Análisis de Requisitos del Proyecto

por José Pestana

Cómo identificar las expectativas y requisitos de los interesados

Los proyectos son esfuerzos temporales para desarrollar un producto o servicio que se ajuste a las expectativas y requisitos del cliente y demás interesados clave. Sin embargo, a menudo nos encontramos en situaciones en las que, a pesar de haber dedicado mucho tiempo y recursos, hay un desajuste entre lo que se ha producido y lo que realmente se necesitaba.
Lamentablemente es común que el gerente de proyecto y su equipo se vean envueltos en situaciones en las que el cliente se queja de no haber recibido lo que pidió, en las que hay requisitos contradictorios de los diferentes interesados, en las que el cliente cambia de opinión sobre los entregables durante la ejecución del proyecto, o en las que aparecen nuevos requisitos justo cuando el equipo daba por terminada la creación del producto o servicio.
En este artículo te explicaremos cómo identificar y  realizar un análisis detallado de las expectativas y requerimientos de los clientes y demás interesados clave del proyecto, con el fin de ayudarte a evitar estos problemas.

Qué son los requisitos

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Los requisitos son las condiciones o capacidades que debe tener un producto o servicio para satisfacer un contrato, estándar, especificación, u otros acuerdos establecidos con el cliente y los interesados clave. En otras palabras, se trata de todas aquellas características observables que estos actores desean en el producto o servicio que se les está proporcionando con la ejecución del proyecto.

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Como gerente de proyecto debes comprender que los requisitos incluyen:

  • Características objetivas que debe poseer el producto o servicio para solucionar el problema que dio origen al proyecto.
  • Necesidades, deseos y expectativas del patrocinador, cliente, usuarios, y otros interesados clave.
  • Restricciones impuestas por algunos de los interesados.

Análisis de requisitos

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El propósito del análisis de requisitos es asegurar que el proyecto cumple con los mandatos y expectativas de sus clientes e interesados, tanto externos como internos, siendo el proceso que garantiza el vínculo entre lo que esperan estas personas y lo que el equipo de proyecto tiene que desarrollar.

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En este proceso lo importante es descubrir, analizar, definir y documentar los requisitos que están relacionados con un objetivo de negocio específico. Esto permite definir con claridad y precisión el alcance del proyecto y, por ende, evaluar los plazos y los recursos necesarios para completarlo.

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Recuerda que para producir lo que el cliente quiere, necesitas primero definirlo con precisión. Un buen análisis de los requisitos te ayuda a alcanzar este objetivo, pues te permite entender mejor las necesidades del negocio y te ayuda a desglosarlas en requisitos detallados y específicos en los que todo el mundo está de acuerdo. Además, suele ser mucho más rápido y más barato solucionar un problema o un malentendido en la etapa de análisis que cuando se entrega el producto terminado.

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Es probable que tu empresa ya tenga procedimientos y metodologías establecidas para realizar el análisis de los requisitos de negocio. Si estos existen, no dudes en usarlos, pues deben estar optimizados para el tipo de organización y sector en el que se está operando. Sin embargo, asegúrate siempre de considerar los siguientes pasos:

Paso 1 – Identificar a los principales interesados

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Lo primero que debes hacer es identificar a las personas clave que serán afectadas por el proyecto. Comienza por aclarar exactamente quién es el patrocinador. Este puede ser un cliente interno o externo. De cualquier manera, es esencial que sepas quién tiene la última palabra sobre qué se incluirá en el alcance del proyecto y qué no. Asegúrate de que la lista esté completa: recuerda, los usuarios finales de un producto o servicio podrían estar todos en una división o departamento, o podrían estar repartidos entre varios departamentos o niveles de la organización.

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A continuación, identifica quién utilizará la solución, el producto o el servicio, es decir, quiénes serán sus usuarios finales. Tu proyecto está destinado a satisfacer sus necesidades, por lo que debes considerar sus aportaciones.

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Es importante que distingas claramente entre estos dos grupos de interesados, dado que muchas veces sus requerimientos son diferentes y entran en conflicto. Recuerda que, en la mayoría de los casos, los requisitos de los clientes e interesados clave tienen prioridad sobre los de los usuarios.

