Estimar el tiempo con precisión

por José Pestana

Calculando plazos realistas para el proyecto

¿Alguna vez has estado en un proyecto en el que la fecha tope era demasiado ajustada?

Seguramente en esa ocasión los ánimos estaban caldeados, los patrocinadores no estaban contentos, y los miembros del equipo estaban trabajando una cantidad de horas absurdamente alta. Lo más probable es que esto haya ocurrido porque alguien subestimó la cantidad de trabajo necesario para completar el proyecto.

La gente a menudo subestima la cantidad de tiempo necesario para ejecutar proyectos, sobre todo cuando no está familiarizada con el trabajo que hay que realizar. Por ejemplo, podrían no tener en cuenta los acontecimientos inesperados o un trabajo urgente de última hora, fallando así en prever la complejidad del proyecto y su entorno. Claramente, este es el caldo de cultivo propicio para generar problemas durante la ejecución del proyecto.

Si quieres que el proyecto sea exitoso es importante que estimes con precisión el tiempo. En este artículo te explicamos el proceso para hacer buenas estimaciones de tiempo, y exploramos algunos de los métodos de los que puedes echar mano para tal fin.

¿Por qué estimar el  tiempo con precisión?

La estimación exacta del tiempo es una habilidad crucial en la gestión de proyectos. Sin ella es imposible saber cuánto tiempo tomará realizar el trabajo y, por tanto, será muy difícil que obtengas la aprobación y respaldo de sus promotores.

Aún más importante, y pensando en tu carrera, es tener en cuenta que los patrocinadores a menudo juzgan si un proyecto se ha ejecutado satisfactoriamente o no dependiendo de si se ha entregado a tiempo y dentro del presupuesto. Para tener éxito como gerente de proyectos tienes que ser capaz de negociar presupuestos razonables y plazos alcanzables.

Cómo estimar con precisión el tiempo

Utiliza estos pasos para hacer estimaciones de tiempo precisas:

Paso 1:Comprende el trabajo que se requiere

Comienza por identificar todo el trabajo que hay que hacer en el proyecto. Trata de entender los requerimientos de negocios mediante un análisis y desglosa estructuradamente las tareas de trabajo, entre otras, para ayudarte en esta tarea. Hazlo con todo el detalle posible.

Como parte de este paso, asegúrate que haya tiempo para reuniones, informes, comunicaciones, pruebas y otras actividades que son críticas para el éxito del proyecto.

Paso 2: Prioriza las actividades y tareas

El paso 2 consiste en listar todas las actividades identificadas en el orden en que deben ejecutarse.

En esta etapa no es necesario añadir cuánto tiempo crees que tomarán las actividades. Sin embargo, es buena idea tener en cuenta todos los plazos e hitos importantes.

Paso 3: Decide a quién necesitas involucrar

Las estimaciones las puedes hacer tú o pueden provenir de una lluvia de ideas en grupo, o del aporte de algunos de los interesados en el proyecto. Sin embargo, siempre que puedas, trata de obtener la ayuda de las personas que realmente van a realizar el trabajo, ya que muy probablemente tendrán la experiencia previa requerida para lograr una buena estimación. Invitándolos a  participar, también lograrás que adquieran un mayor sentido de pertenencia y trabajarán con más ahínco para cumplir los plazos.

Paso 4: Haz tus estimaciones

Ahora estás listo para hacer tus estimaciones. Para ello, puedes emplear una variedad de métodos, pero cualquiera que sea el que escojas, recuerda estas reglas básicas:

  • En primer lugar, estima el tiempo necesario para cada tarea, en lugar de hacerlo para proyecto como un todo.
  • El nivel de detalle al que debes llegar depende de la situación. Por ejemplo, puede que sólo necesites una estimación gruesa de tiempo para fases futuras del proyecto, pero es probable que necesites estimaciones detalladas para la siguiente fase.
  • Lista todas las suposiciones, exclusiones y restricciones que sean relevantes; y toma nota de todas las fuentes de información en las que confíes. Esto te ayudará a defender tus estimaciones cuando sean cuestionadas y también a identificar las áreas de riesgo si las circunstancias cambian.
  • Ten en mente que está demostrado que los recursos sólo son productivos el 80% del tiempo. Planifica tiempo para los eventos inesperados, como una enfermedad, los problemas en la cadena suministro, fallas en los equipos, accidentes, emergencias, resolución de problemas y reuniones.
  • Si algunas personas sólo están trabajando “a tiempo parcial” en tu proyecto, ten en cuenta que se producirá una pérdida de tiempo a medida que conmuten entre sus diversas funciones.
  • Recuerda que las personas son, por lo regular, demasiado optimistas y pueden subestimar significativamente la cantidad de tiempo que les tomará completar las tareas que tienen asignadas.

