8D – Resolución de problemas en equipo

por Adriana Ugalde
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Como solventar un problema de forma estructurada

Cuando existe un problema recurrente que afecta negativamente a un departamento, un proceso o ciertos resultados, es vital para la organización encontrar soluciones, que en lo posible solventen tales situaciones de forma definitiva.

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Primero es importante acordar tres conceptos básicos:

  • Problema: es todo aquello que requiere una solución para no entorpecer los resultados deseados.
  • Recurrente: situación que se presenta una y otra vez.
  • Metodología: sistema que sigue pasos preestablecidos y fijos para el logro de un fin específico.
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Las organizaciones exitosas requieren la mayor fluidez posible en todos sus procesos. De esta manera, se pueden predecir tiempos, costos, utilidades y resultados. Cuando esto no sucede, es decir, cuando se altera de manera recurrente una situación, se utilizan diferentes metodologías para solucionar estos problemas recurrentes. Una de ellas es la metodología 8D, conocida también como la metodología de las 8 disciplinas y en inglés “Global 8D Problem Solving”.

Metodología 8D

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Son los 8 pasos que se utilizan para la resolución de problemas recurrentes y/o para la mejora de productos, servicios o procesos.

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Un poco de historia

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Según Wikipedia fue el gobierno de los Estados Unidos el primero en estandarizar la metodología 8D, refiriéndose a ésta como “Military Standard 1520: Corrective action and disposition system for nonconforming material “, que en español significa: Estándar Militar 1520: Acción correctiva y sistema de disposición para material no conforme.

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Pero fue la empresa de automóviles Ford quien la popularizó en los años 60 y 70, aplicándola a la solución de problemas de ingeniería. Y es a partir de ese momento, que la industria automovilística y otras más la utilizan para la resolución de diversos problemas, por su contundencia y efectividad.

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El Método 8D aplica 8 pasos o disciplinas (D) en un determinado orden:

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Punto de Partida: Prepararse para la conformación del equipo y la aplicación de la metodología e implementación de las soluciones. Planear este proceso es la base del éxito en la solución de los problemas a enfrentar. Debe haber disposición, apoyo, recursos, autoridad, delimitación de autoridad y acción.

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D1. Conformar el equipo de solución: es importante que este equipo sea interdisciplinario, tenga el tiempo, el conocimiento, la experiencia, la autoridad y los recursos necesarios para el logro de su misión, así como las bases para trabajar en equipo. Tendrá como todo equipo de trabajo eficaz, un coordinador o líder que guiará el proceso y coordinará las áreas involucradas, las acciones a implementar, la revisión y la corrección de las soluciones propuestas.

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Una vez que el equipo se ha conformado, es importante que éste desarrolle el proceso de conocimiento y adaptación como equipo, definición de roles y todo lo pertinente a su función y misión.

D2. Identificar el problema: para plantear soluciones definitivas a un problema, es vital identificar y definir el problema en forma real, cauntificando los síntomas en términos medibles y concretos sobre los cuales trabajar en pos de su solución.

Hay que responder a: ¿qué está sucediendo o qué no debería estar pasando? ¿Dónde está pasando? ¿Quiénes están involucrados? ¿Cuáles son las consecuencias identificables de lo que está pasando? ¿Cómo, dónde y por qué? y seguir así formulando todas y cada una de las preguntas pertinentes y específicas del problema que se va a resolver.

La importancia de este paso lo plantea Albert Einstein en su frase: “si me dieran una hora para salvar al planeta, gastaría 59 minutos identificando el problema y uno en la solución “.

De la exactitud en la definición del problema, dependerá la calidad, efectividad y costo de la solución.

D3. Plantear acciones de contención o soluciones temporales: en tanto se encuentran y superan las causas del problema hay que tomar medidas de urgencia. Aquí, es importante verificar y estar atentos, para que éstas soluciones contengan al  problema y no lo dejan avanzar, en tanto el equipo encuentra las soluciones definitivas.

D4. Identificar la causa raíz: aquí, como en la salud humana, cuando algún aspecto no está funcionando bien, lo que se puede identificar inmediatamente son los síntomas, que son una guía o signos de un problema, pero no muestran cuál es su causa. Ésta se determina a través de análisis, evaluaciones, pruebas y correlaciones. La causa o raíz se identifica si al proponer una solución se comprueba que este problema no se volvería a presentar.

Por ello, es importante la calidad del equipo que puede abordar este diagnóstico desde diferentes ángulos, llegando a una conclusión y solución, certeras y confiables.

D5. Proponer y verificar las soluciones propuestas: Una vez encontrada la causa raíz del problema, el equipo propone, analiza y define cuales son las soluciones a este.

D6. Implementar y validar las soluciones planteadas: las soluciones definitivas dadas por el equipo se transmiten, se implementan y así, se verifica que el problema ya fue resuelto y no habrá recurrencia. Es importante realizar esta verificación con hechos registrables.

D7. Prevenir la recurrencia: el realizar el proceso de solución de un problema con esta metodología 8D, presupone que el problema no se volverá a presentar, pero es necesario plantear los mecanismos de retroalimentación y verificación que nos asegure que esto no suceda nuevamente.

D8. Felicite y retroalimente al equipo: una vez verificado que las soluciones propuestas son definitivas, es necesario que el equipo se retroalimente a sí mismo y con información de los involucrados en el proceso.

Es importante reconocer y felicitar al equipo y a su líder, así como dar estímulos por el tiempo, dedicación y aportes dados en la superación del problema, ya que su contribución, ayuda y beneficia a toda la organización.

Recomendaciones sobre el uso de  esta metodología

Como se mostró, esta es una metodología valiosa ya que se centra en la solución definitiva de un problema, encontrando su causa raíz, planteando soluciones pertinentes y enfocadas, así como verificando éstas para evitar su recurrencia.

Las fortalezas principales de esta metodología son:

  • El análisis se basa en los hechos y no en las opiniones. Todo debe ser susceptible de medir y evaluar.
  • Es vital encontrar la causa y no limitarse a evaluar los síntomas.
  • Es vital seguir el proceso paso a paso. No buscar o crear atajos.
  • Los resultados de un equipo eficaz, son mayores que los propuestos por un individuo.

Todo esto requiere que la dirección:

  • Sea consciente que la solución de problemas críticos es un aspecto que requiere conocimiento, experiencia, tiempo, recursos y autoridad. Por lo tanto, es importante constituir equipos para su solución.
  • Brinde el apoyo necesario para que el equipo seleccionado logre su misión en el menor tiempo y con los mínimos costo posibles.
  • Tenga canales de comunicación abiertos con el departamento y el equipo, para garantizar que la información y actividades fluyan apropiadamente.
  • Lleve los registros de todo el proceso para su consulta, ya que uno de los aspectos más valiosos de esta metodología es que todo el proceso, información y conclusiones que se obtuvieron y desarrollaron, pueden ser útil para la solución de otros problemas similares.
  • Imponga en la organización una filosofía de excelencia, trabajo en equipo e interdependencia entre todos sus miembros, ya que todos contribuyen al logro y la acción de uno afecta los resultados del otro.

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