Habilidades para la resolución de problemas

por Felipe Bernal
Resolución de Problemas

¿Qué es la Resolución de Problemas?

Tener la habilidad de resolver problemas con eficacia puede marcar la diferencia en su carrera y en su vida en general, ya que todos los días deberá enfrentarse a problemas de todo tipo y es vital saber tomar decisiones acertadas. Ya sea que esté resolviendo un problema para un cliente o apoyando a quienes están en el proceso de resolver un conflicto, los temas a enfrentar pueden ser de todo tipo desde simples a complejos, difíciles o fáciles.

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Una parte fundamental en el rol de todo gerente es encontrar diferentes maneras para resolver los problemas en el ámbito laboral. Por ello es muy importante que sea un confidente de los otros trabajadores para que pueda tener éxito. Mucha de la confianza necesaria para resolver eficazmente un problema proviene de tener un buen proceso de resolución cuando van surgiendo los problemas. Al poseer dicha habilidad podrá resolver los problemas rápido y de manera efectiva. Pero de lo contrario podría producirse un resultado inefectivo o no podrá aportar ninguna solución lo cual ocasionará consecuencias negativas.

Cuatro pasos para resolver problemas eficazmente

  1.  Definir el problema
  2.  Entender la complejidad
  3.  Evaluar y seleccionar alternativas
  4.  Implementar soluciones

1. Definir el problema

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La clave para definir el problema radica en asegurarnos de que estamos lidiando con el problema y que no solo se trata de síntomas o suposiciones. Por ejemplo si el rendimiento de su equipo de trabajo es bajo, puede sencillamente suponer que el problema es que individualmente están realizando un mal desempeño.  Pero, si se detiene a mirar más allá, puede que el problema radique en la falta de entrenamiento de su equipo o en la sobrecarga de trabajo, con esto último sí estaría dando un paso eficaz para resolver el problema. Todo puede iniciarse analizando la naturaleza general del problema para luego aclarar las cosas de manera más específica.

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A veces será indispensable hacerse preguntas sobre el problema, apreciar la situación y hacer un análisis con el fin de encontrar las respuestas correctas. En esta etapa también es importante asegurarnos que está observando el tema desde una variedad de diferentes perspectivas. Pero, si se compromete demasiado pronto puede terminar con una declaración del problema que es realmente una solución en su lugar. Por ejemplo, supongamos que en su departamento ha surgido el problema de cómo disciplinar a los empleados que realizan mal su trabajo. Un buen gerente debe ir más allá y descubrir las verdaderas razones del bajo rendimiento de sus empleados. Hay muchos elementos que pueden contribuir a dicho problema y para esto puede consultar la lista de verificación CATWOE que es un poderoso recordatorio que le permite expandir su pensamiento y así encontrar soluciones eficaces.

2. Entendiendo la complejidad de un problema

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Cuando el problema es simple la solución suele ser obvia, pero en realidad es imposible solo tener problemas simples sobre todo si hablamos del ámbito laboral y profesional. Cuando nos decidimos a tomar los cuatro pasos para solucionar eficazmente un problema se deduce de inmediato que es bajo un enfoque más formal, porque es necesario debido a que se trata de un problema o situación compleja y hasta es posible que no haya una red de cuestiones interrelacionadas. Suena muy desalentador pensar en solucionar problemas de este tipo, pero existen numerosas herramientas que pueden ser utilizadas para dar sentido a este tipo de problemas. Algunas de estas herramientas ayudan a crear una representación visual clara de la situación, de manera que usted pueda comprender lo que está sucediendo.

3. Diagramas de Afinidad

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Son ideales para organizar y cotejar muchas piezas diferentes de información con temas en común y así poder descubrir la relación entre estos.

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Otra herramienta muy útil es el Diagrama Causa y Efecto utilizado para generar soluciones viables; para esto debe tener una sólida comprensión de lo que está causando el problema. Continuando con el ejemplo del trabajo deficiente puede utilizarse este diagrama, en este se enfocaría que la falta de formación en los empleados puede contribuir al problema y pondrá también al descubierto las causas reales que subyacen bajo el problema, tales como: sobrecarga de trabajo, problemas tecnológicos entre otros.

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En cambio si el problema se produce dentro de un proceso de negocio, será más útil realizar el Diagrama de Flujo, el Swim Lane Diagram o un Sistema de Diagramas que le ayudarán a ver las diversas actividades y cómo encajan. Esto es vital ya que le ayudará a determinar algún elemento faltante a causa del cual puedes no encontrar la solución al problema que urge resolver.

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Algo que suele pasar es que un problema puede desencadenar una serie de confilctos que solo son descubiertos al solucionarlo. Pongamos de nuevo nuestro ejemplo del trabajo deficiente que además de lo mencionado anteriormente podría ser causado por insuficiencia de habilidades, a lo cual también contribuye la carga excesiva de trabajo en plazos de tiempo muy cortos, lo cual a su vez causa falta de motivación. Otra técnica que será útil en casos como estas es la Drill Down Technique (en inglés) que en español significaría Técnica de Perforación Hacia Abajo con la cual puedes dividir los problemas en partes más pequeñas y así obtener los resultados adecuados.

4. Procesos de resolución de problemas

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Una vez que haz llegado a la conclusion de cuál es el problema real, debes tomar las medidas necesarias para que este desaparezca. Volviendo al ejemplo, si en realidad el problema de la falta de efectividad del grupo se deía a que les faltaban conocimientos para manejar el sistema informático de la empresa y eso ralentizaba sus resultados, implementa cursos de refuerzo para los involucrados y tendrás el tema resuelto.

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Todo se remite a encontrar el meollo del problema, la raíz que lo origina y una vez que estén identificados todos los elementos, solo debes proceder en consecuencia para que dichos problemas desaparezcan y en lo posible, no reincidan en su aparición.

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El enfoque de cuatro pasos para resolver los problemas que hemos mencionado al principio del artículo es útil para muchas situaciones. Pero para obtener un proceso más amplio puedes usar otras herramientas como Simplex o Soft Systems Methodology que proporcionan los pasos para resolver un problema de manera efectiva y se llevan a cabo en 8 etapas.

“Mira tus problemas como retos y habrás empezado a triunfar”.

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