Aprende a preparar listas de “pendientes”

por Adriana Ugalde
listado de tareas

Serán muy útiles en tu camino a la eficiencia

¿Te ves frecuentemente saturado por la cantidad de trabajo que tienes pendiente de terminar? ¿Te pasas el día pensando en todo lo que te queda por hacer antes de que finalice el día? ¿Te sucede frecuentemente que al terminar tu jornada te das cuenta que te has dejado sin hacer cosas importantes, mientras que le has dedicado tiempo a labores de menor prioridad?

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Si todo esto te sucede estás en problemas, muy probablemente tienes una mala gestión del tiempo, pero lo bueno es que existen soluciones para ello. Si sigues los consejos que aquí te damos, notarás cómo harás un mejor uso de tu tiempo y dejarás de olvidar tareas importantes o de no tenerlas listas a tiempo por no haberte programado adecuadamente.

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Todas las situaciones descritas en los anteriores párrafos suceden porque no tienes una ‘lista de tareas pendientes’ hecha de forma apropiada.

¿Qué es una lista de pendientes y para qué sirve?

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Una lista de pendientes como su nombre indica es una lista de las tareas que tienes que llevar a cabo y en la cual se ha indicado la prioridad de cada una de las mismas.

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Estas listas se pueden organizar de diferente forma; lo más usual es que se coloquen de primera en la lista, aquellas tareas que son más urgentes y en último término las que si bien deben hacerse, tienen menos prioridad.

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Este tipo de listas te sirven para tener escrito en un solo lugar todo lo que tienes que hacer para que así no se te olvide nada importante, esto incluye citas, llamadas, informes, lecturas, etc.  Además al establecerse una prioridad en las tareas se está determinando el orden en que vas a realizarlas, para que lo más urgente se realice primero y lo menos importante o menos urgente se deje para más tarde o para otro día.

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Las listas de pendientes te ayudarán a dar una mejor impresión delante de tus compañeros de trabajo y de tus superiores, quienes te verán como alguien organizado y confiable. Esto se suma al hecho de que te sentirás menos estresado, porque aunque las cosas están pendientes de hacer, sabes que esta lista de pendientes te ayudará a no olvidar ninguna tarea o fecha importante y por tanto estás más tranquilo lo que a su vez te permite trabajar mejor.

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Además, si has establecido tus prioridades adecuadamente, el uso de tu tiempo será más adecuado ya que lo dedicarás a tareas más importantes y urgentes, antes que a otras menos relevantes. Esto logrará que tú y tu equipo sean más productivos y en términos generales la empresa también lo sea.

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¿Pero por qué si son tan útiles las personas que usan este tipo de listas?  Básicamente porque un gran porcentaje de trabajadores no saben cómo hacerlas. Por esa razón, una vez que aprendas a confeccionarlas y a utilizarlas notarás enseguida como baja tu estrés y mejora tu productividad, lo cual sin duda te ayudará a avanzar en tu camino hacia el éxito profesional.

¿Cómo preparar una lista de pendientes?

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El procedimiento para hacer la lista es el siguiente:

  1. Escribe todas las tareas que necesitas realizar. Puedes hacer una lista diaria o bien una semanal o mensual, pero lo ideal es tener una diariamente para no necesitar modificarlas cada vez que se surjan cambios.
  2. Revisa las tareas anotadas e intenta determinar la prioridad de cada una de ellas. Puedes utilizar diferentes formas para indicarla:
    • Numérica: asígnale el Nº 1 a la tarea más prioritaria, el 2 a la que le sigue en urgencia y así sucesivamente hasta la última.
    • Según prioridad: estableces categorías, por ejemplo: la categoría 1 para aquellas tareas que son extremadamente urgentes y la categoría 6 para tareas que deben realizarse, pero que son las que menos urgencia tienen en tu lista. Define las categorías que consideres oportunas, pero sé consecuente y constante en su uso, no te pongas a hacer una tarea con categoría 6 hasta que no termines todas aquellas que tienen mayor prioridad. Cuando establezcas la prioridad debes diferenciar entre URGENTE e IMPORTANTE; un asunto puede tener mucha relevancia pero ser menos urgente.
    • Según el término: otra forma de priorizar las tareas es considerar el momento en el tiempo para el que deben estar terminadas. Por ejemplo: Categoría 1 para todas las tareas que deban ser terminadas durante ese día, Categoría 2 para todas las tareas que deben ser terminadas durante las próximas 72 horas y Categoría 3 para aquellas tareas que pueden terminarse a lo largo de la semana.

