo y pierna. Si todas las metas son logradas, entonces el objetivo se cumplirá: un robot con todas sus partes.

Paso 3

Verificar si el plan ha se ha completado

El tiempo pasa y como director debes asegurarte que se estén llevando a cabo las metas. En caso de que sea así, debes mantener el ritmo para cumplir las metas posteriores sin contratiempos.

Si las metas no ofrecen los resultados deseados, entonces deberás reevaluar la planificación. Pero antes de eso, es importante que definas exactamente cuál es el problema que origina los resultados indeseados. Para ello, el uso del Análisis de Pareto para hallar causas y efectos es primordial, ya que ahorra una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. Pareto registra todos los posibles problemas e identifica los más importantes; a partir de allí se puede determinar un método de mejora con mayor sencillez.

En la fase de verificación se debe realizar un seguimiento. Cada meta debe ser evaluada y monitoreada con detenimiento antes de proseguir a la siguiente, ya que si no se mantiene un control, puede que al final las metas no compartan sentido. Si se cita el ejemplo del robot, entonces se observarían piernas y brazos más largos que otros, hasta incluso es probable que el grosor de las piezas no se ajusten y sea imposible armar las diferentes partes, es es la razon por la que debe existir coordinación.

Paso 4

Actuar proactivamente

A estas alturas el objetivo ha sido cumplido. Sin embargo, todavía debes determinar qué tanto se ajustan los resultados actuales con respecto a los planificados inicialmente. Ya sea que los objetivos cumplan o no las expectativas, debes tener en mente que todo proceso debe ser contínuamente mejorado.

Todos los problemas que se hayan presentado a lo largo de la planificación deberán ser registrados. De esta manera te asegurarás de que no se vuelvan a cometer estos errores nuevamente, lo cual desarrolla la experiencia de los trabajadores e incrementa la posibilidad de hacerlo mejor la siguiente vez.

Actuar proactivamente luego de haber cumplido el objetivo es fundamental para garantizar el crecimiento. Siempre se puede mejorar, por lo que hay que mantener un seguimiento permanente.

Últimas reflexiones

Con la planeación Hoshin Kanri es posible orientar a los trabajadores de forma lógica para alcanzar sus objetivos y esto se logra con participación. La comunicación es esencial y debe mantenerse de inicio a fin entre todos los miembros.

Se busca establecer relaciones efectivas entre la alta y baja gerencia y es importante que se mantenga un ritmo de trabajo para que los resultados tengan coherencia.

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