Elaboración del Cronograma del Proyecto

por José Pestana

Planificando el tiempo requerido para las actividades del proyecto y su secuencia

Seguro estarás de acuerdo con que es mucho más fácil cocinar algo cuando se conoce previamente la receta. Si no tienes idea alguna de los ingredientes necesarios, del orden en que debes mezclarlos o por cuanto tiempo debes cocinarlos, es probable que el resultado que obtengas no sea el mejor. Incluso puede que sorprendentemente logres un plato aceptable, pero es alta la probabilidad de que su preparación te lleve algo más tiempo que si contaras de antemano con la receta.

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Tanto en la gerencia de proyectos como en la cocina, tener un plan es esencial para obtener en tiempo y forma el producto esperado. Cocinar algo sin la más mínima idea de cómo hacerlo es igual que trabajar en un proyecto sin contar con un cronograma. Más allá del tamaño o el alcance de la iniciativa emprendida, el cronograma es una parte clave de la gestión del proyecto.

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En este artículo te explicaremos cómo desarrollar un cronograma de proyecto que reduzca la incertidumbre y te permita lograr el resultado deseado en el tiempo pautado.

Qué es el cronograma del proyecto y para qué sirve

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El cronograma es una lista de todos los hitos, actividades y entregables del proyecto, ordenados secuencialmente y con fechas de inicio y fin. Esta lista permite al equipo de proyecto conocer qué actividades debe realizar cada quien y en qué momento.

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El tiempo y las actividades son entonces las dos principales variables que determinan en un primer momento la naturaleza del cronograma. Sin embargo, debes tener presente que después será necesario agregar otras, por ejemplo: los recursos, las herramientas, los responsables, etc.

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El cronograma esencialmente transforma el proyecto de una simple visión a un plan basado en el tiempo. Adicionalmente:

  • Proporciona una base para que supervisar y controlar las actividades del proyecto.
  • Ayuda a determinar la mejor manera de asignar recursos para que puedas alcanzar la meta del proyecto.
  • Facilita la evaluación de la manera en que cada retraso puede afectar otras actividades y los resultados finales.
  • Permite visualizar recursos excedentarios para asignarlos a otras actividades o proyectos.
  • Proporciona una base para ayudarte a realizar seguimiento del progreso del proyecto.
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Intentar gestionar un proyecto sin apoyarte en una herramienta como el cronograma de actividades es casi como avanzar con los ojos cerrados, ya que sin la visión y claridad que aporta, la toma de decisiones pierde objetividad y el nivel de riesgo aumenta considerablemente.

Insumos para la elaboración del cronograma del proyecto

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La elaboración del cronograma no es un proceso exacto. Es en parte estimación, en parte predicción y en parte suposición informada. Sin embargo, existen muchas metodologías que sirven de base para la elaboración del cronograma. Si tu proyecto es pequeño puede que la mejor opción sea un simple plan de acción. En cambio, si tu proyecto es grande o complejo, de seguro tendrás que emplear herramientas como el Diagrama de Gantt, CPM – Pert o algún tipo de análisis de redes. En cualquier caso, siempre deberás disponer de cierta información mínima para elaborar el cronograma de proyecto, a saber:

  • Descripción del alcance del proyecto: Es el trabajo que está incluido en el proyecto. Permite determinar las fechas de inicio y final claves, los principales supuestos detrás del plan, así como las principales limitaciones y restricciones. También puede incluir expectativas de los interesados, las cuales a menudo determinan los hitos del proyecto.
  • Lista de actividades y recursos requeridos: Se trata de las actividades que deben ser realizadas y los recursos necesarios para ejecutarlas. Es importante determinar si hay otras restricciones a tener en cuenta en el desarrollo del cronograma. Tu comprensión de las capacidades de los recursos unida a tu experiencia profesional, debería ayudarte a descubrir qué factores o circunstancias (vacaciones, días libres, etc.) pueden afectar el cronograma y, por tanto, el proyecto.
  • Calendarios personales y de proyecto: En la programación del proyecto se debe incorporar la información relativa a los días laborables, los turnos y la disponibilidad de los recursos.
  • Riesgos del proyecto: Su comprensión es necesaria para incluir en la planificación suficiente tiempo extra con el fin de hacer frente a los riesgos identificados y posibles riesgos no identificados.
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Con estos datos en la mano, puedes comenzar la elaboración del cronograma aplicando algunas herramientas de gestión de proyectos disponibles para ello. Recuerda además que debes ser consciente de los plazos y problemas de disponibilidad de recursos que podrían hacer que el cronograma sea menos flexible.

Herramientas para elaborar el cronograma del proyecto

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Estas son algunas herramientas y técnicas más empleadas para desarrollar el cronograma de proyecto:

