Fases y Procesos de la Gestión de Proyectos

por José Pestana

Cómo estructurar tu proyecto

Los gerentes de proyecto experimentados emplean metodologías o marcos de trabajo reconocidos para gestionar sus proyectos, salvo que sean pequeños o de baja complejidad, siendo preferible en este último caso la utilización de un plan de trabajo simple.

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En el contexto internacional existen diversas metodologías tradicionales para la gestión de proyectos grandes, siendo las reseñadas en los estándares PMBOK y PRINCE2 dos de las más ampliamente difundidas y aplicadas. Además, es cada vez más común encontrar organizaciones que emplean metodologías híbridas, o que incluso desarrollan pautas internas propias para la gestión de sus proyectos.

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En general las metodologías de gestión de proyectos presentan diferencias en cuanto a los términos y abordaje de las iniciativas, pero habitualmente comparten dos características clave: los proyectos se entregan en etapas y ciertos procesos comunes de gestión de proyectos se ejecutan a través de las mismas. En este artículo te explicaremos cuáles son esas etapas y procesos, con el objetivo de que aprendas a estructurar tus proyectos de forma óptima.

Fases y procesos habituales

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En la siguiente imagen se muestran las fases por las que comúnmente atraviesa un proyecto grande, así como los grupos de procesos que deben ser ejecutados durante cada una de esas etapas para lograr un desenlace exitoso.

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Fases del proyecto

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Las fases son muy importantes para los gerentes de proyecto. La división por fases es una estrategia empleada para desarrollar los proyectos de forma gradual. Quizá, en iniciativas pequeñas o de poca criticidad no sea tan evidente su utilidad, pero en proyectos grandes es más que necesario para evitar la ejecución de actividades inútiles o la realización de las mimas en el orden incorrecto.

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Como gerente de proyecto debes asegurarte de que los entregables producidos al final de cada fase cumplan su propósito, y de que los miembros del equipo de proyecto estén debidamente preparados para la siguiente fase. Las entregas requeridas para dar por concluida cada fase están plasmadas en la Estructura de Desglose de Trabajo (WBS por sus siglas en inglés). La WBS se redacta como parte de las actividades de preparación y luego es validada con la ayuda del resto del equipo de proyecto.

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Al final de cada fase, alguien debe aceptar los entregables. En consecuencia, es importante que durante la preparación identifiques quienes deben aprobar cada uno de los resultados del proyecto. Las instancias de aprobación pueden incluir la junta del proyecto, el patrocinador del proyecto o los interesados ​​clave. Una vez que los resultados cubran las expectativas y requerimientos de las instancias de aprobación, la fase se completa y el equipo de proyecto puede pasar avanzar a la siguiente etapa. Por esta razón, es común el empleo de la palabra compuerta en gestión de proyectos; cuando el equipo obtiene la aprobación del entregable y avanza de una fase a otra es como si se le estuviera permitiendo atravesar una compuerta.

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Las fases exactas y el orden en que se deben completar pueden variar ligeramente, dependiendo de la metodología empleada y de lo que necesitas lograr con tu proyecto. Sin embargo, las siguientes fases constituyen una buena referencia aplicable a la mayoría de los casos:

  • Estrategia de proyecto y caso de negocio.
  • Preparación.
  • Diseño.
  • Desarrollo y pruebas.
  • Capacitación y preparación para el negocio.
  • Soporte y obtención de beneficios.
  • Cierre del proyecto.
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Exploremos ahora los detalles de cada una de estas fases.

Estrategia de Proyecto y Caso de Negocio

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En esta fase se define los requerimientos generales del negocio asociado al proyecto y se propone el enfoque o la metodología que se empleará para abordarlo.

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La compuerta al final de esta fase es la aprobación de tu propuesta de proyecto de alto nivel y del caso de negocio que valida el enfoque que deseas utilizar. Aquí, también debes demostrar que puedes alcanzar el objetivo del proyecto dentro de los plazos y el presupuesto requeridos.

De hecho, la revisión del caso de negocio es algo que no sólo se debe realizar al final de esta fase. Asegúrate de hacerlo al final de cada una de las fases del proyecto, con el fin de garantizar que sigue siendo válido y que la iniciativa en la que estás trabajando aún tiene sentido. Si algo ha cambiado, debes revisar el caso de negocio y ajustarlo según sea necesario.

