Cómo mejorar tus Habilidades de Comunicación

por Sandra Monteverde
Mejorar habilidades de Comunicación

¿Por qué las habilidades de comunicación son tan importantes?

Una comunicación es básicamente una relación que se establece entre un emisor y un receptor que utilizan una clave común y cuyo propósito es transmitir un mensaje que resulte claro y sin ambigüedades.

Esto implica un esfuerzo conjunto, tanto del remitente del mensaje como del receptor del mismo. Y es un proceso que puede contener errores, lo cual lleva a menudo a que los mensajes se malinterpreten y la consecuencia directa de ello es una tremenda confusión, un desperdicio de esfuerzos y una oportunidad perdida.

De hecho, la comunicación sólo tiene éxito si como resultado de la misma, tanto el remitente como el receptor terminan siendo poseedores de la misma información, exacta y sin tergiversaciones ni equívocos.

El problema se plantea cuando ésta no se realiza correctamente. Si los pensamientos y las ideas que transmites no reflejan necesariamente lo que querías expresar, esto provoca una interrupción en las comunicaciones que crea una serie de obstáculos que se interpondrán en el camino de tus objetivos, tanto personales como profesionales.

Sabias palabras

En una reciente encuesta de reclutadores pertenecientes a empresas con más de 50.000 empleados, las habilidades de comunicación fueron citadas como el factor determinante y más importante en la elección de los administradores.

Dicha encuesta que fue realizada por la Universidad de Pittsburgh Katz Business School, señala que las habilidades de comunicación, incluyendo las presentaciones escritas y orales, así como la capacidad de trabajar con otros, son el principal factor que contribuye al éxito del trabajo.

A pesar de la creciente importancia que sin duda tienen las comunicaciones, muchas personas continúan luchando contra este problema, sintiéndose incapaces de comunicar sus pensamientos e ideas con efectividad, ya sea en formato oral o escrito.

Esta incapacidad comunicativa hace que sea casi imposible que puedan competir eficazmente a nivel laboral y es la causa de que muchos individuos muy capaces y preparados se queden por el camino en la carrera de su evolución profesional.

Saber transmitir tu mensaje es de suma importancia para que puedas progresar. Para ello, hay que entender cuál es su mensaje, a qué público va dirigido y cómo se le percibirá. También debe ser capaz de tener en cuenta cuáles son las circunstancias que rodean a tus comunicaciones, como son el contexto situacional y el cultural.

Componentes de la comunicación

Una comunicación tiene una serie de partes que la componen y su desarrollo se da en etapas sucesivas enfocadas a completar el proceso de comunicación; todas ellas deben ser llevadas a cabo con eficiencia, si no se quiere que al resultado sea confuso, indeterminado o incierto.

Para ser un comunicador eficaz y lograr que el mensaje llegue de forma clara, concreta y concisa, tu objetivo debe ser disminuir la frecuencia de los obstáculos que puedan presentarse, por lo que es fundamental que tengas muy presente cuál es el proceso que siguen las comunicaciones.

La fuente o emisor

La persona que sea el origen del mensaje, debe tener claro por qué se está comunicando y qué es exactamente lo que pretende informar. También es necesario que se esté seguro de que la información que se está transmitiendo es útil y precisa.

El mensaje

El mensaje es la información que desea comunicar y que tras pasar las mencionadas barreras debe ser recibido de manera exacta y sin ambigüedades.

La codificación

Este es el proceso de transferencia de la información que se quiere comunicar de forma que pueda ser enviada correctamente y decodificada en el otro extremo. El éxito en la codificación dependerá en parte de tu habilidad para transmitir información de manera clara y sencilla, pero también de tu capacidad para prever y eliminar las fuentes de confusión, por ejemplo, las cuestiones culturales, las suposiciones erróneas y la falta de información.

Algo que resulta clave en este punto es el conocimiento de la audiencia: si quienes deben recibir el mensaje son incapaces de interpretar el código, la comunicación será imposible. Un ejemplo claro de esto es que tengas que dirigirte a personas que no hablan tu idioma, si no sabes el suyo debes buscar un intérprete.

El canal

Los mensajes se transmiten a través de diferentes canales que pueden ser verbales, como una conversación cara a cara, las videoconferencias o las charlas telefónicas o escritos, como los emails, los mensajes instantáneos, las notas e informes o las cartas.

