Estrategias de Retroalimentación

por Felipe Bernal
retroalimentación

Manteniendo a tu equipo bien integrado y aumentando su rendimiento

Si quieres, puedes aprender sobre estrategias de retroalimentación mediante un vídeo.

Cuando oyes esta frase: “Revisión de rendimiento” ¿Qué sucede? ¿Se te hace un nudo en la garganta? Tanto los empleados como los directivos de todo el mundo sienten pavor al escuchar hablar de este evento y esto pone al descubierto el problema principal: hemos institucionalizado el dar y/o recibir retroalimentación. Solemos incluso “ahorrar” comentarios positivos respecto al rendimiento de otras personas y solo documentamos las cosas a tener en cuenta, respecto al desarrollo de X empleado o compañero. Solo cuando el gerente trae al departamento un nuevo empleado surge repentinamente en la oficina el valor de “la crítica constructiva” alrededor de ese desafortunado nuevo empleado/a.

Sin duda, el proceso es desconcertante y hasta provoca miedo. Y este tipo de ambiente emocional es el equivocado para discutir el rendimiento ajeno y poder introducir sugerencias para mejorar, más aún, si hablamos de metas para el futuro. Esto es una pena, porque dar o recibir retroalimentación o el término en inglés feedback, es la parte de la comunicación más importante que se puede realizar con los miembros de un equipo.

Cuando se hace de la manera correcta y con las intenciones adecuadas, la comunicación de retroalimentación es la avenida que lleva en la direccion correcta y de la forma más ágil, hacia el mejor rendimiento. Los empleados deben saber lo que están haciendo bien y lo que pueden (y deben) mejorar. Para ellos escuchar las ideas y sugerencias del gerente es una guía para mejorar, sin embargo la retroalimentación debe ser realizada cuidadosamente y con frecuencia.

La retroalimentación efectiva es una habilidad. Y como en todo se requiere práctica para construir la confianza y perfeccionarla. Lo que veremos a continuación es una “colección de formas de dar retroalimentación”, una serie de consejos útiles que puedes comenzar a poner en práctica hoy mismo.

Consejo:
Hablamos en general de la retroalimentación entre gerente/supervisor y empleados. Pero la retroalimentación puede y debe ser dada de arriba hacia abajo, abajo arriba y lateralmente. Siempre se aplican los mismos principios.

Dando retroalimentación de manera efectiva

Regla número 1. Trata que sea una proceso y una experiencia positivas

Antes de empezar con la retroalimentación no olvides recordar porqué lo estás haciendo. El propósito debe ser siempre: mejorar el rendimiento de tus empleados o una situación determinada. Y no lo vas a lograr siendo crítico, duro u ofensivo.

Eso no quiere decir que siempre vas a ser positivo. Hay un papel para la negatividad e incluso la ira si alguien no está prestando suficiente atención a lo que estás diciendo. Sin embargo, esto debe ser usado  con moderación. De esta manera  lograras obtener más de la gente si tu enfoque es positivo y centrado en mejorar.

Regla número 2. Se Puntual

No esperes a coger a la persona en un mal momento. Dar retroalimentación no se trata de sorprender a alguien lo antes posible o cuando menos se lo espere.

Mejor piénsalo de esta manera: es mucho más fácil hablar con alguien del trabajo hecho en una hora y que no ha salido bien, que hacerlo acerca de todas las horas mal usadas de todo un año.

Consejo:
Una excepción a esta regla sería si la situación en cuestión es altamente emocional. En este caso es mejor esperar a que todo se haya calmado antes de dar una retroalimentación. No es bueno correr el riesgo de expresarse de forma que luego tengas que arrepentirte. Mejor tratar los temas en “frío” y con la mente despejada ya que la idea de la retrolimentación es buscar soluciones y no crear más conflictos.

Regla número 3. Hazlo regularmente

La retroalimentación es un proceso que requiere atención constante. Cuando hay que decir algo, dílo. Así tu personal sabrá dónde está parado en todo momento y no habrá sorpresas. Y de esta manera evitas que los problemas se salgan de control. Esto no es una vez al año o en una reunión con ese fin cada tres meses. Cualquier momento es adecuado para la retroalimentación formal o informal. Debe ser una información sencilla, que se debe dar quizá cada semana o cada día, dependiendo de la situación.

