Claves para que tus mensajes escritos sean efectivos

por Adriana Ugalde
Mensajes escritos

Mejora tus habilidades de escritura

Seguro que en tu vida personal o profesional has recibido alguna vez una carta o documento que por más que leías no lograbas entender.  Esto puede suceder por varias razones:

  • La información está mal organizada
  • La longitud del mensaje es excesiva
  • Tiene tantos errores que te hacen perder la atención en el contenido
  • Está tan mal redactado que se hace difícil captar el mensaje.

Pues bien, suponemos que querrás que eso no suceda con los documentos o mensajes que tú escribas.  A continuación, algunas claves que te ayudarán a mejorar tus habilidades de escritura.

¿Cuáles son las cualidades de una buena comunicación escrita?

Piensa que recibimos toneladas de información por escrito tanto en papel como a través del correo electrónico, por lo que si quieres que tus mensajes tengan al menos una oportunidad de lograr su objetivo debes asegurarte que sean:

  • Claros
  • Concisos
  • Efectivos

Además, no debes olvidar que tener buenas habilidades de escritura hará que tus comunicaciones causen una mejor impresión entre los compañeros de trabajo, superiores y clientes.

Claves para que tu mensaje sea efectivo

  1. Antes de empezar a escribir piensa cómo vas a presentar tu mensaje. ¿A través de un simple correo electrónico?  ¿Un reporte detallado?  ¿Crees que sea necesario hacer llegar el mensaje por un mecanismo más formal?
  1. También debes tener muy claro a quién vas a dirigir tu mensaje, ya que de esto dependerá en gran medida tanto el formato que utilices (más o menos formal, más o menos detallado) como las palabras utilizadas. No le escribes en el mismo tono a un cliente enfadado que a un amigo, tampoco a alguien que conoces le escribes de la misma forma que a alguien que no conoces.
  1. Cuando ya empieces a escribir no es raro que te quedes en blanco, sin saber por dónde empezar. En este sentido, lo siguientes consejos te pueden ser útiles:
    • Si el documento que vas a presentar es largo, lo mejor es empezar con un breve resumen que le dé una idea del contenido del mismo a quien lo recibe. Además, este resumen te puede servir también de guía para que sepas las diferentes secciones o subtemas que deberán cubrirse en el documento.
    • Debes buscar primero captar la atención del lector, pero luego debes darle una razón para que no pierda el interés en el documento que tiene en sus manos. También debes ser capaz de comunicarle efectivamente al lector si deseas que actúe de alguna forma, por ejemplo: Que compre un producto, que nos conceda una entrevista, que acepte una visita nuestra, etc.
    • Intenta conectar con el receptor del mensaje empatizando con sus necesidades. ¿Por qué el mensaje o documento es importante para esa persona? ¿Cómo le beneficiará?
    • ¿Cuál es el tema principal del mensaje? Si te resulta complicado definir en unas pocas palabras el tema principal del mensaje, probablemente quienes lo lean lo tendrán aún más difícil. Trata de definirlo en unas cuantas palabras.
    • Elige muy bien el vocabulario a utilizar. Evita los tecnicismos o palabras poco utilizadas, a menos que tengas la seguridad que va a ser entendido por quien reciba el mensaje.
  1. Estructura adecuadamente el mensaje. Cuando escribes debes ponerte en el lugar del lector. Si tú recibes un documento de 30 páginas seguro que esperas que no sea un texto continuo, sin apenas espacio entre líneas, sin títulos y otros elementos de la estructura que te permitan una lectura más agradable. Debe resultar fácil encontrar aquello que te resulta importante;  para esto están los títulos, subtítulos, listas, tablas que crean el esqueleto de esa comunicación. Además, los encabezados nos sirven para captar la atención de los lectores. Otros consejos relacionados con la estructura son:
    • Utiliza preguntas para generar y mantener el interés del lector. Por ejemplo: ¿Cómo motivar mejor a mi equipo? ¿Cuáles factores debo considerar al elegir un coche? ¿Es América Latina un buen mercado para las empresas españolas?  Esto sobre todo cuando se trate de documentos largos. Piensa que el lector pudo haberse hecho él mismo esas preguntas.
