Documento de inicio del proyecto

por José Pestana

Asegurando una visión común desde el inicio del proyecto

Uno de los retos más frecuentes en la gerencia de cualquier proyecto es lograr que todos sus interesados entiendan y tengan una visión común de los objetivos perseguidos con el mismo. La mayoría de las iniciativas en la que esta premisa no se cumple están condenadas al fracaso desde el inicio. Piensa lo difícil que puede ser ganar una competencia de remo cuando parte del equipo rema en una dirección y el resto en otra diferente.

Es por esta razón que todas las metodologías de gestión de proyectos proponen artefactos o herramientas para documentar los aspectos claves del proyecto desde sus inicios, de forma que tanto el equipo de gestión como el resto de los interesados estén en la misma página en lo que respecta al qué, porqué y el quién del proyecto.

En la metodología de gestión de proyectos Prince2 (Projects In Controlled Environments, version 2), a este artefacto se le conoce como Documento de Inicio del Proyecto (PID, por sus siglas en inglés), mientras que en estándar del PMI (Project Management Institute) se le conoce como Acta Constitutiva del Proyecto (Project Charter).

En este artículo exploramos el Documento de Inicio del Proyecto, de acuerdo a la metodología Prince2, y te explicamos cómo elaborarlo.

De qué trata

El Documento de Inicio del Proyecto (PID) contiene la planificación inicial de alto nivel del proyecto. Se trata de compilar toda la información necesaria para iniciar el proyecto y comunicar la información clave a todos los interesados.

En el PID define el alcance y la dirección del proyecto y, a menudo, sirve para lograr que el mismo sea autorizado. El documento detalla todas las áreas previsibles al inicio del proyecto, tales como los objetivos, el alcance, los riesgos, controles y presupuesto.

Qué contiene

El PID debe contener las piezas de información que son vitales para el éxito del proyecto. Vital en este contexto significa que si estas áreas no se definen claramente desde el principio, hay una alta probabilidad de que el proyecto fracase. En consecuencia, el Documento de Inicio del Proyecto debe cubrir las siguientes áreas:

  • Definición del proyecto
  • Enfoque del proyecto
  • Caso de negocio
  • Estructura del equipo de gestión del proyecto
  • Roles y funciones
  • Estrategia de gestión de la calidad
  • Estrategia de gestión de la configuración
  • Estrategia de gestión de riesgos
  • Estrategia de gestión de la comunicación
  • Plan de proyecto
  • Controles del proyecto

Definición del proyecto

Esta sección del PID explica lo que el proyecto debe lograr, lo cual debe incluir:

  • Antecedentes del proyecto: ¿Por qué necesitamos este proyecto?, ¿qué acontecimientos han provocado la necesidad del proyecto?
  • Objetivos del proyecto y resultados deseados: Describe los resultados específicos del proyecto y cuáles son los resultados que se esperan tras su culminación.
  • El alcance del proyecto: Detalle los límites del proyecto, es decir, el trabajo que está incluido y el que no lo está. Esto para evitar cualquier confusión o mal entendido entre los interesados.
  • Restricciones y supuestos: Incluye las restricciones o limitaciones, ya sea internas o externas, que hay que tener en cuenta en el proyecto y que están fuera de tu control. Adicionalmente, documenta las hipótesis del gerente de proyecto sobre los aspectos que tendrán una influencia en la iniciativa.
  • Usuarios y partes interesadas: PRINCE2 define usuarios como “aquellos que, después de que el proyecto esté culminado, utilizarán los productos del mismo para obtener los beneficios previstos. Otras partes interesadas podrían incluir proveedores y patrocinadores.
  • Interfaces: Describe aquí qué interfaces e interacciones tendrá el proyecto, ya sea internas o externas a tu empresa. También puedes incluir enlaces a otros proyectos relacionados.

Enfoque del proyecto

En esta sección debes describir cómo el proyecto proporcionará la solución requerida, de acuerdo con el modelo de negocio. También debes listar las habilidades necesarias para lograr los objetivos del proyecto.

Caso de negocio

Una parte fundamental de cualquier proyecto es la justificación de negocio. Esta justificación es descrita en el Caso de Negocio (Business Case, por sus siglas en inglés), que debe incluir información con relación a los costos estimados, los riesgos y los beneficios esperados. El Caso de Negocios a menudo puede ser un documento separado al que se hacer hace referencia en esta sección del PID.

Estructura del equipo de gestión del proyecto

En esta sección debes definir la estructura del equipo de proyecto y establecer los distintos niveles de gestión. Esto a menudo se representa a través de un organigrama.

