El Ciclo de Planificación

por José Pestana

Una alternativa de planificación para proyectos medianos

Una de las labores más importantes de gerente de proyecto es planificar. Una buena planificación incrementa la probabilidad de éxito de cualquier proyecto. El Ciclo de Planificación brinda un marco de trabajo para garantizar la sustentación, enfoque, resiliencia, practicidad y rentabilidad de tu plan. También te permitirá aprender de los errores cometidos en proyectos pasados y emplear este aprendizaje como insumo en la planificación y toma de decisiones futuras.

El Ciclo de Planificación es una herramienta que te será de utilidad para planificar y gestionar proyectos de nivel de complejidad media. Para proyectos que involucren a muchas personas durante un largo período se necesitarán metodologías y enfoques más formales.

En este artículo te explicaremos en qué consiste el Ciclo de Planificación y cómo emplearlo para planificar tus proyectos.

El Ciclo de planificación

El Ciclo de Planificación se muestra en la figura 1:

A continuación se explican las etapas del proceso:

Etapa 1. Análisis de Oportunidades

Lo primero que debes hacer es identificar el trabajo que debe realizarse. Esta infromación será empleada para generar un objetivo formal en la siguiente etapa del proceso. Un buen punto de partida es examinar la situación actual del proyecto y decidir cómo puede ser mejorada. Existe una serie de técnicas que te facilitarán esta labor:

  • Análisis FODA: Consiste en realizar un análisis formal de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que enfrentas.
  • Análisis de riesgo: Sirve para detectar los riesgos en el proyecto y las debilidades en tu organización u operación. También te permite identificar los riesgos a los que estás expuesto. Con esta información podrás planificar las acciones necesarias para neutralizar algunos riesgos.
  • Comprender las presiones para el cambio: Quizá, otras personas (por ejemplo, los clientes) pueden estar presionando para cambiar la forma de hacer las cosas. Quizá, tu entorno puede estar cambiando y es posible que tengas que anticipar o responder a esta realidad. Las presiones pueden surgir de cambios en la economía, nueva legislación, la competencia, cambios en las actitudes de la gente, nuevas tecnologías o cambios en el gobierno.

Otro enfoque podría ser emplear cualquiera de la amplia gama de herramientas de creatividad existentes para determinar en qué áreas es posible realizar mejoras.

Etapa 2. Identificación del objetivo del plan

Una vez que hayas completado un análisis realista de las oportunidades de cambio, el siguiente paso es identificar con precisión cuál es el objetivo de tu plan. Decidir y definir un objetivo te permite mantener el foco y evitar la pérdida de tiempo y energía en cuestiones secundarias o irrelevantes.

Trata de emplear una frase simple para expresar el objetivo. Esto facilitará que se fije de forma clara en tu mente.

Si tiene dificultades para formular el objetivo de tu plan, pregúntate:

¿Qué tipo de futuro quiero lograr?

¿Qué beneficios quiero dar a mis clientes?

¿Qué tipo de retornos busco?

¿A qué estándares estoy apuntando?

¿En qué valores creemos mi organización y yo?

Puedes presentar este objetivo como una “Declaración de Visión” o “Declaración de Misión”. Las Declaraciones de Visión expresan el beneficio que una organización proporcionará a sus clientes, mientras que las declaraciones de misión dan expresión concreta a la declaración de la visión, explicando cómo se va a lograr.

Etapa 3. Exploración de opciones

Al iniciar la tercera etapa ya deberías saber en qué punto estás parado y qué deseas lograr. El paso siguiente es averiguar cómo hacerlo. Para ello debes invertir tiempo generando tantas opciones como sea posible. Evita quedarte con la primera idea que te venga a la mente. Al tomarte algo de tiempo para generar tantas ideas como sea posible, puedes llegar a soluciones menos obvias pero mejores. Adicionalmente, es probable que puedas complementar tus mejores ideas con otras no tan buenas.

