Gestión de los interesados

por José Pestana

Manteniendo el apoyo necesario para tu proyecto

Una vez que hayas identificado, priorizado y entendido los requerimientos y expectativas de los interesados del proyecto, debes centrar tu atención en planificar la comunicación que sostendrás con ellos, a fin de mantenerlos adecuadamente informados y vinculados a la iniciativa que se está llevando a cabo. La adecuada gestión de los interesados aumenta la probabilidad de que las personas clave te respalden y ayuden durante la ejecución del proyecto.

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Principios clave de la gestión de los interesados

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Existen algunas recomendaciones que deberías seguir en la gestión de las partes interesadas de tu proyecto, a saber:

  • Comunícate frecuentemente: Para asegurarte de que el mensaje es comprendido y lograr la respuesta deseada.
  • Consulta, temprano y con frecuencia: Haz preguntas regularmente para obtener información útil e ideas.
  • Recuerda que son humanos: Emplea la inteligencia emocional para tratar con las partes interesadas.
  • Planifica: Invierte el tiempo necesario en la planificación cuidadosa de las comunicaciones con tus interesados. Verás que el tiempo invertido en esta tarea tendrá un rendimiento significativo.
  • Entabla una relación: Trata de generar confianza con las partes interesadas.
  • Sé empático: Escucha a las partes interesadas y colócate en sus zapatos.
  • Gestiona el riesgo: Las partes interesadas pueden ser tratadas como riesgos y oportunidades que tienen probabilidades e impacto.
  • Establece compromisos: Entre las prioridades divergentes de las diferentes partes interesadas.
  • Entiende la definición de éxito: Explora qué significa el éxito del proyecto para la parte interesada.
  • Asume la responsabilidad: La gobernanza del proyecto es la clave del éxito del proyecto.
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Cómo planificar la comunicación con los interesados

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Con el fin de realizar la planificación de las comunicaciones con las partes interesadas puedes emplear una tabla con los siguientes encabezados de columna:

  • Nombre de la parte interesada.
  • Enfoque de las comunicaciones (gestionar atentamente, mantener satisfecho, mantener informado, monitorear).
  • Principales intereses y peticiones.
  • Posición actual del interesado (defensor, partidario, neutral, crítico, bloqueador).
  • Respaldo deseado (alto, medio o bajo).
  • Rol deseado en el proyecto (si lo hay).
  • Acciones deseadas (si las hay).
  • Mensajes necesarios.
  • Acciones y Comunicaciones.
Nombre del interesado Enfoque de las comunicaciones Principales intereses y peticiones Posición actual del interesado Respaldo deseado Rol deseado en el proyecto Acciones deseadas Mensajes necesarios Acciones y Comunicaciones
               
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Tomando la tabla anterior como punto de partida, realiza la planificación ejecutando los siguientes pasos:

  1. Actualiza la tabla de comunicación con los interesados empleando información de la Matriz Poder / Interés
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Basado en la Matriz de Poder / Interés que creaste durante el análisis de los interesados, ingresa los nombres de las partes interesadas, su grado influencia e interés en el proyecto, y tu evaluación actual de cuál su estado actual de respaldo.

  1. Planifica tu enfoque para la gestión de las partes interesadas
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La cantidad de tiempo que debes asignar a las partes interesadas depende del tamaño y la dificultad de tus proyectos y metas, el tiempo de que dispones para la comunicación y la cantidad de ayuda que necesitas para lograr los resultados que deseas.

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Piense en la ayuda que necesitas, el tiempo que te tomará conseguirla y el tiempo que requerirás para la comunicación. La ayuda podría incluir el patrocinio del proyecto, el asesoramiento y la opinión de expertos, revisiones de material para aumentar la calidad, entre otros.

  1. Piense lo que quieres obtener de cada interesado
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Revisa tu lista de interesados pensando en los niveles de apoyo que deseas obtener de ellos y en los roles que te gustaría que jugaran en el proyecto (si los hubiese). Piensa en las acciones que te gustaría que realizaran. Escribe esta información en las columnas “Respaldo deseado”, “Rol deseado en el proyecto ” y “Acciones deseadas”.

  1. Identifica los mensajes que necesitas transmitir
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A continuación, identifica los mensajes que necesitas transmitir a las partes interesadas para convencerlas de que apoyen y se comprometan con tu proyecto. Debes mostrar los beneficios de lo que se está haciendo para la persona u organización interesada, además de concentrarte en los principales factores que comúnmente se consideran de interés, tales como aumentar la rentabilidad o proporcionar mejoras reales.

  1. Identifica las acciones y comunicaciones necesarias
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Por último, averigua lo que debes hacer para ganar y gestionar el apoyo de estas partes interesadas. Con el tiempo y recursos que tienes disponible, identifica cómo llevarás a cabo la comunicación con tus interesados y cómo recibirás su feedback.

Céntrate primero en las partes interesadas de alto poder y alto interés, así como en las partes interesadas de bajo interés / bajo poder. Diseña un plan práctico para comunicarte con los interesados de la forma más efectiva posible, y que garantice que comuniques la cantidad necesaria de información (ni más, ni menos).

Piensa en lo que debes hacer para mantener a tus mejores partidarios comprometidos y a bordo. Trabaja en las acciones necesarias para ganar el respaldo o neutralizar la oposición de los escépticos. Si necesitas el apoyo activo de personas que actualmente no están interesadas en lo que se está haciendo, piensa en cómo puedes involucrarlos y aumentar su nivel de interés.

Adicionalmente, evalúa cómo lo que está haciendo afectará a tus grupos de interés. Cuando sea apropiado, infórmalos lo antes posible de cualquier dificultad que pueda surgir y discute con ellos cómo puedes minimizarla o gestionar su impacto.

Una vez que hayas preparado el plan de comunicación con las partes interesadas, todo lo que necesitas hacer es implementarlo. Al igual que con todos los planes, será más fácil de implementar si lo divides en una serie de pasos pequeños y realizables que puedas ejecutar uno a uno.

Una reflexión final:

La gestión de las partes interesadas es el proceso por el cual se planifica y establece comunicación con los principales interesados del proyecto, con el fin de ganar su apoyo.

La gestión de las partes interesadas es precedida por el análisis de los interesados, en la que se identifica y prioriza a estos actores, y se comienza a entender sus expectativas y requerimientos. Una vez completado el análisis de interesados, debes preparar un plan para comunicarte asertivamente con ellos.

Para preparar el plan de comunicación con los interesados ejecuta los siguientes pasos:

  1. Actualiza la tabla de comunicación con los interesados empleando información de la Matriz Poder / Interés.
  2. Planifica tu enfoque para la gestión de las partes interesadas.
  3. Piense lo que quieres obtener de cada interesado.
  4. Identifica los mensajes que necesita transmitir.
  5. Identifica las acciones y comunicaciones necesarias.

Una buena gestión de las partes interesadas es clave para ganar el apoyo necesario para llevar a cabo tu proyecto y además elimina una fuente importante de estrés durante su ejecución.

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