  • Análisis de la red del cronograma: Se trata de una representación gráfica de las actividades del proyecto, el tiempo que lleva completarlas y la secuencia en la que deben realizarse. Las dos principales variantes son el Diagrama de Gantt y PERT. Mientras que el Diagrama de Gantt es la herramienta idónea para cualquier tipo de proyecto, muy recomendable para los medianos, Pert proporciona excelentes resultados cuando la complejidad aumenta.
  • Análisis de ruta crítica: Se trata de ver todas las actividades que deben completarse y calcular la “mejor línea” (o ruta crítica) que puede ser tomada para completar el proyecto en el menor tiempo posible. El método calcula los tiempos de inicio y fin más tempranos y tardíos posibles para las actividades del proyecto y estima las dependencias entre ellos para crear un cronograma de actividades y fechas críticas.
  • Compresión del cronograma: Esta herramienta contribuye a acortar la duración total de un proyecto al reducir el tiempo asignado para ciertas actividades. Se emplea con el fin de cumplir con las limitaciones de tiempo sin sacrificar el alcance original del proyecto. Existen dos variantes:
    • Crash: Consiste en asignar más recursos a una actividad para reducir el tiempo que tarda su ejecución. Se basa en el supuesto de que el tiempo ahorrado compensará los costos de los recursos agregados. Sin embargo, la asignación de más recursos a una actividad no siempre conducirá a una reducción del tiempo necesario para su ejecución. Como gerente de proyecto debes comprender la naturaleza del trabajo que tiene que ser ejecutado antes de optar por el uso de esta herramienta.
    • Fast-Tracking: Consiste en reorganizar las actividades para maximizar la ejecución del trabajo en paralelo. No es más que sustituir la secuencia por simultaneidad, de forma que actividades que normalmente se llevarían a cabo una tras otra, ahora se ejecutan al mismo tiempo. Como gerente de proyecto debes tener en cuenta que, además de la intensidad en recursos que exige, la aplicación de esta metodología aumenta el riesgo, dado que disminuye la capacidad de hacer frente a los cambios.
  • División por etapas: Se trata estructurar el proyecto en distintas etapas, en cada una de las cuales se debe generar al final un componente terminado cuya calidad haya sido certificada. De esta manera, los problemas de calidad pueden ser identificados desde el principio y corregidos antes de que amenacen seriamente el cronograma del proyecto.
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Es importante que, desde el momento de recopilación de la información necesaria para crear el cronograma de actividades hasta su representación gráfica, siguiendo cualquiera de los métodos propuestos, se cuente con la participación de los interesados del proyecto, cuya visión, además de enriquecer la planificación, evitará en el futuro la pérdida de tiempo en revisiones e introducción de cambios que se podrían haber previsto de forma temprana.

Seguimiento y evaluación del cronograma del proyecto

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Una vez que has esbozado el esquema básico del cronograma de actividades, es necesario que lo revises para asegurarte de que cada actividad está alineada con los recursos necesarios para su ejecución, tanto humanos, como materiales y temporales. Además, debido a la incertidumbre involucrada, el cronograma debe ser evaluado regularmente mientras el proyecto está en progreso. Incluso, debes seguir desarrollándolo conforme el proyecto avanza, surgen cambios y aparecen o desaparecen riesgos. Para llevar a cabo esta tarea se pueden aplicar cualquiera de las siguientes herramientas:

  • Análisis de escenarios “¿Qué pasa si?”: Este método compara y mide los efectos de diferentes escenarios en un proyecto. Utiliza simulaciones para determinar los efectos de varias suposiciones adversas o dañinas, tales como recursos que no están disponibles a tiempo o demoras en otras áreas del proyecto. A continuación, se miden los riesgos planteados en estos escenarios y se planifica en consecuencia.
  • Nivelación de recursos: Consiste en reorganizar la secuencia de actividades para abordar la posibilidad de recursos no disponibles. También resulta de gran utilidad para asegurarse de que los recursos no sean sometidos a una demanda excesiva. Si los recursos están disponibles sólo en cantidades limitadas, entonces ajusta el calendario para asegurarte que las actividades más críticas tengan suficientes recursos.
  • Método de cadena crítica: Aquí también se aborda la disponibilidad de recursos. Sin embargo, en este caso se trata de planificar las actividades con las fechas de inicio y finalización más tardías posibles, con el fin de agregar tiempo adicional entre las actividades. Este tiempo se podría utilizar luego para hacer frente a situaciones de interrupción del trabajo.
  • Multiplicadores de riesgo: El riesgo es inevitable, por lo que necesitas prepararte para lidiar con su impacto. Agregar más tiempo a las actividades de alto riesgo es una estrategia. Otra, es agregar un multiplicador de tiempo a ciertas tareas o ciertos recursos para compensar una estimación de tiempo excesivamente optimista.

Después de que hayas revisado el cronograma inicial y hayas realizado los ajustes que correspondan, es una buena idea que otros miembros del equipo lo revisen también. Incluye a las personas que estarán realizando el trabajo, pues sus percepciones y suposiciones probablemente sean particularmente precisas y relevantes.

Una reflexión final:

El cronograma es una lista de todos los hitos, actividades y entregables del proyecto, ordenados de forma secuencial y con fechas de inicio y fin. Esta lista le permite al equipo de proyecto conocer qué actividades debe ser realizadas y en qué momento.El cronograma esencialmente transforma el proyecto de una simple visión a un plan basado en el tiempo. Intentar gestionar un proyecto sin apoyarte en una herramienta como el cronograma de actividades es casi como avanzar con los ojos cerrados, ya que sin la visión y claridad que aporta, la toma de decisiones pierde objetividad y el nivel de riesgo aumenta considerablemente.

La elaboración del cronograma no es un proceso exacto. Sin embargo, existen muchas metodologías que sirven de base para la elaboración del cronograma: desde un simple plan de acción para proyectos pequeños, hasta los Diagramas de Gantt y PERT para proyectos grandes o complejos.

Como gerente de proyecto debes conocer el proceso de elaboración y revisión periódica del cronograma, pues éste te brindará una visión global del trabajo que debe ser ejecutado, los recursos, las limitaciones y los riesgos. Adicionalmente, el cronograma te permitirá vincular.

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