Etapa 4. Selección de la mejor opción

Una vez que hayas explorado las opciones disponibles, es el momento de decidir cuál usar. Si tienes el tiempo y los recursos disponibles, puedes decidir evaluar todas las opciones, llevar a cabo una planificación detallada, cálculo de costos, evaluación de riesgos, etc. para cada una de estas opciones. Sin embargo, recuerda que no siempre podrás darte ese lujo.

Dos herramientas de utilidad para seleccionar la mejor opción son el Análisis de Matriz de Decisión y los Árboles de Decisión. El Análisis de Matriz de Decisión te ayuda a decidir entre diferentes opciones en las que a su vez debes considerar un abanico de factores. Los Árboles de Decisión te ayudan a visualizar los posibles resultados que obtendrás al seguir diferentes cursos de acción.

Etapa 5. Planificación detallada

Al iniciar esta etapa de planificación detallada, ya debes tener una buena idea de dónde te encuentras, lo que deseas lograr y la gama de opciones disponibles para conseguirlo. Incluso puede que ya a estas alturas hayas seleccionado una de estas opciones como la mejor y la que probablemente generará los mejores resultados.

La planificación detallada es el proceso que te permite diseñar la forma más eficiente y efectiva de alcanzar el objetivo planteado. Es el proceso de determinar quién hará qué, cuándo, dónde, cómo, por qué, y a qué costo.

Técnicas como el Diagrama de Gantt y el Análisis de Camino Crítico pueden ser sumamente útiles en la determinación de prioridades, plazos y recursos requeridos para llevar a cabo el plan.

Mientras te concentras en las acciones que deben ser llevadas a cabo, asegúrate de pensar también en los mecanismos de control que necesitarás para supervisar el desempeño. Estos incluyen las actividades tales como la realización de informes, aseguramiento de la calidad, control de costos, etc. que son necesarios para detectar y corregir cualquier desviación del plan.

Recuerda que un buen plan:

  • Describe la situación actual.
  • Tiene un objetivo claro.
  • Utiliza los recursos disponibles.
  • Detalla las tareas a realizar y quién las realizará, así como sus prioridades y plazos.
  • Detalla los mecanismos de control que te alertarán sobre los obstáculos para lograr el objetivo.
  • Identifica los riesgos y los planes de contingencia. Esto te permite brindar respuesta rápida y eficaz a las crisis que se presenten.
  • Considera esquemas de transición que te permita mantener las demás cosas en marcha mientras implementas el plan

Etapa 6. Evaluación del plan y su impacto

Una vez que hayas elaborado los detalles del plan, la siguiente etapa es revisarlo para decidir si vale la pena implementarlo. Aquí debes ser objetivo. Sin importar que tanto trabajo te haya llevado llegar a esta etapa, quizá podrías llegar a la conclusión de que no vale la pena implementar el plan. Esto puede ser frustrante después de un arduo trabajo de planificación detallada. Sin embargo, es mucho mejor averiguarlo en este momento que cuando hayas invertido tiempo, recursos y personal en el éxito de un plan inadecuado.

La evaluación del plan te da la oportunidad de investigar otras opciones que podrían tener más éxito, o simplemente aceptar que no se necesita llevar a cabo un plan.

Dependiendo de las circunstancias, las siguientes técnicas pueden ser de utilidad para evaluar el plan:

  • Análisis cuantitativo de pros y contras: Una técnica muy simple para sopesar los pros y los contras de una decisión. Implica enumerar los aspectos positivos del plan en una columna y los aspectos negativos en otra. A cada aspecto se le asigna una puntuación positiva o negativa, según sea el caso.
  • Análisis coste-beneficio: De gran utilidad para confirmar que el plan tiene sentido financiero. Consiste en sumar todos los costos contemplados en el plan y compararlos con los beneficios esperados.
  • Análisis de campo de fuerzas: Proporciona una visión general de todas las fuerzas a favor y en contra del plan. Esto te permitirá ver en qué partes podrías ajustar el plan para que incrementar las posibilidades de éxito.
  • Flujo de caja proyectado: Cuando una decisión tiene principalmente implicaciones financieras, como en la planificación comercial y de marketing, la elaboración de un “pronóstico” del flujo de efectivo puede ser extremadamente útil. Éste te permitirá evaluar el comportamiento de los costos y los ingresos en el tiempo. También te ayudará a evaluar la dimensión de los principales flujos de efectivo positivos y negativos involucrados. Si preparas la proyección del flujo de caja en una hoja de cálculo, mucho mejor, pues tendrás a mano un modelo que te permitirá visualizar el efecto de variar las premisas financieras del plan.
  • 6 sombreros del pensamiento: Gran técnica para obtener una visión global del plan y sus implicaciones. Te proporciona un contexto para examinar el plan de manera racional, emocional, optimista, pesimista y creativa.