Consejos para que la lista sea efectiva

  1. Si son tareas que te van a llevar mucho tiempo es aconsejable hacer una secuencia de sub-tareas para tener un mayor control del tiempo requerido para realizarlas.  Se  recomienda incluir en la lista las tareas que te van a llevar como máximo 1-2 horas, así que tomando en consideración esto, si lo que tienes pendiente te insumirá más de ese tiempo, divide esta gran tarea en pasos o sub-tareas.
    Por ejemplo, si la tarea es preparar el presupuesto del Departamento para 2017, de allí se pueden desprender diferentes sub-tareas, la primera de ellas o 1º sub-tarea: estimar los costes de personal para el departamento.  Entonces en nuestra lista debería aparecer como: Estimar costes de personal (Presupuesto del Departamento).  Siempre asociada a la tarea principal.
  1. Algunas personas encuentran útil hacer diferentes listas para los diferentes aspectos de su vida o sea una lista de pendientes de carácter personal, una lista de pendientes para el trabajo, una lista de pendientes para los estudios, etc. Sin embargo, muchas personas encuentran más práctico tener una sola lista para organizarse mejor. Esta es una decisión que debes tomar según tus preferencias.
  2. Si al realizar la primera lista terminas con una gran cantidad de actividades de alta prioridad, debes volver a revisar y dejar con esa calificación solo las que realmente debas terminar con urgencia.

Usar la lista

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De nada  vale invertir tiempo en realizar una lista completa y establecer bien las prioridades entre todas las tareas que incluyas, si luego no la usas adecuadamente.

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Es muy sencillo, pero se debe ser consistente; simplemente se trata de ir haciendo las tareas según la prioridad que has marcado: si has indicado que hay 3 actividades con prioridad 1, esas son las primeras cosas que deben realizarse.

Conforme vayas realizando las tareas márcalas como terminadas. Para que una lista de pendientes sea realmente una ayuda para aumentar la productividad debes incluir las actividades realmente prioritarias a corto plazo; no merece la pena incluir una actividad que sabes que vas a ir postergando por no ser relevante o por falta de recursos para realizarla.

No conviene hacer listas excesivamente largas porque esto puede desmotivarte, es mejor ir añadiendo nuevas tareas conforme vayas  terminando las primeras. Además, esto también depende mucho de tu personalidad y del tipo de trabajo que realices.

En un trabajo donde las tareas a realizar son de corta duración plantearse tareas para terminar durante el día es lo más aconsejable, sin embargo, si tienes un trabajo en el que las tareas pendientes son de larga duración o dependen en gran medida de la actividad de otras personas, puede que sea más efectivo desarrollar una lista a un plazo más largo e ir seccionándola en sub-tareas para el día a día.

¿Cuándo hacer la lista de pendientes?

Al finalizar tu día de trabajo revisa tu lista de pendientes. ¿Te ha quedado algo sin hacer? ¿Podrás hacerlo mañana? ¿Debes aumentar su prioridad o no? Además, piensa en si han surgido nuevas tareas prioritarias para incluirlas al día siguiente.

Al invertir estos 10-15 minutos al fin del día, podrás organizar de mejor manera tu siguiente día laboral y al llegar al trabajo empezar directamente a trabajar. También puede permitirte determinar si vas a necesitar información de otro miembro del equipo o de algún cliente y enviar un correo o hacer una llamada para que al día siguiente lo tengas todo preparado.

¿Lista manual o software?