Los diferentes canales tienen distintas fortalezas y debilidades. Por ejemplo, no es particularmente eficaz dar una larga lista de direcciones verbalmente, mientras que si realizas una fuerte crítica por correo electrónico, ésta puede ser malinterpretada o un motivo de discordia.

La decodificación

Del mismo modo que codificar con éxito es una habilidad, una decodificación apropiada implica esfuerzo y concentración; por ejemplo no se comprende el contenido de un mensaje, sin tomarse el tiempo de leerlo cuidadosamente o de escuchar activamente a nuestro interlocutor.

Una confusión puede surgir tanto de los errores cometidos en el proceso de codificación como en el de decodificación. Un ejemplo muy claro de este problema se suele presentar si el receptor no tiene suficientes conocimientos que le permitan entender el mensaje, como se da en el caso de que usar terminología técnica que él no conoce.

Receptor

Cada persona es un mundo y tiene sus propias creencias, principios y conceptos, que sin duda pueden influir en la recepción de los mensajes. Por ello es importante tener en cuenta que cada individuo entra en el proceso de comunicación con un bagaje de ideas y sentimientos que influirán en su comprensión e interpretación del mensaje y en su respuesta al mismo.

Para ser un comunicador de éxito, se deben considerar estos puntos a la hora de dar un mensaje y actuar en consecuencia. Si sabes que tu interlocutor es sensible a algunos temas y debes hablar de ellos, hazlo con consideración y empatía.

La retroalimentación

El receptor suele proporcionar retroalimentación, que puede ser verbal o no verbal (gestos, ademanes, etc.) o escrita, como reacción directa al mensaje comunicado. Es fundamental prestar mucha atención a esto, ya que es el único medio que se tiene para estar seguro de que se ha entendido nuestro mensaje.

Cuanto antes captes que existe un malentendido o el mensaje no fue captado como tú lo deseabas, te será más fácil reenviarlo o aclarar las dudas que se presenten para que el contenido que quieres comunicar llegue efectivamente a su destino.

El contexto

La situación en la que se entrega el mensaje es el contexto. Esto puede incluir el medio ambiente circundante, si estás teniendo una conversación o la cultura general, la cultura corporativa, las costumbres internacionales y todo lo que se relacione con ellas.

Las barreras en la comunicación

Para entregar tus mensajes de manera efectiva debes comprometerte a romper las barreras que existen, en cada una de estas etapas del proceso de comunicación que hemos visto y analizado hasta ahora.

Vamos a empezar con el propio mensaje. Si éste es demasiado largo, desorganizado o contiene errores, se puede esperar que sea mal entendido y mal interpretado. El mal uso del lenguaje verbal y corporal también puede confundir al receptor.

Las barreras en el contexto suelen ser fruto de que los remitentes ofrecen demasiada información con mucha rapidez. En caso de duda, ten en cuenta que a la hora de comunicarte menos es más, esto quiere decir que es preferible decir poco pero que se entienda, a expresar mucho y que el receptor quede en la inopia de la mitad de lo que se explicó.

Lo mejor es tener en cuenta que las personas suelen tener poco tiempo a causa de sus diversas ocupaciones, especialmente en el tipo de sociedad en el que vivimos, llena de horarios y cosas por hacer, así que ser conciso puede evitar ambigüedades o confusión por parte del receptor.

Una vez que entiendas esto, es importante que tengas en cuenta las limitaciones de cultura o educación de aquellos a quienes debes transmitir mensajes. Asegúrate de ser capaz de conversar y dar información a personas de diferentes orígenes y culturas dentro de tu propia organización, de otras e incluso del extranjero.

Una reflexión final

Comunicarse es fundamental en todos los aspectos de la vida, por lo que aprender a hacerlo de manera efectiva y sin errores durante el trascurso del proceso, no solo te ayudará a progresar laboralmente, sino que te evitará disgustos, malos entendidos y confusiones en todos los aspectos de tu vida.

También puede serte de utilidad a la hora de reforzar tus habilidades como comunicados tomar nuestro cuestionario ¿Qué tan bueno eres en el ámbito de la comunicación? y leer nuestro interesante artículo acerca de cuáles son las claves de la comunicación

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