Preparación

En la fase preparación debes trabajar con los principales interesados ​​y los miembros del equipo del proyecto que ya han sido identificados, con el fin de establecer las bases del proyecto e iniciarlo. Las grandes actividades en esta fase son:

  • Completar una Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) de Alto Nivel.
  • Preparar el plan de alto nivel del proyecto (nivel de hitos). Es una buena práctica trabajar con los miembros apropiados del equipo de proyecto para producir planes detallados en cada una de las fases posteriores, con el fin de propiciar el sentido de pertenencia sobre los mismos.
  • Identificar y reclutar a los miembros del proyecto.
  • Producir el Documento de Inicio del Proyecto.
  • Seleccionar terceros para ayudar en la ejecución de las primeras fases del proyecto (por ejemplo, subcontratistas de TI o socios).
  • Ejecutar las acciones necesarias para asegurar los recursos clave (por ejemplo, reservar salas para la fase de capacitación, y asignar escritorios y computadores para los miembros del equipo de proyecto.

Diseño

Esta es la fase en la que se crean los entregables del proyecto. Para ello, debes emplear como punto de partida la documentación de la estrategia y el caso de negocios, así como el documento de inicio del proyecto. El siguiente paso es trabajar con las partes interesadas pertinentes para desarrollar o diseñar en detalle los entregables. Es habitual emplear analistas de negocios para ayudar en esta tarea, especialmente en proyectos grandes.

Probablemente tengas una junta de proyecto o un patrocinador que es responsable de aprobar el diseño general de la solución, pero asegúrate de recibir también la contribución de otras partes interesadas. Esto te ayudará a ganar la confianza y soporte de todos.

Si se requiere realizar cambios en los procesos, utiliza un diagrama de flujo o un diagrama de carril para crear un mapa detallado de cómo funcionarán las cosas. En esta etapa, debes hacer todo lo que puedas para anticipar los problemas del proyecto antes de comenzar a trabajar en sus entregables; por lo general, los problemas son casi siempre más fáciles y más baratos de solventar en la etapa de diseño que una vez iniciado el trabajo de implementación.

Selecciona cuidadosamente las partes interesadas para la fase de diseño detallado. Un buen diseño es uno de los principales ingredientes para producir un entregable de proyecto satisfactorio. Si no te esmeras en hacer un diseño detallado o si éste es deficiente, es poco probable que los resultados del proyecto satisfagan los requerimientos iniciales.

Desarrollo y Pruebas

Una vez realizada toda la planificación y el diseño, el equipo de proyecto ahora puede comenzar a desarrollar y construir los entregables, ya sea que se trate de una pieza de software, un puente o un proceso de negocio.

En esta fase se deben probar a fondo los componentes desarrollados para confirmar que funcionan tal como deberían hacerlo.

Capacitación y preparación para el negocio

Esta fase consiste en preparar todo para el lanzamiento del proyecto. Las siguientes son algunas de las actividades comunes durante este período:

  • Capacitar a los usuarios.
  • Poner en marcha un sistema de soporte continuo.
  • Transferir datos a nuevos sistemas.
  • Identificar lo que se requiere para que el proyecto sea efectivo desde la fecha de lanzamiento, y asegurarse de ejecutarlo oportuna y adecuadamente.

Soporte y obtención de beneficios

Asegúrate de proporcionar a la empresa el debido soporte de transición después de que se lance el producto o servicio asociado al proyecto.  Piensa con detenimiento si algo más debe ser hecho antes de que los miembros de tu equipo sean reasignados. A menudo, al concluir los proyectos, los equipos son asignados a otros trabajos de forma prematura, lo cual condiciona la obtención completa de todos los beneficios del proyecto.

Considerando lo anterior, debes supervisar la entrega de los beneficios del proyecto. Esto te servirá además para promocionar tu iniciativa o para identificar otras acciones necesarias para garantizar el éxito del proyecto.

Es una excelente idea supervisar los beneficios como parte de las actividades regulares, pero también deberías  seguir haciéndolo aún después de que el proyecto esté cerrado.

Cerrar

Cerrar un proyecto no es la parte más emocionante de su ciclo de vida, pero, si no lo haces correctamente, puede impactar en la entrega de beneficios a la organización. Asegúrate de hacer lo siguiente en esta fase:

  • Completa, clasifica y guarda toda la documentación.
  • Realiza una revisión posterior a la implementación para que tú y tus colegas puedan emplear la experiencia adquirida en futuros proyectos.
  • Utiliza tus conexiones de negocio para reasignar a los miembros del equipo del proyecto a roles apropiados dentro la organización. Esto con el fin de evitar la pérdida de personal valioso por la experiencia y el conocimiento que han adquirido al trabajar en el proyecto.