Todas las técnicas anteriormente mencionadas pueden funcionar bastante bien, siempre y cuando no dejes de lado el sentido común. Si tu análisis demuestra que el plan no dará los beneficios suficientes, entonces es mejor que vuelvas a la etapa anterior en el ciclo de planificación o abandones el proceso por completo.

Etapa 7. Implementación el plan

Una vez que hayas completado el plan y tengas la certeza de que funcionará satisfactoriamente, es hora de implementarlo. Tu propio plan, si está bien logrado, te explicará cómo hacerlo. Adicionalmente, debes detallar los controles que utilizarás para supervisar su ejecución

Etapa 8. Cierre del plan

Una vez que hayas logrado ejecuta el plan por completo, puedes proceder a cerrar el proyecto. En este punto vale la pena llevar a cabo una evaluación retrospectiva del proceso para identificar algunas lecciones que puedan ser aprendidas. La idea general es evaluar la planificación del proyecto con el fin de determinar si la misma podría ser mejorada en el futuro.

Si vas a llevar a cabo muchos proyectos similares, puede que valga la pena la creación y refinamiento de un Aide Memoire, es decir, una lista de puntos claves a ser considerados durante la planificación. Con esto te asegurarás de tener presentes y aplicar las lecciones aprendidas.

Cómo utilizar la herramienta

Lo mejor es pensar en la planificación como un ciclo y no como un proceso lineal.

Una vez ideado el plan, debes evaluar su probabilidad de éxito. Esta evaluación, basada en el costo u otras herramientas analíticas, pondrá de manifiesto si el plan tendrá consecuencias no deseadas, costos demasiado altos o simplemente no funcionará. Si este último fuera el caso, debes volver a la etapa anterior del proceso de planificación o abandonar el plan por completo (si es que el análisis demuestra que no vale la pena ejecutarlo).

Finalmente, debes aplicar lo que has aprendido en el siguiente proceso de planificación que enfrentes.

Una reflexión final

Una buena planificación incrementa la probabilidad de éxito de cualquier proyecto. El Ciclo de Planificación es un proceso que te ayuda a hacer buenos planes. Sin embargo, recuerda que la herramienta es de utilidad para planificar y gestionar proyectos de nivel de complejidad media; para proyectos que involucran a muchas personas durante un largo período se necesitan metodologías y enfoques más formales.El primer paso en El Ciclo de Planificación es el análisis de las oportunidades, el cual te ayudará a aterrizar el plan en la realidad. El segundo, la definición del objetivo, le dará enfoque. El tercero, la exploración de opciones, te permitirá vislumbrar las diferentes vías para alcanzar el objetivo.

Lo siguiente en el proceso es la escogencia de la mejor opción y la realización de un plan detallado para implementarla. Luego, debes evaluar el plan en su conjunto para asegurarte de que valdrá la pena ejecutarlo. Si no lo vale, regresa a la etapa anterior y mejora el plan o haz otro diferente. Si ningún plan parece producir el beneficio suficiente para justificar el costo, es preferible que no hagas nada.

Una vez que te hayas decidido por un curso de acción y estés convencido de que es viable, procede a llevar a cabo el plan. Cuando hayas terminado, examínalo y extrae las lecciones aprendidas. Finalmente, emplea este conocimiento en los procesos de planificación futura.

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