Cómo organizarse

por Sandra Monteverde
Cómo ser una persona Organizada

Aprende a ser una persona organizada

“El tiempo es realmente uno de los principales capitales que cualquier ser humano tiene y por ende el único que no puede permitirse el lujo de perder”.

Este artículo se basa en estas sabias palabras del inventor estadounidense Thomas Edison.

¿Qué tan organizado eres?

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Pregúntate: ¿pierdes mucho tiempo durante el día debido a la desorganización? Tal vez te pasas 5 minutos buscando un archivo que está fuera de lugar, otros 5 rastreando un correo electrónico que detalla una reunión importante y tal vez 10 minutos más, para encontrar la lista de hoy de cosas por hacer, perdida entre los montones de papeles que tienes sobre tu escritorio.

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Antes de que te des cuenta, te has pasado una hora de tu jornada laboral buscando de cosas que no sabes dónde están. ¡Y eso es sólo en un día! Imagina la cantidad de tiempo que estás perdiendo cada semana, cada mes y cada año.

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Muchas personas luchan contra la desorganización, pero también hay quienes piensan que pueden tener éxito en medio del caos, aunque éste puede terminar costándoles un precio muy alto que si fueran conscientes de él, es seguro que no estarían dispuestos a pagarlo.

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La desorganización puede suponer la diferencia entre alcanzar o no la promoción que siempre hemos querido. Es capaz de bloquear nuestra creatividad, añadir más estrés a nuestras vidas además también puede impedirnos ser todo lo  productivos que podemos ser.

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Si eres de los que tiene bien claro que la desorganización es un problema, que muchas veces actúa de lastre en tu camino al éxito profesional (y posiblemente hasta en el plano personal) y estás dispuesto a ponerle coto, este artículo te será de gran ayuda.

Mejores Prácticas de organización

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Usa el bloc de notas

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Una estrategia de muchas personas organizadas es utilizar el bloc de notas de su PC, del portátil, del móvil o en su defecto un cuaderno de hojas de papel, en dónde anotar las cosas importantes.

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Por ejemplo, para tomar notas cuando estás hablando con un colega o con un cliente, si estás trabajando y recuerdas algo importante que decirle a alguien, si se te ocurren ideas geniales que debes compartir con las personas adecuadas en otro momento; anótalo Todo.

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La ventaja de un bloc de notas es que podrás mantener  todos tus pensamientos, conversaciones e ideas en un solo lugar. Y, una vez que las cosas se ponen por escrito, no tienes que perder energía mental recordándolo todo.

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Organízate durante los primeros 15 minutos del día. Nada más llegar a la oficina, inicia una nueva página con la fecha de cada día y luego revisa las cosas que tienes planificadas para esa jornada y haz una lista de tareas pendientes, luego dales la prioridad correspondiente a cada una, para poder saber qué debes hacer primero y cuál labor puede esperar.

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Despeja tu escritorio 

Si tu escritorio a menudo se convierte en una “zona de desastre”, donde hay papeles viejos, proyectos futuros, los archivos que estás utilizando actualmente, dos tazas de café vacías y un montón de papeles que simplemente no has desechado todavía, tienes un problema, aunque creas que eres capaz de trabajar eficazmente en medio de tal caos.

Si deseas organizarte, comenzar por la limpieza de tu escritorio es una estrategia inteligente. Esta puede ser una tarea que te consuma tiempo, por lo que podría ser mejor hacerla al final del día o el fin de semana, pero no lo pospongas más que eso. Es importante hacerlo de manera lenta y cuidadosa, especialmente si tu escritorio está muy desordenado.

Comienza quitándolo todo y luego procede a ordenar cada cosa de forma metódica: archiva los documentos que correspondan y los informes de que hayas terminado de usar y recicla, devuelve o tira a la basura todo lo que no sea necesario. Pon el material de oficina en un cajón o armario. Los elementos que queden son probablemente los archivos y documentos que actualmente necesitas y solo tienes que colocarlos de manera ordenada en un sitio práctico y a mano.

Crea una “zona de acción” 

Utiliza esta área para los materiales que necesitas para completar el proyecto en el que estás trabajando en la actualidad. Tan pronto como se complete cada tarea, desactive esta área de tu escritorio u oficina (archivando y guardando lo que no necesites) y prepárate para tu siguiente tarea.

Organiza los suministros o archivos de uso frecuente

Cuanto más a menudo uses algo, más cerca debes tenerlo. Organiza tu escritorio de manera que a ti te sea útil, práctico y funcional, no importa cómo se vea, allí trabajas tú, que eres quien debe obtener los resultados. Esto no significa que puedas dejarlo desordenado porque según tú no afecta tu rendimiento.