Con este tipo de retroalimentación frecuente e informal, nada que digas durante las sesiones formales de retroalimentación será inesperado, ni sorprenderá a nadie o les resultará particularmente difícil de entender.

Regla número 4. Prepara tus comentarios

No se trata de leer un guion pero sí debes tener claro lo que vas a decir. Esto te ayudará a mantenerte en el camino y a centrarte en las cuestiones primordiales a tratar.

Regla número 5. Se específico

Di a la persona exactamente lo que necesita para mejorar. Esto asegurará que se atenga a los  hechos y dará menos cabida a la ambigüedad. Por ejemplo, si dices a alguien que actuó poco profesionalmente ¿qué significa exactamente? ¿Fue demasiado fuerte, amable, demasiado informal, poco serio o estaba mal vestido?

Recuerda que debes atenerte a lo que sabes de primera mano: nunca debes dar retroalimentación basándote en las opiniones o experiencias de otras personas. Por eso el feedback debe ser en todas direcciones.

Regla número 6. Critica en privado

Mientras que el reconocimiento público se aprecia, el escarnio público es aborrecible. Establece un lugar seguro donde no seas interrumpido y donde no los escuche nadie más.

Regla número 7. Usa la afirmación “Yo”

Da siempre la retroalimentación desde tu perspectiva, de esta manera evitarás el etiquetado de la persona. Puedes decir “yo me sentí enojado y dolido cuando criticaste mi informe frente al jefe” en vez de decir “ayer te comportaste de un modo muy insensible”.

Regla número 8. Limita tu enfoque

En una sesión de retroalimentación se deben discutir no más de dos cuestiones. Si te “pasas”, te arriesgas a que la persona tenga la sensación de ser atacada y se desmoralice. Elige los temas más importantes y aquellos en los que creas que las conductas de la persona pueden mejorar.

Regla número 9. Habla también de lo positivo

Una buena regla es empezar con algo positivo, esto ayuda a distender el ánimo de las personas. No todo puede ser tan malo, así que comienza hablando de lo bueno que ha hecho y pasa a los errores de manera sutil, sin brusquedades ni ataques.

Aunque no estás obligado, también puede ayudar que des una respuesta positiva al final de la sesión de retroalimentación. De lo contrario, los empleados pueden sentirse desanimados o sin valor.

Consejo:
Muchas personas pueden tender a exagerar y terminan convirtiendo la retroalimentación constructiva en algo diferente. El equillibrio entre lo positivo y los errores es fundamental, ya que si fuera tan malo lo despedirías y si fuera tan bueno, no tendrías que tener una charla de crítica. Nunca caigas en el error de querer evitar herir suceptibilidades y no decir lo que es necesario, pues los empleados pueden pensar: “Vaya, lo estoy haciendo muy bien”, en lugar de: “Soy muy bueno en la comunicación con mis clientes, pero tengo que elevar mis habilidades interpersonales con mis compañeros de trabajo”.

Regla número 10. Proporciona sugerencias específicas

Asegúrate de que ambos saben lo que hay que hacer para mejorar la situación. El mensaje principal debe ser que tu te preocupas y quieres ayudar a las personas a crecer y desarrollarse. Establece metas y haz planes para monitorear y evaluar el progreso.

El propósito principal de dar retroalimentación es mejorar el rendimiento. Tienes que saber lo que está sucediendo y luego hacer ajustes sobre esa marcha. Asegúrate de documentar tus conversaciones y discutir lo que está funcionando y lo que debe ser modificado. Esto significa que debes dar un seguimiento luego de la retroalimentación.

Vídeo sobre sobre estrategias de retroalimentación

Reflexión

La retroalimentación se compara a una calle de dos vías: Necesitarás saber darla con eficacia y al mismo tiempo recibirla de manera constructiva. Por ello estas 10 reglas para la estrategia de retroalimentación tienen como fin crear un poderoso medio de desarrollo personal. Es una estrategia necesaria y aplicándola harás que un encuentro para ambos, sea más alentador y constructivo.

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