Análisis de Impacto

por Alejandra García Ahumada
Análisis de Impacto

El sucesor del Análisis de Riesgo

Existen dos enfoques desde los cuales se puede explicar el Análisis de Impacto.  El primero se refiere a identificar qué áreas de la empresa se verían afectadas al implementar un proyecto, así como las consecuencias que conllevaría la adopción del mismo para cada una de estas áreas. Un segundo enfoque no se centra en un proyecto, sino que considera el estado actual de la empresa y se plantea escenarios del tipo: ¿qué pasaría si mi empresa no pudiera proveer de servicios a los clientes durante un día? ¿Durante una semana?  ¿Durante un mes?[1]

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En Aulainteractiva daremos prioridad al primer enfoque. Seguramente has escuchado a algún colega de trabajo decir: “nunca me preguntaron ni me pidieron información del proceso que yo manejo y pude haberles advertido de las consecuencias que tendría en mi área” o “les dije que esto podría ocurrir, pero no tomaron en serio la advertencia” La información concerniente a ambos enfoques recomienda exhaustivamente involucrar a las personas responsables de las áreas afectadas en la elaboración de un análisis de impacto.  De hecho este es el primer paso[2].

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Dependiendo del giro del negocio y la naturaleza del proyecto a implementar puedes utilizar herramientas que te permitirán identificar a qué áreas les concierne la implementación del proyecto que analizarás. Las herramientas sugeridas son:

  1. El enfoque organizacional: impactos por departamento, por procesos de negocio, por grupos de clientes o por grupos de personas.
  2. El Modelo de las 7S de McKinsey: conceptos clave, cuya palabra en inglés comienza con s; al centro del modelo se colocan los valores compartidos o las metas y alrededor de ellos se consideran los restantes seis: habilidades, estrategia, estructura, sistemas, personal y estilo.
  3. Uso de herramientas relacionadas con el análisis de impacto; por ejemplo, el análisis de riesgo puede proporcionar esta información.
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Un aspecto a cuidar es que todos los miembros del equipo que participen en el proceso de elaboración sean informados de en qué consiste el proyecto: qué problema pretende resolver y cómo se propone resolverlo. Una vez concluido este paso y dependiendo del tiempo con el cuentes para realizar este análisis de impacto puedes incluso recurrir a la elaboración de una encuesta, para ser respondida por los participantes de forma individual y con el propósito de recabar información sobre los posibles impactos que tendrían las interrupciones de sus procesos, así como el tiempo necesario para recuperarse de estas interrupciones[3].

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Si no tienes tiempo de elaborar una encuesta, puedes sustituirla con una entrevista personal y si esto tampoco es posible, entonces puedes convocar a una reunión para realizar una lluvia de ideas: este sería el segundo paso.

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El tercer paso consiste en escribir todos los efectos en las diferentes áreas involucradas, ya sea en los departamentos, procesos de negocio, clientes o grupos internos que se hayan identificado en pasos anteriores. El nivel de detalle dependerá del tiempo disponible para realizar todo el análisis.

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Por último se divide la lista de impactos en las categorías de positivos y negativos; además de calcular el tamaño del impacto y las consecuencias de la implementación del proyecto.  Te sugerimos que utilices esta clasificación: económicos, jurídicos, comerciales, operacionales y de imagen. Una vez que se ha concluido esta etapa del análisis tendrás que decidir si seguir adelante con el proyecto o buscar una alternativa a la propuesta actual.  Sin embargo, si se trata de un proyecto que ya está en marcha tendrás que trabajar en elaborar otros documentos.

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Primeramente elaborarás líneas de acción, ya sea para administrar o mitigar las consecuencias del proyecto. En Aula Interactiva te queremos proponer que tengas en cuenta que puedes obtener información útil de fuentes enfocadas al análisis de impacto en los proyectos de tecnologías de la información. Estas fuentes sugieren identificar las funciones críticas, su interrelación y el impacto causado en la organización por la interrupción de cada una de estas.

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Es un reto conseguir una evaluación imparcial de las funciones y naturalmente se espera que cada persona juzgue su área de influencia como la más importante o una de las más importantes.  Para homogeneizar la valoración de las funciones de críticas a menos críticas, te sugerimos utilizar la siguiente tabla[4]:

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tabla análisis de impacto

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Enseguida tienes que elaborar una estrategia para lograr que las personas afectadas por estas consecuencias se involucren con los cambios o dicho coloquialmente “se suban abordo” y no presenten resistencia a los cambios implicados por el proyecto; esta estrategia requerirá de tus habilidades interpersonales más que de tus habilidades analíticas. Naturalmente la comunicación clara de las características del proyecto y manifestarles a estas personas aprecio por su apoyo y adaptación a las nuevas circunstancias minimizará el malestar ocasionado.

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Por último elaborarás un plan de contingencia para manejar la situación en caso de que las consecuencias negativas se presenten. La información que recabes al elaborar las líneas de acción te será útil; sin embargo, en esta etapa es probable que tengas que tomar en cuenta la rapidez con la que requerirías reinstaurar las actividades identificadas como críticas, priorizar dicha reinstauración y calcular el costo de ello[5].

Te hemos descrito los pasos para realizar un análisis de impacto y si ya has leído la sección dedicada al análisis de riesgo te habrás dado cuenta que ambos tipos de análisis se complementan. Un último punto[6] que queremos mencionar es la principal diferencia entre estas dos herramientas: el análisis de riesgo determina qué y con qué probabilidad podría ocurrir algo que afecte un proyecto, el análisis de impacto muestra los efectos que tendría ese qué, si en efecto ocurriera.

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[1] Estas tres preguntas fueron tomadas de:  http://www-935.ibm.com/services/es/es/it-services/analisis-de-impacto-de-negocio.html

[2] La lista de pasos para elaborar el análisis de impacto fueron tomados de la siguiente página web:

[3] Esta sugerencia fue tomada de la siguiente página web:  http://advisera.com/27001academy/es/blog/2010/06/10/cinco-consejos-para-realizar-con-exito-un-analisis-de-impactos-en-el-negocio/

[4] La tabla fue tomada de esta página web:  http://www.iee.es/pages/bases/articulos/segu011.html

 

[5] Esta idea ha sido tomada de la siguiente liga:  http://www.iee.es/pages/bases/articulos/segu011.html

[6] La distinción de estos términos fue tomada de la liga:  http://searchdatacenter.techtarget.com/es/consejo/Diez-errores-comunes-en-el-analisis-de-impacto-al-negocio-BIA

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