¿Cómo se mantiene un escritorio organizado?

Dedica cinco minutos de manera diaria y habitual al final de cada jornada para limpiar tu escritorio de papeles y objetos prescindibles y de esa forma lo mantendrás organizado. Eso hará que cuando llegues cada mañana, todo esté dispuesto para poner manos a la obra y producir. Los empleados de la limpieza te lo agradecerán también.

Usa las herramientas informáticas. Vivimos en un tiempo en el cual contamos con una serie de tecnologías increíbles a nuestra disposición. Aprovéchate de ello y úsalas para organizarte. El tiempo que dediques a aprender cómo potenciar las herramientas, te lo ahorrarás en distracciones, estrés y desorden.

Utiliza software de planificación. Muchas personas se valen de este tipo de herramientas informáticas  para ayudarse a organizar sus horarios. Puedes elegir códigos de colores, alertas auditivas o una amplia gama de opciones más para tener tus tareas en perfecto orden, sincronización y organización; esto te ayudará a saber rápidamente lo que hay que hacer primero cada día.

Usa una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de tu progreso. Las hojas de cálculo son útiles porque se puede utilizar el formato condicional que te avisa cuando las tareas son perentorias o si te acercas a los plazos de vencimiento de presentaciones. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con un equipo y necesitas estar al tanto de los avances del grupo.

Elije herramientas que te agraden. A la hora de tener un PC, un móvil, una PDA o un portátil, lo importante no es sólo que sepas su funcionamiento, sino que te sientas cómodo física y emocionalmente al usarlo. Olvídate de lo que opina el resto o si está o no a la moda, tu tienes que poder usar la mejor tecnología pero adaptada a tus gustos y tu comodidad.

Si crees que debes pasarte a un modelo superior al que tienes, no temas pedir ayuda al departamento o a la persona correspondiente, para que te instruyan en su uso y manejo. Es preferible aprender con alguien que ya sabe de qué va el tema, que leerte un montón de instrucciones poco prácticas y aburridas.

Trucos organizativos

Ofrécete una recompensa. De la misma manera que cuando caminamos por la acera, a veces nos proponemos no pisar determinadas baldosas (sólo las blanca, nunca las negras) y al conseguirlo nos felicitamos internamente por ello (nunca subestimes esta tendencia, es un ejercicio mental muy útil, no es cosa de niños), si tienes problemas para organizarte, ponte metas pequeñas y prémiate si las consigues.

Por ejemplo, si logras que todos los papeles que estén en tu escritorio al cabo del día solo sean los estrictamente necesarios, regálate con 10 minutos de descanso extra para tomarte un café o navegar por Internet.

Utiliza un solo calendario. Si introduces algunas cosas en tu PDA, otras en el PC y el resto en tu móvil, probablemente vayas a perderte citas y tareas clave. Organízate de forma sincronizada o usa una sola herramienta para ello.

Programa tareas pequeñas. Si un proyecto te insumirá mucho tiempo, divídelo, de manera de saber cuánto te llevará cada paso y así tendrás un panorama más amplio del tiempo requerido en total, para completar dicha tarea.  Además, es más estimulante ir completando esas pequeñas metas.

Escanea documentos. Si no te gusta tener una oficina con un montón de archivadores, entonces lo que debes hacer es escanear todos los documentos necesarios para llevar a cabo determinada tarea  y almacenarlos en tu ordenador.

Si tienes un asistente personal, ésta es una de esas tareas ideales para delegar. Si no es así, intenta escanear algunos documentos de uso común cada día. Pero no olvides organizarlos de manera adecuada en tu PC, no traslades el desorden de tu escritorio real al virtual.

Una reflexión final

La desorganización puede tener un impacto muy negativo en tu carrera profesional, no solo por la disminución de la productividad que suele acarrear, sino también porque puede añadirte estrés e impedirte avanzar como profesional.

Comienza usando un bloc de notas (virtual o real) para mantener un registro de las conversaciones, ideas y recordatorios. Y empieza cada día con tu escritorio limpio y una lista organizada por prioridades de las tareas pendientes.

Usa la tecnología para mantener tu horario y tus proyectos funcionando de la manera más adecuada. Y no te desesperes si no lo consigues el primer día, no desistas, pasado un tiempo esforzándote conscientemente en ser organizado, lo empezarás a ser de forma natural.

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