Aprende a archivar como un profesional

por Adriana Ugalde

Manejar tus documentos para hacer uso óptimo del tiempo

¿Cuantas veces has tenido a tu jefe o a un cliente al teléfono preguntándote por un dato y te has vuelto loco mientras empezabas a sudar al ver que no encontrabas ese documento en tu caótico sitio de trabajo?   ¿O has visto como el tiempo volaba mientras buscabas esa carta que te envió un cliente importante?  Pues eso de “yo encuentro todo en mi desorden” es un muy mal hábito.

El tener un espacio de trabajo desordenado, incluyendo el tener papeles desperdigados o amontonados por el escritorio,  no sólo merma tu productividad por el tiempo que pierdes buscando lo que debería estar debidamente archivado sino también genera una mala impresión sobre tu profesionalismo entre tus colegas, superiores y clientes.   Piensa que al fin y al cabo si tardas tiempo en darles ese dato o en contestar esa carta, también les estás haciendo perder tiempo a ellos. Por esta razón, aunque archivar pueda parecer una tarea nada estimulante y hasta aburrida, es necesaria.

Saber archivar forma parte de gestionar tu tiempo

A pesar de que la cantidad de documentos en papel se ha reducido en un gran porcentaje gracias a la digitalización, todavía lidiamos con muchos informes, cartas,  formularios que en algún momento deben ser archivados.

Diariamente recibimos información y lo primero que tenemos que hacer después de procesarla es decidir si debemos archivarla o no.  Si decidimos archivarla es porque sabemos que en determinado momento podríamos necesitar esa información y queremos tener acceso a ese documento justo cuando lo necesitemos.

Llego el momento de entender que un buen sistema de archivo nos va a ahorrar tiempo y también se lo ahorrará a los que interactúan con nosotros, lo cual por supuesto incidirá positivamente en la productividad.

Manejar la información de forma eficiente

¿Qué es lo primero que haces cuando recibes un documento?  Muchos de nosotros simplemente le daremos una ojeada para determinar su urgencia y luego lo apilaremos junto con otros documentos, en algunos casos decenas de documentos. Esto lo hacemos con la idea de atender el documento en cuanto tengamos el tiempo para hacerlo, pero mientras llega ese momento, siguen llegando nuevos documentos y usualmente el montón se hace más y más grande.

Cuando esto sucede, el darle trámite a esos documentos se convierte en tarea imposible ya que probablemente siempre tengas muchas tareas por realizar.  Siendo esto tan claro, lo mejor es tener un sistema de archivo que nos permita colocar los documentos en su sitio justo cuando los recibimos y así saber dónde encontrarlos cuando vamos a trabajar con ellos.

Archivar de forma efectiva no es nada excesivamente complicado, simplemente requiere tener un sistema y la suficiente disciplina para seguirlo. Se trata simplemente de almacenar los documentos en carpetas, agrupados por categoría y ordenados de la forma que más útil te resulte.

