El embudo de ventas

por Sandra Monteverde
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Cómo mantener el control sobre las ventas

Esta técnica denominada “embudo de ventas” puede ser de gran utilidad para lograr una buena visión general y comprobar que el flujo de las ventas sea continuo y al mismo tiempo casi “predecible”, por eso esta es una metáfora doble.

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Es un embudo (ancho a la entrada, estrecho a la salida) porque si bien hay muchos clientes potenciales, solamente un número limitado acabará comprando nuestro producto y al mismo tiempo, este sistema es muy útil para evitar que existan “atascos” a la hora de la venta.

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Analicemos la metáfora: en la parte superior del embudo se encuentran las llamadas “perspectivas no cualificadas” o sea todas aquellas personas o empresas que podrían llegar a necesitar nuestro producto, pero a quien aun no hemos contactado.

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si lo hacemos o sea “generamos tráfico”  entrarán en él porque habremos atraído su atención, luego se convierten en prospectos y finalmente la parte inferior representa aquellos que ya podemos considerar clientes efectivos, puesto que han realizado una compra, abonado y recibido su producto.

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La metáfora del embudo se utiliza porque la gente suele hacer del proceso de ventas algo muy largo. Por ejemplo, muchos de los clientes potenciales que aun no han sido cualificados pueden tener proveedores con los que están muy satisfechos.

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Otros quizá tengan necesidades a las que otros competidores están mejor posicionadas para satisfacer. Y otros pueden desear realmente tus productos, pero no cuentan con el presupuesto adecuado para comprarlos.

Diagrama de embudo de ventas

¿Por qué utilizar esta herramienta?

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Al utilizar el embudo de ventas y de esta manera poder cuantificar el número de clientes potenciales que hay en cada etapa del proceso es factible predecir el número los promitentes compradores que con el tiempo podrían convertirse en clientes reales.

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Gracias al embudo de ventas y dado que estos números cambian con el tiempo se pueden detectar problemas en el flujo de ventas y tomar medidas correctivas a tiempo, para prevenir futuros incidentes.

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Por ejemplo, si un gerente ve en el transcurso del mes se han hecho una cantidad limitada de entregas, la previsión es que en pocos meses éstas terminen por cesar y llevar a la empresa a la ruina, por lo que es básico hacer algo ya, como por ejemplo ocuparse de que aumente el número de anuncios publicitarios para el mes siguiente.

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El uso del embudo de ventas muestra bloqueos en el transcurso del proceso de ventas y los tiempos de parada o si hay un número insuficiente de clientes potenciales en cualquiera de las etapas.

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Este conocimiento permite determinar en que punto exacto del proceso es que el departamento de ventas debe centrar su atención con el fin de hacer los esfuerzos que serán necesarios para mantener las ventas en el nivel deseado y poder cumplir con sus objetivos.

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El embudo también puede señalar dónde deben hacerse mejoras dentro del proceso de ventas. Estas pueden ser tan simples como la implementación de una formación adicional para garantizar que los representantes de ventas ponen suficiente énfasis en todas las etapas del proceso de ventas.

Si eres capaz de usar los informes que provienen de un embudo de ventas de manera efectiva, obtendrás de ello un gran beneficio para tener un mantenimiento eficaz y adecuado del sistema de gestión de contactos de ventas, además de conocer el estado del flujo de trabajo y verificar cuáles son los progresos. Sin esto, la presentación de informes puede ser un trabajo difícil y consumirte mucho tiempo.

Cómo utilizar la herramienta

La primera etapa en la creación de informes a partir de un embudo de ventas es entender su proceso de ventas completo (tal vez usando una técnica como la de los diagramas de flujo). Si bien los procesos de ventas son a menudo bastante similares de empresa a empresa, pueden existir diferencias puntuales dependiendo, por ejemplo, del tamaño de los pedidos y de las consecuencias para el cliente de tomar la decisión de compra equivocada.

Para asegurarte de que es el proceso de ventas es correcto, te aconsejamos que emplees tácticas como la Lluvia de ideas, a partir de las que podrás identificar los pasos secuenciales que resulten claves en el proceso de venta de tu producto y serás capaz de crear códigos de estado.

Trata de mantener dichos códigos limitados a un número razonablemente pequeño, porque de lo contrario la presentación de los informes será ardua y hasta te será difícil ver cuáles son los patrones más significativos dentro de los datos.

A continuación clasifica a tus clientes potenciales mediante los códigos de estado que has elegido. Una vez más, esto será mucho más fácil si tienes un sistema de gestión de contactos de ventas y si los vendedores son disciplinados y ponen empeño en mantenerla actualizada.

También será de gran utilidad si hay un flujo de trabajo de ventas en el mismo sitio físico donde ejerces tus funciones, ya que puedes implementar el sistema para que a medida que se realizan las tareas, las claves y los códigos de estado se actualicen automáticamente.

A medida que vayas construyendo la imagen de tu embudo de ventas mes a mes durante un período de al menos medio año, comenzarás a ser capaz de ver las tasas de conversión esperadas de una etapa del proceso a la siguiente.

Mediante la contrastación de éstos datos con los logros de otras personas y con tus propias metas (lo que tú crees que deberías ser capas de conseguir) serás capaz de entender exactamente dónde puedes mejorar el proceso de ventas. También puedes ir haciendo cambios en la manera de hacer las cosas e ir midiendo los efectos que dichas variaciones tienen en las tasas de conversión.

Una reflexión final

El embudo de ventas es una herramienta que puede serte de gran utilidad. Puede parecer complicada pero en realidad una vez que aprendes a usarla sin dudas te proporcionará los datos que necesitas para potenciar las ventas de tu empresa.

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