El análisis y la administración de riesgos

por Alejandra García Ahumada
análisis de riesgos

Evaluando y acotando los riesgos

Cualquier actividad empresarial, por insignificante que parezca conlleva un riesgo. No está de más que cada integrante de un equipo dedique algo de su tiempo, al menos a identificar los riesgos que implica su actividad, la probabilidad de que estos riesgos ocurran y también sugerir un plan de contingencia. El tener conciencia de los factores de riesgo y hacer algo al respecto podría evitar pérdidas materiales e incluso humanas.

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Otras situaciones en las que tú, como  tomador de decisiones te puedes beneficiar de este ejercicio son las siguientes: la decisión de implementar medidas para incrementar la seguridad en el lugar de trabajo, cuando te preparas para eventos inesperados como fallas técnicas, enfermedad del staff o desastres naturales y cuando prevés que las condiciones en el mercado donde opera tu empresa van a cambiar, por ejemplo, porque que existan variaciones en el régimen tributario o a causa de que entren nuevos competidores en el mercado.

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¿Cómo puedes realizar un análisis de riesgo? Primeramente identifica el contexto de tu problema. Existe mucho material de consulta enfocado a la administración de riesgos en proyectos tales como que los tiempos de entrega a los que se comprometió un proveedor no se cumplan o riesgos financieros, por ejemplo una caída en las tasas de interés que afectaría el rendimiento de mis inversiones.  La literatura de ambos enfoques te puede resultar útil para definir tu problema.

Tipos de amenazas

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Una vez identificado el contexto del problema elabora una lista de amenazas. Para esta sección nos gustaría tomar como ejemplo la implementación de un software de planeación de recursos (ERP por sus siglas en inglés) en una oficina de ventas de productos de consumo masivo, que actualmente utiliza formatos de hoja de cálculo para realizar sus operaciones.  Hemos tomado “prestado” este ejemplo para presentarte la siguiente clasificación de amenazas:

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Humanas: que la persona encargada de validar y subir al nuevo sistema la información financiera cayera enferma.

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Operacionales: que la falta de acceso a la información financiera impida a los departamentos de esta oficina saber qué tanto llevan gastado de su presupuesto anual y/o que no se pueda pagar a los proveedores por no estar dados de alta en este nuevo sistema.

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Reputacionales: que los empleados perciban al equipo encargado de la implementación del ERP como incompetente, ante la falta de información sobre los procedimientos a seguir una vez que se ha instalado el software. Pérdida de confianza de los proveedores al no recibir su pago con la puntualidad acordada.

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De procedimientos: fallas en la contabilidad anual o en los controles internos. Por ejemplo que se pierda el control del mobiliario existente en almacén, mobiliario que se otorga a clientes como prestación a su lealtad, productos que se entreguen en consignación, etc.

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Específicas del Proyecto: que el proceso de solicitud de material de mercadotecnia, que anteriormente requería únicamente llenar un formato de hoja de cálculo, tome el doble de tiempo por no tener dados de alta a los proveedores en el sistema y por no saber con exactitud el monto del presupuesto disponible.

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Financieras: que el costo del personal contratado para entrenar a los usuarios del ERP sea mayor al presupuestado.

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Técnicas: que una vez instalado el software aparezca en el mercado una versión mucho más flexible que la contratada.

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Otro tipo de amenazas que no son adaptables al ejemplo citado son las siguientes:

Naturales: enfermedades epidémicas, fenómenos naturales, cambios en el clima.

Políticas: influencia extranjera, políticas gubernamentales, opinión pública, estructura presupuestaria.

Estructurales: situaciones en las que el personal, productos o tecnología puedan sufrir daño.

Identificación de las amenazas

Una vez que tienes una lista de amenazas como la anterior debes identificar qué amenazas son relevantes. En el ejemplo de la implementación del software de planeación de recursos, las amenazas no relevantes son las de tipo naturales, políticas y estructurales. Sin embargo, este análisis no es el único que debe tenerse en cuenta, si lideras un equipo tendrías que acudir a ellos para que te ayuden a identificar otras amenazas. Asimismo tendrías que tomar en cuenta todos los procesos, sistemas y estructuras que utilizas e identificar las amenazas dentro de cada uno de éstos.

