Análisis de los interesados

por José Pestana

Obtener el apoyo necesario para tu proyecto

El análisis de las partes interesadas en la gestión de proyectos es el proceso de identificar a los personas o grupos que pueden afectar o ser afectados por los resultados de la iniciativa planteada, así como sopesar el impacto que pueden ocasionar en el proyecto o que el proyecto puede ocasionar en ellos. Con esta información es posible evaluar cómo deben abordarse los intereses de las partes interesadas e incorporar las acciones necesarias para lograrlo en el plan de proyecto.

El gerente de proyecto debe sopesar y equilibrar todas las demandas provenientes de las partes interesadas. El objetivo es garantizar que todos los afectados sean considerados.

Aunque el análisis de las partes interesadas se utiliza con frecuencia durante la planificación de un proyecto, también es recomendable emplearla durante la etapa de ejecución para identificar los cambios en las expectativas y requerimientos de los interesados a lo largo del tiempo.

Beneficios

Los beneficios de emplear la técnica de gestión de interesados son los siguientes:

  • Puedes emplear las opiniones de las partes interesadas con más poder para dar forma a tus proyectos durante la etapa de planificación. Esto no sólo aumenta la probabilidad de que te apoyen durante la ejecución del proyecto, sino también de que enriquezcan la iniciativa emprendida.
  • Obtener el apoyo de los interesados ​​poderosos puede ayudarte a obtener la aprobación de más recursos. Esto aumenta la probabilidad de éxito de tus proyectos.
  • Si te comunicas con los interesados desde el inicio del proyecto y con frecuencia, puedes asegurarte que entienden completamente lo que está haciendo el equipo y los beneficios de la iniciativa. Esto significa que pueden apoyarte activamente cuando sea necesario.
  • Puedes anticipar qué reacción tendrán las personas ante el proyecto y, por ende, planificar las acciones necesarias para ganar su apoyo.

Tipos de interesados

Existen tres tipos de partes interesadas que debes tener en cuenta:

  • Interesados principales: Son los afectados en última instancia, positiva o negativamente por el resultado del proyecto.
  • Interesados secundarios: Son los “intermediarios”, es decir, personas u organizaciones que son indirectamente afectadas por las acciones del proyecto.
  • Interesados clave: Pueden pertenecer a los dos primeros grupos, pero tienen influencia significativa o gran importancia dentro de la organización para la que se ejecuta el proyecto.

El análisis de las partes interesadas tiene el objetivo de desarrollar la cooperación entre todos estos tipos de interesados y el equipo del proyecto y, en última instancia, asegurar resultados exitosos para la iniciativa emprendida.

Cómo utilizar la herramienta

Lo primero en el análisis de los interesados es identificar quiénes son los grupos de interés. Luego, es necesario entender su poder, influencia e intereses, a fin entender cómo podrían afectar la ejecución del proyecto. Finalmente, se debe desarrollar un buen entendimiento de los interesados más importantes, de tal forma que te sea posible anticipar su reacción y tomar las acciones necesarias para ganar su apoyo. A continuación, los pasos detallados para la aplicación de la técnica:

Paso 1 – Identificar a los interesados

El primer paso en el análisis de las partes interesadas es el intercambio de ideas, por ejemplo a través de una lluvia de ideas, sobre quiénes son los interesados del proyecto. Como parte de este tarea, piensa en todas las personas que son afectadas por el proyecto, que tienen influencia o poder sobre él, o tienen un interés en su conclusión exitosa o no. Recuerda que aunque las partes interesadas pueden ser organizaciones o personas, en última instancia, debes comunicarte con la gente. Asegúrate entonces de identificar a los interesados ​​individuales correctos, aún si forman parte de una organización.

La siguiente tabla muestra algunas de las personas que podrían ser partes interesadas en tu trabajo o en tu proyecto:

Tu jefe Los accionistas El gobierno
Altos ejecutivos Aliados comerciales Asociaciones profesionales
Compañeros de trabajo Proveedores La prensa
Tu equipo Prestamistas Grupos de interés
Clientes Analistas El público
Tu familia La comunidad

Paso 2 – Prioriza los interesados que identificaste

Es posible que ahora tengas una larga lista de personas y organizaciones que se ven afectadas por el proyecto. Algunos de estos interesados pueden tener el poder de bloquearlo o hacerlo avanzar. Algunos pueden estar realmente interesados ​​en lo que se está haciendo, a otros quizá no les importa. Distribuye a las partes interesadas en una Matriz de Poder / Interés como se muestra en la imagen y clasifícalos por su poder e interés con relación al proyecto.