Procesos de Gestión de Proyectos

Ahora que conoces las fases en las que habitualmente se divide un proyecto, conviene profundizar en los procesos clave de gestión que se ejecutan a través de todas esas fases, a saber:

  • Gestión de fases.
  • Planificación.
  • Control.
  • Gestión de equipos.
  • Comunicación.
  • Procura.
  • Integración.

Estos grupos de procesos también varían en función de la metodología de gestión de proyecto empleada, incluso varían dependiendo de la versión de cada metodología (siempre se producen actualizaciones). Sin embargo, la lista proporcionada constituye una buena aproximación.

Echemos un vistazo a cada proceso.

Gestión de fases

Este grupo de procesos tiene por propósito satisfacer las condiciones para completar cada fase del proyecto e iniciar la siguiente. Para ello, asegúrate de que entiendes completamente los entregables que deben ser completados y qué partes interesadas deben aprobarlos para que puedas pasar a la siguiente fase (atravesar la compuerta). Los requerimientos y entregables se encuentran generalmente en el Documento de Inicio del Proyecto, por lo que debes revisarlo habitualmente.

Planificación

Consiste en realizar una planificación de alto nivel para todo el proyecto, y luego, al inicio de cada fase, llevar a cabo una planificación más detallada. Asegúrate de contar con las personas, los recursos, las metodologías y las herramientas de apoyo adecuadas para cada fase de planificación. Esto último es clave para que puedas entregar el proyecto a tiempo, según el presupuesto y cumpliendo los estándares de calidad aplicables.

Control

Como gerente de proyecto debes controlar el alcance, costo y los problemas, así como gestionar eficazmente el tiempo, los riesgos y beneficios. Crea informes que contengan la información necesaria para obtener una imagen exacta de cómo están sucediendo las cosas. Una forma común de hacerlo es empleando un tablero de proyecto.

Gestión del equipo

Como gerente de proyecto eres responsable de la gestión del equipo. Trabajar en un proyecto es a menudo diferente de la mayoría de las actividades que habitualmente se realizan durante la operación continua del negocio, y el trabajo puede requerir un enfoque y un conjunto de habilidades diferentes. En virtud de ello, es probable que se necesite capacitación específica de gestión de proyectos y algo de soporte.

Por otra parte, aparecen complejidades adicionales en la gestión de los miembros del equipo cuando desempeñan, de forma simultánea, otros roles en la organización además de sus papeles en el proyecto.

Comunicación

Asegúrate de tener claro quién es responsable de comunicar a los miembros del equipo, a la junta de proyecto, a las diferentes partes interesadas dentro del negocio y a los terceros relevantes. La comunicación inadecuada es uno de los problemas más comunes durante la ejecución de proyectos. Es de suma importancia que los miembros del equipo y tú hagan un esfuerzo por comunicarse de forma oportuna, asertiva y cubriendo toda la materia que deba ser cubierta.

Procura

La procura es un área especializada. Muchos proyectos contratan a terceros para administrar las compras, particularmente cuando se trata de sistemas de TI. La gestión de estos terceros a menudo está a cargo del gerente de proyecto, por lo que debes conocer las generalidades del proceso.

Si como gerente de proyecto estás a cargo de realizar la procura, entonces debes gestionar el proceso de forma profesional y aplicando buenas prácticas (por ejemplo: eligiendo el tipo de contrato que mejor se adapte al tipo de procura).

Integración

A menudo los proyectos dentro de una organización suelen afectar otras áreas del negocio. Analiza cómo tu proyecto se conecta con otros proyectos o funciones dentro de la organización y toma las acciones necesarias para realizar una buena integración y evitar cualquier posible impacto negativo.

Una reflexión final
Una de las labores más importantes del gerente de proyecto tiene que ver con la estructuración del trabajo a ser realizado. Para ello, los gerentes de proyecto experimentados emplean metodologías o marcos de trabajo reconocidos, tales como los estándares PMBOK y PRINCE2.En general, las metodologías de gestión de proyectos presentan diferencias en cuanto a los términos y abordaje de las iniciativas, pero generalmente comparten dos características clave: los proyectos se entregan en fases y ciertos procesos comunes de gestión de proyectos se ejecutan a través de las mismas. Como gerente de proyecto debes conocer cuáles son estas fases y grupos de procesos y dominarlos a cabalidad.

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