Aprende como organizar tu día

por Adriana Ugalde

y detengamos el descontrol

¿Por qué no tengo el tiempo de  hacer todo lo que tengo que hacer y otros sí?  Seguro te habrás hecho esa pregunta miles de veces.  Son muchas las personas que no logran organizarse durante el día y al final de la jornada se ven con muchas tareas pendientes por hacer, estresados e incluso con problemas en el trabajo a causa de su desorganización.

¿A qué le llamamos desorganización?

Contestar afirmativamente alguna de las siguientes preguntas te dará una señal clara de que eres desorganizado:

  • ¿Te cuesta encontrar las cosas en tu sitio de trabajo?
  • ¿Sabes que tienes que llamar alguien pero no recuerdas a quién?
  • ¿Se te pasan las fechas límites a menudo?
  • ¿Si te planteas una lista de tareas por hacer durante el día, suele sucederte que al final del día te das cuenta que nunca puedes terminar con lo que te has planteado hacer?
  • ¿Te llama tu jefe y te pide información sobre un cliente y tardas cinco minutos al teléfono tratando de encontrar el expediente en tu caótico escritorio?
  • ¿La bandeja de entrada de tu correo electrónico crece y crece sin ningún orden?

Pues bien, esos minutos que pierdes cada vez que tratas de encontrar algo y no lo logras de forma inmediata van sumando y al final del día puedes darte cuenta de que, debido a tu desorganización, has perdido incluso varias horas.  Si proyectamos esto a largo plazo, terminas comprendiendo la razón por la cual el tiempo no te alcanza: ¡Porque lo desperdicias!

Además, si eres de los que piensan que a pesar del desorden son efectivos en su trabajo,  ten en cuenta que probablemente tus superiores además de efectivo, quisieran que fueras eficiente y la eficiencia no es algo que consigues cuando desperdicias tiempo.  Esto puede incluso llegar a afectar la opinión que tienen de ti como profesional, además de causarte estrés e impedirte trabajar a gusto.

Ahora bien, ¡no te fustigues!, la desorganización es algo contra lo que podemos luchar y  para esto estamos aquí, para ayudarte con algunos consejos sobre cómo aprender a organizarte.

Consejos para organizarte:

Ten siempre a mano una libreta:

Puede ser una libreta o bien usa alguna aplicación en tu ordenador o dispositivo móvil donde puedas anotar aquello que vaya surgiendo durante el día y que debas usar para realizar una tarea, consultar con alguien, programar en tu agenda o añadir a tu lista de tareas pendientes.

Es un recurso sencillo, económico y muy útil. Supón que estás hablando con un cliente o con tu jefe y te pide algo, anótalo y así te asegurarás de no olvidarlo; o bien estás trabajando en un informe y  de repente te surge una pregunta que debes hacer a tu jefe y no lo puedes hacer en ese momento, si lo anotas, no se te olvidará.

Es importante que un par de veces al día revises tu libreta para organizar las ideas escritas allí, si hay que hacer una llamada o enviar un email, hazlo;  si hay que añadir una tarea a la lista de pendientes, hazlo;  si hay que delegar una tarea, procede, etc.

Tu primera tarea del día: Organizarte

Al empezar tu jornada, emplea entre 15-30 minutos en organizarte: ¿Cuáles llamadas y visitas tienes que hacer, en qué tareas debes trabajar?  Es ideal utilizar herramientas como programa de acciones o una lista de pendientes, donde puedas ordenar las diferentes tareas de mayor a menor prioridad.

Cuando organices tu día piensa en cuáles son las mejores horas del día para hacer cada tarea ya sea por la energía o condiciones que requiere la tarea, o porque seas una persona más de mañana que de tarde o viceversa.

Ordena tu escritorio:

Ordenar tu escritorio no significa mover los papeles de un sitio al otro, o acomodarlos en pilas, significa dejar encima de tu escritorio sólo aquello con lo que estés trabajando.   Archiva todo aquello con lo que ya hayas terminado, si tienes un sistema de archivo adecuado te será más  fácil encontrarlo que si lo tienes en una pila de papeles en tu escritorio mezclado con tareas en proceso, tareas por hacer y tareas terminadas.

Muchas personas dicen que a ellos no les afecta trabajar con un escritorio desordenado, pero en la mayoría de casos, sólo lo dicen porque nunca han trabajado en un ambiente ordenado y no saben cuánto mejorarían su productividad si lo hiciesen.

Coloca tus artículos de oficina (grapadora, clips, bolígrafos, etc.) en un cajón.  Encima del escritorio sólo lo que estés ocupando en ese momento. Eso sí, los útiles de oficina y documentos que emplees con mayor frecuencia son los que deberías tener más a mano. El final del día es un buen momento para hacer esta tarea. Esto implica tirar aquellos papeles que no sea preciso conservar, archivar lo que haya que archivar, y luego clasificar el resto por orden de prioridad a realizar

Tareas pequeñas, más controlables:

Cuando tengas tareas que sabes que no puedes terminar en un solo día, o en el tiempo que puedes dedicar ese día, es mejor descomponer en tareas más pequeñas que te permitan tener un mayor control sobre el tiempo que requieres para ejecutarlas. Alcanzar metas pequeñas reforzará tu motivación para seguir avanzando, mientras que abordar un gran trabajo cuyo fin no ves, podría más bien estresarte y alejarte del objetivo final.

Aprovechando la tecnología:

Hoy en día tenemos al alcance una gran cantidad de herramientas que pueden ser muy útiles para organizarnos y gestionar mejor nuestro tiempo: Calendarios/agendas en nuestros dispositivos móviles que se pueden sincronizar de forma sencilla con los que tenemos en nuestro ordenador.

De hecho, la mayor parte de estas herramientas te permiten asignar un color o tipografía según la prioridad que tengan.  Esto te ayudará visualmente para saber lo que tienes que hacer primero.

Ahorra espacio de almacenaje

Muchas veces guardamos documentos, informes, revistas que nunca más volvemos a utilizar, por lo que podrías ahorrar espacio de archivo escaneando aquellos documentos que no quieres tirar, pero que sabes, casi con toda seguridad, no vas a consultar frecuentemente.  Obviamente, no debes incluir en este grupo documentos legales o informes importantes que deban archivarse en papel.

Una reflexión final

El desorden y falta de organización en tus  tareas jamás te llevarán a la eficiencia, por lo que si quieres aprovechar bien tu tiempo, trabajar en un ambiente menos estresante y dar una mejor imagen como profesional, debes sacar de tu vida la desorganización.

¿Por qué aprender a organizarte?  Para avanzar en tu carrera, para aumentar tu productividad y para poder trabajar con menos estrés.  Además, aprender a organizarte implicará una inversión de tiempo a corto plazo, pero grandes beneficios a mediano y largo plazo.

Algunas medidas básicas que puedes tomar son: Tener una libreta siempre a mano, usar las herramientas que la tecnología ofrece para manejar citas y listas de pendientes,  mantener el escritorio ordenado y ceñirte a un horario que tú mismo hayas planificado.

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