Aunque muchas personas encuentren más fácil hacer una lista en cualquier hoja o en su agenda para el día siguiente, hoy en día existe una gran variedad de aplicaciones tanto para dispositivos móviles como para el ordenador, muchas de ellas gratuitas, que te pueden ayudar a ser más eficiente a través de las listas de pendientes.

La ventaja de utilizar algún programa con este fin es que tienen funcionalidades como alarmas que te avisarán cuando se aproxime a la hora de una cita o la entrega de un informe, además algunos pueden sincronizarse con el Smartphone o con tu cuenta de correo electrónico por lo que puedes enviar información a otros miembros del equipo o a tu jefe.

Otra gran ventaja de las aplicaciones de administración de tiempo frente a las listas de tareas pendientes en papel es que son fácilmente actualizables, no tendrás que hacer la lista todos los días borrando las que ya has terminado, con acciones simples podrás añadir nuevas tareas, cambiar su prioridad o borrarlas.

Estas aplicaciones de administración del tiempo son bastante populares tanto entre profesionales liberales como en cualquier persona que al final del día siente que podría haber aprovechado mejor su día. Algunas de las más populares son Remember the Milk, TimeGT, Astrid, Todoist, Toodledo, entre muchos otras.

También existen otros programas como Word y Excel de Office y Gmail que tienen características que te pueden permitir hacer una lista de tareas pendientes.

Ahora bien, no todos los programas te resultarán igualmente útiles, lo que puede funcionar para tu compañero de oficina puede no ser el ideal para ti y viceversa. Se trata de que investigues un poco y a la luz de tu trabajo y de tus características personales escojas aquella que mejor te resulte.

Listas de pendientes para un equipo

Si estás a cargo de un grupo de trabajo debes saber que para un equipo también son importantes las listas de pendientes, ya que son una forma muy efectiva de seguir el ritmo planeado en un proyecto importante para la empresa, así como de asumir una gran cantidad de tareas siguiendo la prioridad adecuada.

Lo que se aconseja en esta situación es elaborar una lista de tareas pendientes por cada miembro del equipo, de esta forma tanto tú como el responsable de la tarea sabrá qué debe hacer y para cuándo.

Como líder de un equipo saber cuáles tareas se van completando te ayudará a tener un mejor control del equipo, a la vez que te permitirá planificar de forma más eficiente el trabajo que vas a asignar a cada miembro, para evitar cuellos de botella o confusiones debido a que no se consideraron la interdependencia entre las labores de un miembro y las de otro.

Sin embargo, las listas de asuntos pendientes también tienen limitaciones, son útiles cuando tenemos una cantidad no muy grande de actividades/tareas por incluir, pero para proyectos más grandes o con muchos miembros es más aconsejable definir un programa de acción que permite la organización de situaciones más complejas

Conclusiones

Las listas de asuntos o tareas pendientes son unas herramientas muy útiles para aprovechar el tiempo del que disponemos. Nos  sirven tanto a nivel personal como laboral, tanto a nivel individual como colectivo, ya que también podemos hacer una lista de tareas pendientes para un equipo que lideremos.

Es muy sencillo, se trata de hacer una lista de las actividades/tareas pendientes de realizar durante determinado período de tiempo (diario, semanal, mensual)  y establecer unas prioridades para saber cuáles  son más urgentes de realizar o tienen más relevancia para la empresa.

Puedes hacerlo de forma manual, en una hoja de cálculo como Excel o en una plantilla de Word, pero también existen gran cantidad de programas/aplicaciones útiles, incluso algunas gratuitas que podrás instalar en tu ordenador o Smartphone o bien trabajar directamente de forma online.

Las listas de tareas pendientes te servirán para:

  • Recordar todas las tareas que necesitas terminar en determinado período de tiempo.
  • Concentrarte en realizar los trabajos más importantes y urgentes antes que los menos relevantes.
  • Que tu nivel de estrés se vea disminuido porque tendrás un mejor control del tiempo.
  • Que tu productividad se vea mejorada de forma importante, ya que los demás también te percibirán como alguien más responsable y organizado.

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