Enseguida valorarás el riesgo y para ello te recomendamos utilizar una tabla de probabilidades.  En el eje de las abscisas coloca una clasificación de la probabilidad de que la amenaza ocurra y en el eje de las ordenadas coloca el valor material que se le asignará a la ocurrencia de la amenaza, también de forma categorizada[1].  A continuación te presentamos un ejemplo de tabla de probabilidades:

Análisis de Riesgo

Por ejemplo, si administras una cafetería y el precio de la renta del local tiene una probabilidad de 80% de pasar de 1,000 a 2,000 Euros, entonces el valor del riesgo es el siguiente:

1,000 *0.8 = 800  el valor del riesgo es de 800 Euros.

Dado que la probabilidad del incremento en la renta es muy alta, la clasificaremos en la categoría 4 “alta” y, debido a que el giro del negocio es una cafetería, seguramente la renta representa uno de los gastos fijos más altos; por lo tanto, clasificaremos la magnitud o costo de la amenaza en la categoría 3 “mediana”  De acuerdo con la tabla anterior, tenemos que el evento o “amenaza” de que la renta incremente en un 100 por ciento será categorizado como “alto riesgo”.  El número de categorías de probabilidades y magnitudes puede variar,  pueden ir desde 1 hasta 6 o desde 1 hasta 10.

La tabla de probabilidades muestra una categorización de las probabilidades y magnitudes (o costos) en lugar de sus valores numéricos; este enfoque te será útil para presentar tus resultados. No obstante es recomendable calcular valores numéricos para cada uno de tus eventos o amenazas, ya que esto facilitará utilizar una hoja de cálculo para obtener valores concretos. También te recomendamos pasar la mayor cantidad de tiempo posible en este proceso recopilando información de probabilidades y costos vinculados con cada evento.

Toma de decisiones

La última fase corresponde a la administración de riesgos, en otras palabras, decidir si el riesgo se asume, se rechaza, se transfiere o se comparte.

Cuando el riesgo se asume puedes controlarlo a través de los experimentos de negocio. Quizá hayas escuchado de los hoteles que ofrecen una noche de hospedaje gratis a expertos de la industria, familiares y amigos con el fin de encontrar posibles fallas en el servicio y corregirlas antes de abrir al público.  A partir de estos experimentos se pueden tomar acciones preventivas, por ejemplo mejorar el entrenamiento al personal o también acciones de detección que te permitirán identificar partes del proceso que podrían fallar y ponerles remedio, por ejemplo revisar que los detectores de humo funcionen adecuadamente.

El riesgo también puede rechazarse si la ganancia potencial de incurrir en él no compensa el costo a pagar por que la amenaza ocurra o por necesitar de una aseguradora a la que se le pueda transferir dicho riesgo.

La transferencia del riesgo consiste en contratar un seguro y pagar por que alguien más asuma el riesgo. Es una opción viable siempre que el costo del seguro sea menor que lo que pagarías por las pérdida esperada si la amenaza ocurriese.

Un ejemplo de compartir el riesgo y las ganancias de una acción son las denominadas Empresas Conjuntas, que pueden ser constituidas para emprender acciones riesgosas tales como el desarrollo de nuevos productos.

Una reflexión final

Hemos mencionado la utilidad de realizar un análisis de riesgo: determinar qué puede salir mal cuando tomas una decisión y con qué probabilidad. Tal como en otros tipos de análisis, la información que puedas recopilar de terceras personas es muy valiosa y puede incluso ayudarte a identificar riesgos que de otra forma no habrías tenido en cuenta. Asimismo, los pronósticos de costos y probabilidades que puedas obtener de otras áreas, te asistirán al elaborar tu propia matriz de decisión.

[1] La imagen de la tabla y la descripción fueron tomadas de la siguiente liga: https://protejete.wordpress.com/gdr_principal/analisis_riesgo/

 

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