Consejo:
Las estimaciones más fiables son las que pueden ser desafiadas. Esto te ayuda a identificar y descartar supuestos y prejuicios inválidos.Puedes pedirles a los miembros del equipo, otros gerentes y demás compañeros de trabajo que desafíen tus estimaciones de tiempo.

Los métodos para estimar el tiempo

En cuanto a los enfoques que puedes emplear para estimar el tiempo, lo más conveniente es combinar algunas de las siguientes técnicas.

  • Estimación ascendente:

Esta técnica te permite crear una estimación para el proyecto en su conjunto. Comienza por realizar un análisis desde los niveles inferiores de la estructura de desglose de trabajo hacia los niveles superiores (Bottom-Up). Luego, divide las tareas grandes en tareas más pequeñas o detalladas y, finalmente, estima el tiempo necesario para completar cada una de ellas.

Dado que con esta técnica estás considerando cada tarea incrementalmente, es probable que tu estimación del tiempo requerido para cada una de ellas sea más precisa. A continuación, puede sumar la cantidad total de tiempo necesario para completar el plan.

Consejo:

El nivel de detalle al que debes llegar dependerá de cada situación. Sin embargo, ten en cuenta que mientras más profundices en los detalles, más precisa será la estimación.

Si no sabes hasta qué nivel de detalle llegar, considera dividir el trabajo en bloques que una persona pudiera completar en medio día. Por supuesto, todo este proceso es un poco circular, pero te dará una idea general del nivel de detalle al que deberías aspirar.

Obviamente este tipo de estimación lleva mucho trabajo, pero es un esfuerzo que dará sus frutos más adelante en el proyecto. En consecuencia, asegúrate de prever suficiente tiempo para ello en la fase de diseño del proyecto.

  • Estimación descendente:

Se trata de un análisis que comienza desde los niveles superiores de la estructura de desglose de trabajo hasta los niveles inferiores (Top-Down). En la estimación descendente se desarrolla primero una visión general de la línea de tiempo, empleando como guías los proyectos pasados o la experiencia previa.

A menudo, conviene comparar las estimaciones descendentes contra estimaciones ascendentes, con el fin de incrementar el nivel de precisión.

No asumas que las estimaciones ascendentes son erróneas si difieren considerablemente de las descendentes. De hecho, es muy probable que el caso contrario sea cierto. En lugar de ello, utiliza las estimaciones descendentes para cuestionar la validez de las estimaciones ascendentes, y refinarlas según proceda.

  • Estimación comparativa

Con la estimación comparativa, el objetivo es que te fijes en el tiempo que tomó realizar tareas similares en otros proyectos.

  • Estimación Paramétrica

Este método se basa en estimar el tiempo requerido para un entregable del proyecto y luego multiplicar por el número de entregables requeridos.
Por ejemplo, si necesitas crear las páginas de un sitio web, podrías estimar el tiempo que tomaría hacer una de las páginas y luego multiplicar este tiempo por el número total de páginas que deben ser generadas.

  • Estimación de tres puntos

Con el fin de lidiar con la incertidumbre, conviene realizar tres estimaciones: una contemplando el mejor de los casos, otra para el peor de los casos, y una última para el caso más probable.

Aunque este enfoque requiere un esfuerzo adicional para crear tres estimaciones independientes, también permite establecer expectativas más razonables, basadas en una estimación realista de los resultados.

Consejo:
En las etapas tempranas de la planificación del proyecto, lo más probable es que aún no sepas quien va a realizar cada tarea. Evidentemente, esto podría influir en la duración la misma. Por ejemplo, un programador experimentado debería ser capaz de desarrollar un módulo de software mucho más rápido que alguien con menos experiencia. En este tipo de casos, la estimación podría realizarse tomando como base tres escenarios: el optimista, el pesimista y el más probable.

Preparación del cronograma

Una vez que has estimado el tiempo necesario para realizar cada tarea, puedes proceder a preparar el cronograma del proyecto. Para ello, agrega las estimaciones de tiempo a la lista de actividades del proyecto.
A continuación, crea un diagrama de Gantt para programar las actividades y asignar recursos al proyecto. Finalmente, agrega los hitos y fechas límite.

Una reflexión final

Debes estimar el tiempo con precisión si quieres entregar tu proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Sin esta habilidad, simplemente no serás capaz de determinar cuánto tiempo tomará tu proyecto, y podrías no obtener el respaldo de las personas necesarias para ayudarte a alcanzar el objetivo.

Adicionalmente, corres el riesgo de que te impongan plazos increíblemente cortos, con todo el estrés, dolor de cabeza y pérdida de credibilidad que esto implica.

Para estimar el tiempo de manera efectiva, sigue este proceso de cuatro pasos:

  1. Comprende el trabajo que se requiere.
  2. Prioriza las actividades y tareas.
  3. Decide a quién necesitas involucrar.
  4. Haz tus estimaciones.

Emplea la combinación de métodos de estimación que consideres necesario para obtener estimaciones de tiempo más precisas.

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