Paso 2 – Obtener los requisitos de las partes interesadas

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Recopilar los requisitos del proyecto puede ser un proceso largo y arduo para el que además se requieren ciertas habilidades psicológicas. Los nuevos productos o servicios cambian el entorno y las relaciones entre las personas, así que es importante identificar a todos los actores involucrados, considerar sus necesidades y asegurarse que entienden las implicaciones de los resultados del proyecto.

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Existen varias técnicas para obtener los requisitos del cliente. Históricamente, las más populares incluyen las entrevistas o talleres con grupos para crear listas de requisitos. Técnicas más modernas incluyen los prototipos y utilizan casos de uso. A continuación te brindamos más detalles de cada método:

  • Entrevistas: Las entrevistas son quizá el método más común para obtener los requisitos del proyecto. Habla con cada interesado o usuario final individualmente. Esto te permitirá entender las opiniones y necesidades específicas de cada persona. Por lo general no se entrevista a todas las personas que se relacionarán con el proyecto, sino a una muestra o selección de personas que representa a todos los sectores críticos de la organización, con el énfasis puesto en los sectores más afectados o que harán un uso más frecuente del nuevo producto o servicio.
  • Entrevistas conjuntas o grupos focales: Los requisitos tienen a menudo implicaciones cruzadas desconocidas para las personas relacionadas con el proyecto, que a menudo no se descubren o quedan vagamente definidas en las entrevistas individuales. Estas implicaciones cruzadas pueden emerger al realizar entrevistas conjuntas o grupos focales en un ambiente controlado. De esta forma, los interesados participan en discusiones para descubrir requisitos, analizar sus detalles e interrelaciones.
  • Casos de uso: Esta técnica basada en escenarios te permite recorrer todo el sistema o proceso, paso a paso, como usuario, ayudándote a entender cómo funcionaría. Los casos de uso se crean para refinar un conjunto de requisitos de acuerdo con una función o tarea. En lugar de la tradicional lista de requisitos que quizá no trate de forma directa el uso de la solución, los casos de uso reúnen requisitos comunes basados en el tipo de función u objetivo. Los casos de uso definen como interactuarán los usuarios con el producto o servicio. Esta es una técnica muy buena para recopilar los requisitos funcionales, pero es posible que necesites múltiples casos de uso para comprender la funcionalidad de todo el sistema.
  • Construcción de prototipos: Un prototipo es una pequeña muestra, de funcionalidad limitada, de cómo sería el producto final una vez terminado. El prototipo ayuda a conocer la opinión de los usuarios y rectificar algunos aspectos antes de llegar al producto terminado. Construye una maqueta o modelo del sistema o producto para dar a los usuarios una idea de cómo será el producto final. Con esto, los usuarios podrán analizar mejor la factibilidad del proyecto e identificar tempranamente cualquier inconsistencia o problema.

Puedes emplear cualquiera o una combinación de las técnicas anteriores, dependiendo del tipo de proyecto y su contexto.

Paso 3 – Categorizar los requisitos

Para facilitar el análisis, considera agrupar los requisitos en estas cuatro categorías:

  • Requisitos funcionales: Definen cómo debe funcionar un producto / servicio / solución desde la perspectiva del usuario final. Describen las características y funciones con las que el usuario final interactuará directamente.
  • Requisitos operacionales: Estos definen operaciones que deben realizarse en segundo plano para mantener el producto o proceso funcionando durante un cierto período.
  • Requisitos técnicos: Estos definen las cuestiones técnicas que deben considerarse para implementar con éxito el proceso o crear el producto o servicio.
  • Requisitos transitorios: Estos son los pasos necesarios para implementar el nuevo producto o proceso sin problemas.

Paso 4 – Interpretar y documentar los requisitos

Una vez que hayas reunido y categorizado todos los requisitos, determina cuáles pueden ser cumplidos y cómo el producto o servicio a desarrollar puede entregarlos.