Por ejemplo, es probable que tu jefe tenga un alto poder e influencia sobre tus proyectos y alto interés. Tu familia puede tener alto interés, pero es poco probable que tenga poder sobre ellos. La posición de alguien en la cuadrícula muestra las acciones que tienes que llevar con ellos:

  • Alto poder, alto interés: Estas son las personas que deben participar plenamente y debes hacer los mayores esfuerzos para satisfacerlas.
  • Alto poder, bajo interés: Trabajar con estas personas para mantenerlas satisfechas, pero no tanto que se aburren con la comunicación.
  • Poco poder, alto interés: Mantener a estas personas adecuadamente informadas, y hablar con ellas para asegurarte de que no se plantean problemas importantes. Estas personas a menudo pueden ser muy útiles con el detalle de tu proyecto.
  • Poco poder, poco interés: Realizar seguimiento de estas personas, pero no las aburras con una comunicación excesiva.

Paso 3 – Entiende a los interesados clave

Ahora necesitas saber más acerca de las principales partes interesadas. Es necesario que anticipes cómo se sentirán y reaccionarán ante el proyecto. También necesitas identificar la mejor forma de involucrarlos en el proyecto y la mejor manera de comunicarte con ellos. Algunas preguntas que pueden ayudarte a entender a los interesados clave ​​son:

  • ¿Qué interés financiero o emocional tienen en el resultado del proyecto? Es positivo o negativo?
  • ¿Qué los motiva más que nada?
  • ¿Qué información quieren de ti?
  • ¿Cómo quieren recibir la información del proyecto? ¿Cuál es la mejor manera de comunicarles tu mensaje?
  • ¿Cuál es su opinión actual sobre tu trabajo? ¿Está basada en buena información?
  • ¿Quién influye en sus opiniones en general, y quién influye en su opinión sobre ti? ¿Algunos de estos influyentes se convierten en actores importantes por derecho propio?
  • Si es poco probable que sean positivos, ¿cómo podrías ganártelos para apoyar tu proyecto?
  • Si no crees que podrás ganártelos, ¿cómo manejarás su oposición?
  • ¿Quién más podría estar influenciado por sus opiniones? ¿Estas personas se convierten en partes interesadas por derecho propio?

Una muy buena forma de contestar estas preguntas es hablar directamente con los interesados. Recuerda que la gente a menudo es absolutamente abierta a ofrecer sus opiniones y, además,  pedir opiniones de las personas es a menudo el primer paso en la construcción de una relación acertada con ellas.

Puedes resumir el entendimiento que has adquirido en la Matriz de Poder / Interés, de modo que puedas ver fácilmente qué interesados probablemente actuarán como bloqueadores o críticos, y qué interesados pueden ser defensores y partidarios de tu proyecto. Una buena manera de hacerlo es mediante un código de colores. Por ejemplo: Mostrando defensores y partidarios en verde, bloqueadores y críticos en rojo, y neutrales en naranja.

En el ejemplo de la figura anterior puedes apreciar que será preciso realizar un gran esfuerzo para persuadir a Piers y Michael de los beneficios del proyecto, mientras que será necesario gestionar adecuadamente a Janet y Amanda dado su nivel de poder.

A partir de este sencillo ejemplo, ahora puedes crear tu propio análisis de partes interesadas.

Una reflexión final

El análisis de las partes interesadas es el proceso de identificar a los personas o grupos que pueden afectar o ser afectados por los resultados del proyecto, así como sopesar el impacto que pueden ocasionar en el proyecto o que el proyecto puede ocasionar en ellos. Es importante identificar a los interesados porque son actores de cambio.

Como gerente de proyecto debes sopesar y equilibrar todas las demandas provenientes de las partes interesadas. Sólo conociendo y entendiendo a los interesados del proyecto podrás plantear estrategias adecuadas para gestionarlos.

El análisis de las partes interesadas tiene el objetivo de desarrollar la cooperación entre todos estos tipos de interesados y el equipo del proyecto y, en última instancia, asegurar resultados exitosos para la iniciativa emprendida.

Realiza el análisis de interesados en tres sencillos pasos: Identifica quiénes son, priorízalos y trata de entenderlos. Puedes resumir el entendimiento que has adquirido en la Matriz de Poder / Interés, de modo que puedas ver fácilmente qué interesados probablemente actuarán como bloqueadores o críticos, y qué interesados pueden ser defensores y partidarios de tu proyecto.

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