Roles y funciones

En la metodología PRINCE2 cada miembro del equipo tiene roles y responsabilidades definidos. Los roles identificados en la sección Estructura del Equipo de Gestión del Proyecto anterior deben ser descritos en detalle aquí. Cada proyecto podría diferir dependiendo de la estructura del proyecto, pero probablemente incluirá los siguientes roles:

  • Junta de proyecto:
    • Ejecutivo: La persona orientada al negocio quien es en definitiva la responsable por el proyecto.
    • Clientes: Una o más personas quienes representan los requerimientos de los usuarios finales.
    • Proveedores: Una o más personas quienes representan los intereses de los proveedores.
  • Garantía del proyecto: Asegura los intereses de los principales interesados.
  • Gerente de proyecto: Responsable de la gestión del día a día del proyecto en nombre de la Junta de Proyecto.
  • Líder de equipo: Una o más personas encargadas de velar por la calidad y otras variables de producción en los equipos
  • Soporte de proyecto: Ayuda al gerente de proyecto en las actividades de gestión.
  • Autoridad para cambios: Decide sobre algunas de las solicitudes de cambios en representación de la Junta de Proyecto.

Estrategia de gestión de la calidad

La estrategia de gestión de calidad describe la forma en la que el proyecto cumplirá con las expectativas de calidad del cliente, además de identificar sobre quien recae la responsabilidad de la calidad. Al igual que con el caso de negocios, a menudo la estrategia de gestión de calidad está contenida en un documento separado.

Estrategia de gestión de la configuración

La estrategia de gestión de la configuración debe ser creada durante la etapa de inicio del proyecto. Ésta define el enfoque elegido para identificar, rastrear y proteger los activos del proyecto, de tal forma que el gerente de proyecto puede realizar seguimiento de su estado a lo largo del ciclo de vida del proyecto. También define los procedimientos de peticiones y control de cambios que serán aplicados.

Estrategia de gestión de riesgos

La estrategia de gestión de riesgos debe describir las técnicas que serán empleadas para identificar, evaluar y controlar los riesgos durante el proyecto. La estrategia de gestión de riesgos debe estar bien documentada, de manera que todos los miembros del equipo del proyecto estén al tanto de cómo estos riesgos serán gestionados durante todas las actividades del proyecto y quién es responsable de la identificación de los mismos.

Estrategia de gestión de la comunicación

La falta de comunicación entre los miembros del equipo de proyecto es una de las causas más frecuentes de fracaso de las iniciativas. El gerente de proyecto es responsable de asegurar que todas las partes estén conscientes del estatus de proyecto. La estrategia de gestión de la comunicación define el método y la frecuencia de comunicación entre todas las partes interesadas.

Plan de proyecto

Con el fin de obtener la autorización para el proyecto, es indispensable definir los costos involucrados y los plazos del mismo. Dependiendo de la escala del proyecto, los diferentes productos, actividades y recursos requeridos deben también definirse para que puedan ser rastreados por el gerente de proyecto. Todo esto debe ser documentado en el plan de proyecto, que servirá como línea de base para supervisar el progreso. Es responsabilidad del gerente de proyecto actualizar el plan durante el ciclo de vida del proyecto e informar a la Junta de Proyecto de cualquier cambio que pueda afectar a los resultados generales.

Controles del proyecto

Los proyectos deben ser controlados de forma tal que pueda tomarse decisiones informadas y oportunas. En esta sección debes establecer los límites en cuanto a esa toma de decisiones, así como el nivel de tolerancia acordado para el proyecto y los mecanismos para el seguimiento y notificación.

Una reflexión final

El Documento de Inicio del Proyecto (PID) es uno de los artefactos más importantes en la gestión de proyectos. El objetivo es realizar una planificación inicial de alto nivel del proyecto, compilando toda la información necesaria para iniciarlo y comunicando la información clave a todos los interesados. De esta forma se garantiza que todos, tanto el equipo de gestión como el resto de los interesados, estén en la misma página en lo que respecta al qué, porqué y el quién del proyecto.

Según la metodología de gestión de proyectos Prince2 (Projects In Controlled Environments, version 2), el Documento de Inicio del Proyecto debe cubrir, como mínimo, las siguientes áreas: Definición del proyecto, Enfoque del proyecto, Caso de negocio, Estructura del equipo de gestión del proyecto, Roles y funciones, Estrategia de gestión de la calidad, Estrategia de gestión de la configuración, Estrategia de gestión de riesgos, Estrategia de gestión de la comunicación, Plan de proyecto y Controles del proyecto.

La regla general para preparar un buen PID es tener en cuenta las piezas de información que son vitales para el éxito del proyecto, es decir, aquellas que si no se definen claramente desde el principio, incrementan sustancialmente la probabilidad de fracaso. En cuanto al nivel de detalle,  debe ser, ni más ni menos, el suficiente para que el lector entienda el qué, el porqué y el quién del proyecto.

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