Consejos para un manejo de documentos eficiente

  • Sé selectivo al decidir si archivar o tirar. La primera pregunta que debemos hacernos es ¿debo guardar este documento? Evita guardar todo sólo “por si acaso lo necesitas”. Por ejemplo, si es un documento que te han enviado por correo electrónico y lo has impreso para trabajar en él, no será necesario archivarlo a menos que se vaya a recurrir a él muy frecuentemente, si no es así, siempre podrás conservarlo en tu disco duro.
  • Define un método para darle nombre a tus archivos y carpetas. Lo más importante es que este método se utilice consistentemente. Puedes tener un archivador relacionado con asuntos internos y otro con documentos provenientes y dirigidos a terceros fuera de la empresa como clientes y proveedores.  Hoy en día existen en el mercado separadores, carpetas de colores, etiquetas y otros artículos que hacen más sencilla esta labor.  Por ejemplo, colocar los expedientes de tus empleados en carpetas de color amarillo mientras que las de los clientes sean rojas.
  • Lo que se relaciona debe ser archivado junto. Existe una regla que debemos procurar seguir al 100%. Los documentos que se relacionan entre sí debemos guardarlos juntos.  Si tienes 20 documentos diferentes que pueden incluir presupuestos, informes, datos de investigación sobre el lanzamiento de un nuevo producto deberías archivarlos todos juntos.
  • ¿Se relaciona con una tarea o proyecto que ya has terminado? Otra costumbre que muchos tienen es tener encima del escritorio todo aquello en lo que están trabajando. Esto no sólo puede causar que tengas un escritorio atestado de papeles que luce desordenado y donde te cuesta encontrar lo que buscas, también puede ser una fuente de distracción, por lo que nuestro consejo es que tengas en un cajón todo aquello relacionado con proyectos o tareas que aún no han sido completadas, debidamente separado en carpetas, y que encima del escritorio sólo tengas aquello con lo que estás trabajando en ese momento. En cuanto esa tarea se complete debemos archivarla apropiadamente junto con los documentos de asuntos concluidos. Cada semana o dos revisa ese cajón o archivador de pendientes para no tener allí nada que ya haya sido completado.
  • Evitar sobrecargar las carpetas u archivadores. Si la cantidad de documentos o subdivisiones se ha hecho ya muy numerosa, es mejor subdividir o separar en varios archivadores para evitar complicar la búsqueda. Por ejemplo, si la carpeta de un cliente está ya muy llena de documentos, podría ser mejor tener una carpeta para ese cliente para cada año, por ejemplo ABC 2016, ABC 2017, etc.
  • De igual forma, si tienes un documento por archivar que no sabes dónde colocar muy probablemente se deba a que es un tipo de documento poco usual, por lo que en ese caso se recomienda crear un archivo para varios o misceláneos.   De esta forma te evitarás crear carpetas que sólo tengan 1 o 2 documentos.
  • Archivo digital.Por último, una recomendación cada vez al alcance de más personas consiste en escanear los documentos y tener un archivo digitalizado.  Esto es ideal si no tienes mucho espacio en tu escritorio o despacho.  También digitalizar te puede servir de respaldo en caso de que el documento en papel se extravíe o se dañe.  Sin embargo, hay que tener presente que algunos documentos originales con sus firmas deben ser conservados físicamente.

¡Manos a la Obra!  Es el momento de archivar

Lo primero que tienes que hacer es definir un sistema de archivo. Recuerda, tomar tu tiempo para hacer esto. No debes considerarlo un desperdicio de tiempo. Si lo haces bien verás los frutos reflejados en una mayor productividad.

Algunos consejos para crear tu sistema de archivo son:

  • Organizar los documentos según fechas. Si el documento no tienen una fecha, escribe la fecha en que lo preparaste o que lo recibiste.
  • En el método GTD de administración de tiempo se utiliza un sistema de archivado que se hace llamar el sistema de las 43 carpetas o sistema Tickler. Primero creas 12 carpetas (una para cada mes del año) y luego creas otras 31 carpetas (1 para día del mes). En estas 31 carpetas es que vas a ir archivando los documentos que vas a utilizar ese día.  Al empezar la jornada, debes tomar la carpeta con la fecha del día y sacar los documentos, a la vez que archivas la carpeta vacía en el siguiente mes.

Los documentos que hayas sacado de la carpeta los debes colocar en una carpeta para el día de hoy en tu escritorio.  Si al final del día no has podido dar trámite a todos los documentos que tenías en tu carpeta, pues simplemente debes colocarlos en la carpeta del día en que quieres o puedes atenderlo.

No hay recetas mágicas que valgan para todos. Algunos encontrarán un sistema de archivo mejor que otro, pero lo importante es que tengas un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio.

Una reflexión final
Ser desordenado no es eficiente para nadie. Desarrollar un buen sistema de archivo de documentos te permitirá saber dónde encontrar lo que buscas en el momento que lo necesitas, lo cual te ahorrará tiempo a ti y a los demás. Esto sin contar que te permitirá proyectar una imagen más profesional y reducirá tus niveles de estrés.Apuesta por seguir estos consejos y los resultados se reflejaran sin duda en una mejora en tu productividad.

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