Para interpretar los requisitos, haz lo siguiente:

  • Define los requisitos con precisión – Asegúrate de que cada requisito es:
    • Único: El requisito debe poder ser interpretado inequívocamente de una sola manera.
    • Verificable: Su implementación debe poder ser comprobada.
    • Claro: Los requerimientos no deben contener términos innecesarios. Deben ser redactados de forma clara y simple, sin ambigüedad.
    • Viable: El requerimiento debe ser factible según las restricciones actuales de tiempo, dinero y recursos disponibles.
    • Necesario: Relacionado con las necesidades del negocio. Un requisito es innecesario si ninguno de los interesados lo demanda o si su ausencia en el producto o servicio final no tiene efecto alguno.
    • Independiente: Para comprender el requerimiento no debe ser necesario el conocimiento de otro.
    • Consistente: Para comprender el requerimiento no debe ser necesario el conocimiento de otro.
    • No redundante: Cada requerimiento debe ser formulado una sola vez, y no sobreponerse con otros requerimientos.
    • Completo: Un requerimiento debe ser especificado teniendo en cuenta todas las condiciones que puedan ocurrir.
  • Prioriza los requisitos – Aunque muchos mandatos son importantes, algunos son más importantes que otros, y los presupuestos suelen ser limitados. Por lo tanto, identifica qué requisitos son los más críticos y cuáles son sólo “deseables”.
  • Analiza el impacto del cambio – Lleva a cabo un análisis de impacto para asegurarte de que entiendes completamente las consecuencias de tu proyecto para los procesos, productos y personas implicadas.
  • Resuelve las peticiones en conflicto – Siéntate con los principales interesados ​​y resuelve cualquier conflicto existente entre sus diferentes requisitos. El análisis de escenarios puede ser de utilidad para emprender esta labor, dado que les permite a todos los involucrados explorar la forma en la que proyecto propuesto funcionaría en diferentes futuros posibles.
  • Analizar la viabilidad – Determina qué tan confiable y fácil de usar será el nuevo producto o sistema. Un análisis detallado puede ayudar a identificar cualquier problema importante.

Una vez que analices todo, presenta tus resultados clave y un informe detallado de las necesidades del negocio. Éste debe ser un documento escrito.

Distribuye el documento de requisitos entre los principales interesados, usuarios finales y equipo de proyecto, y establece un plazo realista para su revisión y retroalimentación. Esto te ayudará a resolver cualquier conflicto remanente y servirá de base para la elaboración del contrato o acuerdo a ser suscrito con las partes interesadas.

Paso 5 – Obtener aprobación

Por último, asegúrate de obtener el acuerdo firmado por las principales partes interesadas o representantes de los principales grupos de interesados, en el que se establezca claramente que los requisitos presentados reflejan con precisión sus necesidades. Este compromiso formal desempeñará un papel importante en asegurar que el proyecto no sufra de una corrupción del alcance más tarde.

Una reflexión final:

Lamentablemente es común que el gerente de proyecto y su equipo se vean envueltos en situaciones en las que el cliente se queja de no haber recibido lo que pidió, en las que hay requisitos contradictorios de los diferentes interesados, en las que el cliente cambia de opinión sobre los entregables durante la ejecución del proyecto, o en las que aparecen nuevos requisitos justo cuando el equipo daba por terminada la creación del producto o servicio.

El propósito del análisis de requisitos es asegurar que el proyecto cumple con los requisitos y expectativas de sus clientes y de sus interesados, tanto externos como internos, siendo el proceso que garantiza el vínculo entre lo que esperan los clientes y usuarios, y lo que los equipos de proyecto tienen que desarrollar.

Recuerda que para producir lo que el cliente quiere, necesitas primero definirlo con precisión. Un buen análisis de los requisitos te ayuda a alcanzar este objetivo, pues te permite entender mejor las necesidades del negocio y te ayuda a desglosarlas en requisitos detallados y específicos en los que todo el mundo está de acuerdo. Además, suele ser mucho más rápido y más barato solucionar un problema o un malentendido en la etapa de análisis que cuando se entrega el producto terminado.

Como línea general, sigue estos pasos: identifica los principales interesados de tu proyecto; captura sus requisitos en torno al producto o servicio a desarrollar, categorízalos, analízalos y documéntalos; solicita su aprobación formal.

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