DILO (Un día en la vida de…)

por Carlos Del Castillo
Dilo

Herramienta para aumentar la eficacia y la productividad de los empleados

Uno de los insumos que afecta el nivel de productividad de una organización o de un grupo, es el Tiempo. Medir el uso efectivo de este recurso es vital para determinar si las tareas se están realizando en los periodos establecidos, en los espacios determinados y con los recursos y personas designadas para ello.

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El tiempo es un recurso que afecta directamente al nivel de productividad de una persona, equipo u organización. Es por ello de suma importancia conocer de manera directa la utilización y eficacia en el uso de este recurso por parte de los miembros de la empresa, especialmente de aquellos cargos  vitales para la compañía.

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Muchos estudios indican que hay elementos y situaciones que hacen que una persona presente inconvenientes con el manejo de su tiempo y, por ende, con el logro de sus  labores. Por ejemplo: Juan tiene programado elaborar el informe de gerencia para entregarlo al día siguiente. Recibe indicaciones de su jefe que se debe trasladar inmediatamente a la sala de juntas a explicar ciertos movimientos de la compañía en el mes. Esta reunión le absorbe cuatro horas del tiempo destinado a la elaboración del informe de gerencia, llevándolo a utilizar tiempo extra para su elaboración. Este hecho hace incurrir a la empresa en pago de tiempo adicional.

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La publicación especializada del Instituto Hamilton de Estados Unidos, Modern Business Review (MBR), establece que “los mayores inconvenientes de las personas, en especial de los ejecutivos, para organizar su tiempo son las interrupciones, las reuniones, el teléfono y la obtención de información”.

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Es importante entonces identificar los factores que inciden en la pérdida de tiempo. Tener esta información es vital para la gestión de la empresa, de las áreas, de los equipos de trabajo y de las personas que los conforman.

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Siempre se puede mejorar el rendimiento y la efectividad de un equipo de trabajo. Lo que no es susceptible de medición, no es susceptible de mejora. Por ello, es importante tener sistemas y herramientas de medición del uso efectivo del tiempo al interior de la organización. En inglés DILO (‘day in the life of’) – Un día en la vida de… es un recurso muy eficaz para medir estos tiempos.

DILO

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DILO es una herramienta de gestión muy útil para este fin. Sirve para recolectar información pertinente al uso del tiempo que dan las personas de un equipo en su día a día. Es por esto que resulta conveniente registrar durante cinco días consecutivos, todas las actividades que realizan las personas de un determinado cargo, el tiempo utilizado y la labor desarrollada. Se puede hacer esta recolección y análisis para todos los puestos de trabajo si se quiere tener un panorama más completo.

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El tiempo utilizado se clasificará en 4 grupos principalmente:

  • Operativo: se registran las tareas y tiempo utilizado en labores de producción o servicio.
  • Administrativo: se registra el tiempo aplicado por una persona para realizar tareas de escritorio o administrativas, como por ejemplo llenar informes, planear actividades, asignar responsabilidades del día, contestar emails, llamar a proveedores y firmar documentos, entre otros.
  • Reuniones: se registra el tiempo utilizado exclusivamente en reuniones, desde la hora en que se citó a la reunión hasta la conclusión de la misma.
  • Coaching: se registra el tiempo que se utiliza para enseñar, dar o recibir retroalimentación y realizar un seguimiento.
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Esta información se debe registrar en un cuadro donde se establezca: Fecha, Área, Cargo, Nombre, Actividad, Grupo de clasificación, Tiempo utilizado y Observaciones tales como interrupciones, daños en equipos y cualquier otro factor que se considere que pueda alterar el normal desempeño de la labor.

El análisis

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Una vez obtenida esta información se procederá a analizar los resultados, donde se podrá determinar:

  • Si hay tareas que se completan o no y cuál es la razón.
  • Si las tareas están asignadas teniendo en cuenta experiencia, habilidad y compromiso.
  • Si faltan o sobran recursos, cargos, procesos o comunicación.
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Utilidad:

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Con los datos y conclusiones que se obtengan de la recopilación y análisis de información tal y como se indicó anteriormente, se podrán tomar decisiones sobre sistemas de trabajo, recursos, asignación de personas, cualidades y requisitos para el cargo y otros ítems que permitan incrementar la productividad, el nivel de satisfacción en el trabajo y la información vital para la gestión de la organización.

Reflexión Final

Hoy, cuando la economía global exige eficiencia, efectividad, creatividad y responsabilidad en el uso de los recursos, las herramientas como DILO permiten que se recopile información en tiempo real y en el lugar de trabajo, sobre diferentes aspectos inherentes al mismo, lo cual es importante tanto para la administración como para el trabajador, ya que al conocer los resultados se pueden hacer programas de mejoramiento continuo, que se verán reflejados en beneficios para todos los integrantes del sistema.
Conocer objetivamente las actividades, tiempos y resultados de la labor de una persona, le permite a la gerencia de una organización desarrollar sistemas de trabajo y gestión, que le lleven a alcanzar niveles de productividad y competencia altas y le permitan estar a la vanguardia de su sector.

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