    • En el caso de comunicaciones breves como una propuesta o un correo, escribe encabezados con frases cortas que reflejen hechos. Por ejemplo: Ventajas de registrarte en esta página.
    • Otra técnica que nos puede ayudar a hacer más sencilla la lectura de un texto que escribimos es utilizar gráficos y tablas. Estos elementos son una forma de comunicar información importante de una forma rápida.
  1. Evita los errores gramaticales y de redacción. En este apartado podríamos incluir cientos de errores gramaticales que son muy frecuentes cuando escribimos un texto. Lo importante es que tengas claro que debes revisar bien cualquier documento que escribas antes de enviarlo o entregarlo. Referente a esto:
    • Aprende a utilizar los signos de puntuación. Es muy normal abusar del uso de la coma, llegándose incluso a separar el sujeto del predicado mediante una coma lo cual no es apropiado.
    • Cuidado al elegir la conjugación verbal. Esta debe estar acorde con el número del sujeto. Por ejemplo: “El equipo” aunque son varias personas se trata de un sujeto en singular, por lo que no sería correcto escribir “El equipo están motivados”  o “La gente son muy capaces de realizar la labor”.  En ambos casos, el verbo también debe ser singular.
    • Sé coherente en cuanto al sujeto utilizado. Esto significa que si se empieza redactando el texto en segunda persona, no debemos cambiar en ciertas partes del texto a una primera persona o a una tercera persona.
    • El verbo no debe estar muy alejado del sujeto. Recuerda, las frases muy largas pueden ser difíciles de entender.
    • No se deben hacer párrafos demasiado extensos. Algunos expertos consideran que entre 5 y 7 líneas es una buena longitud.
    • Trabaja en ampliar tu vocabulario. La efectividad de un documento se puede perder a causa de la repetición de palabras o de muletillas que terminan “aburriendo” al lector.
    • No quieras impresionar a nadie. Utiliza un lenguaje sencillo y comprensible.
    • Evita el uso de siglas y abreviaturas si no estás seguros que los receptores del mensaje las conocen.
    • Las cantidades, a menos que sean muy grandes, es mejor expresarlas con letras. Ejemplo: Setenta mil en lugar de 70.000.
    • Cuidado con las mayúsculas. No se debe abusar de ellas. De hecho muchas personas consideran el uso de las mayúsculas en el título o para remarcar cierta oración. Puede ser interpretado como una falta de respeto hacia el lector.
    • Los verbos deben ser calificados por adverbios y los sustantivos por adjetivos. Ejemplo: No es correcto decir “Trabaja duro”, lo correcto es “Trabaja duramente”.
    • Aprende gramática y conoce el vocabulario. Aprende las diferencias entre éste y este, por qué y porque, más y mas, cuando y cuándo, sobre todo y sobretodo, etc.
  1. Revisa antes de enviar o entregar. No hagas las cosas a prisa.  Al hacer una última revisión:
    • Verifica títulos y subtítulos
    • Lee el documento en voz alta
    • Espera al menos un tiempo entre el instante en que terminas de escribir el documento y el instante en que lo revisarás, especialmente si es un documento largo.
    • Ayúdate de tu dedo para seguir el texto mientras lo vas leyendo. Esto, al igual que el leer en voz alta, hace que la revisión sea más lenta y por tanto es posible que no pases tantos errores por alto.

Una reflexión final
Saber escribir es tan importante como saber hablar. Escribimos a diario correos electrónicos, mensajes, informes, proyectos y propuestas.  La forma en que escribes también influye en la percepción que los demás tienen de ti como profesional.  Debes buscar comunicarte de una forma concisa pero efectiva.Antes de empezar tienes que tener claro quienes leerán lo que escribas.  De esta forma podrás elegir el tono y vocabulario adecuados para que el mensaje sea efectivo.  Tener conocimiento sobre lo que vas a escribir es tan importante como saber cómo presentarlo, por lo que además de reunir y organizar la información deberás tener un buen dominio de la gramática y un léxico.

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